事務作業とは?種類や必要なスキル・資格、押さえるべき効率化のポイントなどを解説!

事務作業とは、企業活動を裏で支える重要な役割です。書類や資料の作成、備品チェック、データ入力などのお仕事を通じて、企業のコア業務を支えています。事務作業には幅広い種類があり、求められるスキルや資格なども異なるため、自身にマッチするものを選ぶことが大切です。このページでは、事務作業に求められるスキルや向いている人、知っておくべき業務効率化の方法などについて解説します。

事務作業とは

事務作業とは、企業活動を裏で支える処理を担当するお仕事のことです。具体的な事務作業としては、以下が該当します。

  • 書類や資料のチェック
  • 備品チェック
  • データ入力
  • ファイリング
  • 伝票処理
  • 経費精算
  • 郵送対応
  • 電話対応
  • 来訪者対応

事務作業は、直接的に企業の売上につながるお仕事ではありません。しかし、事務作業を担当する人がいなければ、営業・マーケティング・企画など企業の中枢を担う業務の遂行に支障をきたします。例えば、客先から持ち帰った契約書類の管理やチェックをしてくれる事務作業員がいなければ、営業担当者の負担は増えるでしょう。

このように事務作業は、縁の下の力持ちとして企業活動がスムーズに回るようサポートしているのです。

事務作業は種類によって内容が異なる

事務作業は企業全体のあらゆる事務処理を担当します。しかし、具体的に「どんなお仕事を行うのか?」という点については、同じ事務作業の中でも種類によって異なります。

事務作業の種類/div>
主なお仕事
一般事務 書類作成やデータ入力、ファイリングなど、最も基本的な事務作業全般を行う。OA事務とも呼ばれる
営業事務 「営業部署」に特化した事務作業を行うことで、営業担当者のお仕事をサポートする。例えば、請求書の発行、プレゼン資料作成、受発注管理などを担当する
法務・特許事務 専門知識をもとに、企業のコンプライアンスを守ったり企業間トラブルを防止したりするための事務作業を行う。例えば、契約書チェックやライセンス契約の締結などを担当する
経理事務 部署を限定せず、企業全体の事務作業を行う。例えば、社内旅行の企画や社員総会の進行などを担当する
人事事務 企業の人材育成や研修に関わる事務作業を行う。例えば、社員採用のサポートや履歴書の管理、社員の保険管理、人事制度の策定などを担当する
貿易事務 企業が貿易を行う際の事務作業を行う。例えば、通関手続きや輸出入の受発注管理、売掛金の回収などを担当する
医療事務 病院やクリニックなどの医療機関における事務作業を行う。例えば、レセプト業務や患者の窓口対応などを担当する
事務職の種類について詳しくはこちら

事務作業全般に共通して必要なスキル

事務作業全般に共通して必要なスキルは、以下の通りです。

  • PCスキル
  • 基本的なビジネスマナー
  • コミュニケーションスキル

PCスキル

基本的にどのような事務作業であっても、PCは必ず使います。データ入力はもちろん、資料作成や外部とのやり取り、顧客情報の管理など、あらゆる場面でPCが必要です。

高度なPCスキルは必要ありませんが、Microsoft Office系ツールの基本操作を行えるとよいでしょう。

基本的なビジネスマナー

事務作業では基本的なビジネスマナーを求められます。

事務作業のお仕事は、社内の人間とやり取りすることがメインです。しかし、場合によっては「営業担当者の代理で顧客へ電話する」「社外からの来訪者を迎える」といった業務を行うこともあります。

外部の人と接する機会があるため、企業の印象を落とさないように基本的なビジネスマナーは身に付けておきましょう。とはいえ難しく考える必要はなく、以下のような対応ができれば大丈夫です。

  • 敬語を正しく使う
  • 笑顔で接客する
  • 服装や髪型などの身だしなみを整える

コミュニケーションスキル

事務作業では社内の人間と接する機会が多いため、お仕事を円滑に進められるだけのコミュニケーションスキルは必須です。「挨拶をする」「感謝を伝える」など、基本的な会話ができていれば問題ないでしょう。

事務作業の種類によっては、社外とのやり取りが多いケースもあります。社外とのやり取りが多い事務作業の種類としては、以下が挙げられます。

貿易事務 海外のクライアントとやり取りする
医療事務 患者の窓口対応を行う
営業事務 顧客とやり取りする
秘書 社外の人物とスケジュール調整を行う
学校事務 生徒や保護者の対応をする

事務作業の種類によって持っておくべきスキルや資格が異なる

基本的な一般事務や総務事務などは、専門的な業務を求められないため、スキルがない未経験者でも比較的挑戦しやすいです。しかし事務作業の種類によっては、実務経験や資格があるほうがよいケースもあるため注意しましょう。

実務経験や資格を求められる事務作業の種類としては、以下が挙げられます。

事務作業の種類
あると良い実務経験や資格
貿易事務
  • 輸出入業務に関する実務経験
  • 通関士
  • TOEIC
医療事務
  • 診療報酬請求事務能力認定試験
  • 医療事務技能審査試験(メディカルクラーク)
  • 実際に診療報酬を計算した経験
経理・会計・財務事務
  • 日商簿記検定
  • FP技能検定
  • TOEIC
法律・特許事務
  • 企業間取引における契約書類の作成やコンプライアンス整備に携わった経験
  • パラリーガル認定資格
人事・労務事務
  • 人材育成や各種保険手続きなどの経験
  • 社会保険労務士
  • ビジネスキャリア検定

自身が希望する事務作業では、どんなスキルや経験、資格を求められるのか事前にチェックしておきましょう。

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事務作業が向いている人

事務作業のお仕事は以下のような人に向いています。

  • 正確にコツコツとお仕事を進められる人
  • 臨機応変に対応できる人
  • お仕事の効率化を意識しながら動ける人

正確にコツコツとお仕事を進められる人

事務作業では、定型業務を基本として黙々とお仕事をすることが多いです。例えば、顧客情報の入力や書類の不備チェック、日々の備品管理などを行います。

上記のような細かいお仕事は、油断すると「入力データの数値を間違える」「在庫管理を忘れてしまう」などの細かいミスが起きやすいです。

そのため、正確にコツコツと業務を積み上げられる人は事務作業に向いています。

臨機応変に対応できる人

事務作業では臨機応変な対応も求められます。

上記で解説したように、事務作業は定型業務が多いです。しかし、場合によっては緊急のお仕事を依頼されることもあります。例えば「緊急で納期に間に合うよう書類を作成する」「契約書類の不備を修正する」などです。

こうした突発的な業務に対しても、落ち着いて臨機応変に対応できるスキルが事務作業には求められます。

仕事の効率化を意識しながら動ける人

事務作業のお仕事に就くのであれば、業務の効率化にも目を向けたほうがよいでしょう。

事務作業では、企業活動全般に関わるさまざまなお仕事に取り組むため、予定通りに進まないケースもあります。また、事務作業の種類によっては、「経理事務なので決算時期は忙しい」「人事労務事務なので新年度の業務量が多い」ということもあるでしょう。

上記のように、日々の業務がたくさんある中でスケジュール通りにお仕事をこなすためには、業務効率化を意識して動けることが理想です。

事務作業の効率化の方法も把握しておこう

それでは具体的に、事務作業職として働くうえで知っておきたい「業務効率化の方法」を確認していきましょう。具体的な業務効率化の施策としては、以下が挙げられます。

  • ショートカットキーを覚えて活用する
  • 毎日のタスクを「見える化」して管理する
  • デスク周りやPC内のデータを整理する
  • 必要に応じてマニュアルを作成する
  • 一部の事務作業ではツール導入も検討する

ショートカットキーを覚えて活用する

事務作業を行うのであれば、ショートカットキーを覚えておきましょう。コピーや貼り付けなど、使用頻度の高いショートカットキーを覚えておくことで事務作業を効率化できます。主なショートカットキーは、以下の通りです(Windowsの場合)。

ショートカットキー
できること
Ctrl + C 選択したテキストのコピー
Ctrl + V 選択したテキストの貼り付け
Ctrl + Tab 前方のタブへの移動
Ctrl + Shift + Tab 後方のタブへの移動
Ctrl + X 選択した項目の切り取り
Alt + Tab 開いているアプリ間の切り替え
Alt + ← 前に戻る
Alt + → 次に進む
Ctrl + N 新しいウィンドウを開く
Ctrl + D (または Del) 選択した項目の削除

毎日のタスクを「見える化」して管理する

事務作業を行うのであれば、毎日のタスクを「見える化」して管理することが大切です。

事務作業では幅広いお仕事に同時進行で取り組むため、自身のタスクが明確でないと「どの作業をどんな順番でやるべきか?」を正確に判断できず、非効率な進め方になってしまいます。

上記のような事態を防ぐために、やるべき事務作業を「見える化」しておきましょう。例えば「タスクを付箋に貼り出す」「カレンダーで期日を管理する」などの方法によって、自身の業務を視覚的に管理できます。タスクをすべて洗い出すことで、取り組む作業の優先度を正しく判断できるでしょう。

デスク周りやPC内のデータを整理する

机周りやPC内のデータ整理も、業務効率化の観点で重要です。

書類やデータがどこに何があるのかわからないという状態では、業務で必要となった際にスムーズに見つけることができません。例えば「机周りが散らかっていて期日目前の契約書類が見当たらない」「入力する顧客情報がバラバラに保管されている」などの状態では、業務に取り掛かるまで余計に時間がかかります。

上記のような事態を防ぐためにも、机周りやPC内のデータを日頃から整理しておきましょう。企業で管理規則があれば、そちらに従えば問題ありません。とくに規則がなければ「机の引き出しには◯◯の書類を入れる」「種類ごとにフォルダを分ける」など、自分で一定のルールを決めて整理するのがおすすめです。

必要に応じてマニュアルを作成する

必要に応じて業務マニュアルを作成しておきましょう。

マニュアルを作成しておくことで、他の従業員に一から自身の業務を説明する手間が省けます。例えば「他の人に自身の業務を手伝ってもらう」「派遣期間の満了に伴い、業務を引き継ぐ」といったケースで活用できるでしょう。マニュアルを作成する際は、誰が見ても業務を理解できるようにわかりやすくまとめることが大切です。

一部の事務作業ではツール導入も検討する

事務作業には定型業務が多いため、RPAなどを活用して一部の事務作業を自動化することも有効です。自動化できる業務としては以下が挙げられます。

  • 発注データを自動でExcelに落とし込む
  • 顧客から送付されたデータを自動で転送して保存する
  • 問い合わせメールに対して自動でお礼を送信する

事務作業の一部を自動化できれば、手が空いた従業員を他の業務へ回せますし、人力で起こりがちなチェック漏れなどのミスも発生しません。

DX・ITスキルを身に付けるならリスキリングのキャリアアップ事業がおすすめ

事務作業のお仕事に就くのであれば、資格を取得したりコミュニケーションスキルを磨いたりすることが大切です。しかし、資格やコミュニケーションスキルだけでなく、DXやITに関する知識を身に付けることも欠かせません。

上記で解説したように、事務作業では業務効率化に向けた工夫も大切です。DXやITに関する知識(Microsoft Office系ツールやAIなど)を身に付けておくことで、「どうすれば業務を効率化できるか?」を考えられるようになり、よりスムーズに事務作業を進められるようになるでしょう。

DXやITスキルを身に付けるのであれば、アデコの「キャリアアップ支援事業」の活用も検討してみてください。キャリアアップ支援事業では、RPAやAI、Microsoft Office系ツールなど、事務作業の効率化に必要なスキルを一通り学習できます。身に付けたスキルを生かせるお仕事の紹介も行っているため、「PCスキルを習得して事務職に挑戦したい」「専門スキルを磨いてキャリアアップしたい」という人にもおすすめです。

リスキリングを通じたキャリアアップ支援事業について詳しくはこちら

効率化のポイントを押さえて自分に適した事務作業で働こう

一言で「事務作業」といっても、一般事務や営業事務、総務事務、貿易事務など、幅広い種類があります。事務作業の種類に応じて具体的なお仕事内容が異なるため、自身の興味やスキルなどを生かせる職場を選ぶとよいでしょう。

また、事務作業のお仕事をするうえでは、業務効率化のポイントを押さえることも大切です。業務効率化のポイントを押さえてスムーズに処理できるようになれば、よりいっそう企業活動に貢献できます。

また、業務効率化のポイントを押さえるうえで重要な、DXやITに関する知識を身に付けておくこともキャリアにプラスとなります。上記で紹介したアデコのキャリアアップ支援事業であれば、DXやITに関するスキルを学習可能です。事務作業のお仕事を検討している方は、ぜひ体験してみてください。

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