今さら聞けない経理のお仕事!伝票式会計の種類と起票について

経理の仕事の中でも、多くのウエイトを占める記帳業務。その中でも、仕訳帳を使わずに伝票を帳簿として用いる方法である伝票式会計は、業務でも取り組む機会が多いものです。
これまで伝票式会計を採用している企業で働いたことがなかったり、慣れていなかったりすると、伝票の種類や書き方で戸惑ってしまうことがあるかもしれません。しかし、伝票式会計のルールはとてもシンプルです。今回は、伝票式会計の種類と起票の仕方について解説します。

伝票式会計とは?

伝票式会計とは、仕訳帳を使って取引を記帳するのではなく、取引内容を簡易に示した「伝票」を使って記録する会計の方法です。取引があったときに、伝票にその内容を書き起こすことを「起票」といいます。
伝票を使わない場合は、取引を仕訳帳に記入した後、総勘定元帳に転記しなければなりません。仕訳帳は取引の日付順・発生順に1行ずつ記入する必要があるため、複数人で分担することが難しくなっています。
一方、伝票式会計なら、取引があったときに起票し、後でまとめて総勘定元帳に転記すれば良いことから、作業を取引担当者レベルで分散できます。伝票式会計では複数人で作業を分担することができる上に、経理の知識がなくてもある程度対応することが可能なため、合理的に業務を進められます。

伝票式会計の種類

伝票式会計は、利用する伝票の数によって、大きく「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3種類に分けられます。それぞれで用いられる伝票は以下のとおりです。

・1伝票制
「仕訳伝票」のみを利用。すべての取引を仕訳伝票で起票します。
・3伝票制
「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類を利用します。入金、出金以外の取引は、すべて振替伝票で起票します。
・5伝票制
「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」「仕入伝票」「売上伝票」の5種類を利用します。入金、出金、仕入、売上以外の取引は振替伝票で起票します。

1伝票制は、仕訳の煩雑さや集計の手間などから、近年はほとんど採用されていません。3伝票制を採用する企業が多く、買掛金での売買が多い企業などは、5伝票制を採用しているところが多いようです。

伝票の種類について

取引の内容を記入した紙片である伝票は、請求書や領収書、注文書といった取引を証明する資料(証憑)を基に起票します。伝票は補助的と考えている方もいるかもしれませんが、伝票自体が会計情報になるため、非常に重要な資料です。
ここからは、伝票式会計で使われる5つの伝票について紹介していきましょう。伝票の上部に伝票の番号(取引の順番)、取引が発生した年月日、入金先の相手を記入する欄があり、下部に合計金額を記入する欄があるのは、どの伝票も共通です。摘要には取引の内容を端的に記載します。

入金伝票

入金伝票は、取引で現金の入金があった際に起票する伝票です。入金伝票が使われている場合は、「現金の入金があった」と認識して問題ないでしょう。一般的に、入金伝票は赤色の線で印刷されていて、一目で入金伝票とわかるのが特徴です。
入金伝票の内容は、総勘定元帳に転記するときは、常に借方に現金が記入されることになります。そのため、入金伝票の勘定科目は、貸方のものだけを記入する形式になっています。

出金伝票

出金伝票は、交通費や書籍購入代などといった、現金の出金があった際に記入する伝票です。出金伝票は入金伝票の反対で、総勘定元帳に転記するときは、常に貸方に現金が記入されることになります。そのため、出金伝票の勘定科目は、借方のもののみを記入する形式になっています。

振替伝票

現金以外の取引があった際に起票される伝票が、振替伝票です。入金伝票と出金伝票は、借方・貸方の勘定科目が決まっていますが、振替伝票は勘定科目が取引内容で異なるため、仕訳と同じく、借方と貸方のどちらも伝票に記入します。
振替伝票の構造は仕訳帳と同じで、左側に借方科目、右側に貸方科目を記入します。

仕入伝票

仕入伝票は、5伝票制の伝票式会計を採用している場合に用いられる伝票で、仕入取引を記入する際に用います。総勘定元帳に転記するときは、借方の勘定科目は仕入、貸方の勘定科目は買掛金と決まっているのが特徴です。
仕入伝票を利用する場合、商品を現金や手形で購入した際も、いったん買掛金で支払ったこととして処理し、すぐに買掛金を現金や手形で決済したことにします。仕入を現金で取引した場合は、仕入伝票のほかに出金伝票も起票する必要があります。

例えば、5,000円の商品を現金で2個仕入れた場合、以下のように伝票に起票します。

  • 仕入伝票
品名 数量 単価 金額 摘要
商品 2 5,000 10,000 商品仕入
  • 出金伝票
勘定科目 摘要 金額
買掛金 商品仕入 10,000

売上伝票

売上伝票は、仕入伝票と同様に5伝票制の伝票式会計を採用している場合に用いられる伝票で、売上取引を記入する際に用います。総勘定元帳に転記するときは、「貸方」の勘定科目は売上、「借方」の勘定科目は売掛金と決まっています。
売上伝票を使用する場合、商品やサービスを販売して現金や受取手形を受け取っても、一度は売掛金で販売したことにして処理し、すぐに現金や手形で回収したことにします。売上を現金で取引した場合は、売上伝票のほかに入金伝票も起票する必要があります。

例えば、5,000円の商品を2個販売して、代金として10,000円受け取った場合は、以下のように伝票に起票します。

  • 売上伝票
品名 数量 単価 金額 摘要
商品 2 5,000 10,000 商品売上
  • 入金伝票
勘定科目 摘要 金額
売掛金 商品売上 10,000

伝票式会計の起票の例

ここでは、多くの企業が採用している、3伝票制における伝票起票について見ていきましょう。3伝票制では、入金伝票・出金伝票・振替伝票の3種類を利用することになります。

現金を受け取った場合

現金を受け取った場合、入金伝票に起票します。
例えば、A社に10,000円の商品を販売し、現金で代金を受け取った場合、伝票と仕訳は以下のようになります。

  • 入金伝票
勘定科目 摘要 金額
売上 商品売上 A社 10,000
  • 仕訳
借方 貸方
現金 10,000 売上 10,000

現金を支払った場合

現金を支払った場合、出金伝票を起票します。
例えば、B社から10,000円の商品を仕入れ、現金で代金を支払った場合、伝票と仕訳は以下のようになります。

  • 出金伝票
勘定科目 摘要 金額
仕入 商品仕入 B社 10,000
  • 仕訳
借方 貸方
仕入 10,000 現金 10,000

入金・出金取引以外の場合

入金・出金以外の取引があった場合は、振替伝票を起票します。振替伝票は入金・出金伝票のように勘定科目が決まっていないため、通常の仕訳と同じように借方・貸方どちらも記入しなければなりません。
例えば、C社に10,000円の商品を販売して請求書を発行した場合は、現金の入金・出金がないため振替伝票を起票します。伝票と仕訳は以下のようになります。

  • 振替伝票
借方科目 金額 摘要 貸方科目 金額
売掛金 10,000 商品売上 C社 売上 10,000
  • 仕訳
借方 貸方
売掛金 10,000 売上 10,000

仕訳の記入方法は、こちらの記事を参考にしてください。

仕訳は経理の必須業務!簿記の基本ルールと勘定科目を覚えよう

伝票式会計で効率的に業務をこなそう

伝票式会計では、各部署の担当者が起票し、後でまとめて総勘定元帳に転記することになるので、経理の仕事を効率化することができます。企業によってどの伝票式会計が採用されているかは異なりますが、利用される伝票の種類が違うだけで、基本的には同じ考え方です。
伝票は、経理や会計に詳しくない人でも起票できるため、取り組みやすい会計業務でしょう。ルールを覚えてスムーズに仕事をこなせるようにしてください。

監修:梅澤真由美

profile 2002年公認会計士試験合格。管理会計ラボ(株)代表取締役。監査法人トーマツ(現有限責任監査法人トーマツ)、日本マクドナルド(株)およびウォルト・ディズニー・ジャパン(株)を経て、管理会計ラボを開設。
管理会計や経理実務の分野を中心に、セミナー講師、書籍や雑誌の執筆、コンサルティングに活躍中。 著書に『今から始める・見直す 管理会計の仕組みと実務がわかる本』(中央経済社)がある。

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