今さら聞けない経理の基本!年次決算の基礎知識と手順

年次決算は、経理担当者にとって一年の中で最も重要な業務といっても過言ではありません。一人ですべての年次決算の業務を担当するわけではないため、実際の細かい作業については自信がないという人もいるのではないでしょうか。また、月次決算との違いも踏まえたうえで、効率的かつ正確に年次決算業務を進めたいところです。
ここでは、年次決算業務の基礎知識や月次決算との違い、実際の年次決算の流れ、年次決算を行う際のポイントなどについて解説します。

年次決算とは?

年次決算とは、1年に1度決算を行い、決算書(財務諸表)を作成する業務のことで、会社法によってすべての株式会社に義務付けられています。また、規定では株主総会の終結後、年次決算で作成した財務諸表を公告しなければなりません。
さらに、法人税法では、「事業年度終了日の翌日から2カ月以内」に税金を申告し、納付することも義務付けられています。そのため、企業は期末の翌日から2カ月以内という短期間で年次決算を行い、1年間の事業実績を財務諸表にまとめたうえで、税金を計算し、納付する必要があるのです(上場会社を除く)。

年次決算を正確に行うことで、企業の資金や負債などを洗い出したうえで、経営活動や財政状況の現状を1年ごとに総把握することができます。1年間の企業の取引内容という膨大な情報を取りまとめることになるため、経理担当者にとっては、年一番の大仕事ともいえるでしょう。

企業にとっての年次決算の意義

年次決算は、その年度における企業の最終発表でもあるため、誤りは許されません。企業の納税額が決まるだけでなく、年次決算で洗い出した財政状況を基に、企業の内部者は次年度の経営戦略や資金繰りを行います。
年次決算を通して事業のどの分野が振るわないのか、その年度の資金繰りは成功したのか、という状況を見直すことにもつながるため、企業全体の方向性を決める際の重要な資料にもなります。また、外部関係者は、この年次決算の発表を受けて、その企業への投資や受発注を決めます。
このように、年次決算で作られる書類は、企業の将来を決めるために、非常に重要な資料になるのです。

経理担当者の年次決算業務

年次決算は、経理担当者にとっては、その年度に行った記帳を確認する業務となります。
決算書の作成を通して企業の財務状況や経営成績を知ることは、経営分析に必要不可欠です。今後、企業が融資や事業拡張などを決める際の重要な参考資料にもなるため、間違いが許されない作業です。経理担当者にとって年次決算業務は、すべての業務の中でも、特に重責を担う仕事といえるでしょう。

また、年次決算を行う時期でも、当然、通常業務は発生します。経理担当者は、新年度の通常業務に取り組みながら、旧年度の決算業務を進めなければならないため、慣れるまでは混乱してしまわないように注意が必要です。

年次決算と月次決算の違い

決算作業を1カ月単位で行う業務が「月次決算」です。この月次決算も、営業成績や財政状態といった、企業の経営管理に役立つ情報を洗い出すために行うものですが、年次決算とはどのような違いがあるのでしょうか。

まず、年次決算は1年単位で行いますが、会社法や法人税法などによって実施を義務付けられている業務です。1~2カ月以上かけて、集中的に行う業務でもあります。
一方、月次決算は、月末ごとに決算書を作成するもので、企業が任意で行います。そのため、すべての企業で月次決算を行っているわけではありません。

また、年次決算は1年間の売上実績をまとめた「損益計算書」と「貸借対照表」を作成し、定時株主総会などで情報提供する際に提出する義務があります。月次決算は、このような株主への報告を目的としたものではなく、あくまで経営者が今後の経営方針や事業戦略を考えるための資料を作ることを目的としています。そのため、会社の経営状況をより詳しく把握するためにも、月次決算では損益計算書の作成を重視するところも多いです。

さらに、月次決算をきちんと行っておくことで、年次決算業務の負担やミスを軽減できるというメリットがあります。

年次決算の具体的な手順

ここからは、年次決算の実際の流れを、4つの手順に分けて見ていきましょう。

1. 勘定の整理

まずは決算整理として、その年度の取引の中でも未処理(未確定勘定)のものがないか確認し、あったら修正します。
実際は、決算整理前の試算表を作り、未処理の仕訳がないかを確認したうえで、正しい残高に直していきます。

2. 決算書作成

「財務諸表」と呼ばれる決算書の作成を行います。決算書を作成するにあたっては、仕訳整理後に、法令で定められた書式に従って、確定した残高を各書類にまとめていきます。

決算書の中でも「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の3つは、特に重要な書類とされており、「財務三表」と呼ばれています。
これらは、決算完了後も一定期間の保存が義務付けられており、会社法で規定されている書類は10年間、法人税法で規定されている書類は7年間と、それぞれ保存期間が定められています。実際は、会社法と法人法の両方に関わる書類が多いため、いずれの書類も10年間保存すると想定したほうが良いでしょう。

作成した決算書は、取締役会や監査役、会計監査などの確認を経て、定時株主総会で提出・報告されます。定時株主総会の開催時期は特に規定されていませんが、法人税の申告期限内に株主から決算書の承認を受ける必要があることから、一般的には「事業年度末から2ヵ月以内」に開催されています(上場会社を除く)。
そのため、決算書の作成は定時株主総会が開かれるまでの、「決算日から2ヵ月以内」に済ませることになります。

3. 税金計算

決算残高が確定したら、消費税・法人税・法人住民税・法人事業税の計算をします。

4. 申告・納税

税金計算で各税金額を算出したら、最後にそれぞれの結果を確定申告書に記載します。
法人税の確定申告を行うのは、「事業年度の終了日翌日から2カ月以内」となっています。上場会社など特定の理由があり、要件を満たしている場合は、所定の手続きを行えば1カ月延長することも可能です。

消費税は、「原則課税方式」か「簡易課税方式」かによって、控除対象仕入税額の計算方法が異なるため、申告も分けられます。消費税の確定申告では「消費税申告書及び地方消費税の申告書」を提出しますが、方式によって提出する付表の種類が変わり、原則課税による申告は「一般用」、簡易課税による申告は「簡易用」となります。添付書類の「付表」も、原則課税と簡易課税で種類が異なるため、注意しましょう。

 

年次決算業務のポイント

最後に、年次決算業務を効率的に行うためにできる、2つのポイントを見ていきましょう。

月次決算で都度見直ししておく

法的な規定はありませんが、毎月の月次決算で「月次損益計算書」「月次貸借対照表」を作成しておくことで、年次決算では年間のまとめ作業へとスムーズに移ることができます。

月次決算では、現金や預金残高と実際の残高に違いがないか、日々の取引記録にミスがないかなどをチェックして、月次損益計算書と月次貸借対照表を作成します。この確認作業が毎月正確にできていれば、年次決算時の記録の確認作業を、大幅に減らすことができるでしょう。

提出する書類や納税の期限から逆算して作業する

あまり時間がないことや、複雑で難しい作業が多い印象の年次決算業務ですが、あらかじめ決めておいた手順に沿って行うことで、スムーズに進めることができます。
手順を整えるためにも、まずは決算期前後のスケジュールを洗い出し、会計業務の流れを明確にしましょう。その際、提出する書類や納税の期限、株主総会の日程などから逆算し、余裕を持った年次決算のスケジュールを組み立てることがポイントです。

スムーズな年次決算のカギは正確な月次決算にあり

年次決算業務は、その企業の毎日の経理業務の集大成ともいえます。年次決算を効率的かつ正確に行うためにも、日々の経理業務を間違いなく行うことが大切です。
特に、中小企業の場合、少人数の経理体制であることも珍しくありませんが、だからこそ、繁忙期を見据えたうえで、日々の決算業務を確実に行うことが重要です。年次決算の記録確認の負担を軽減するためにも、月次決算業務を確実に進めておきましょう。

監修:梅澤真由美

profile 2002年公認会計士試験合格。管理会計ラボ(株)代表取締役。監査法人トーマツ(現有限責任監査法人トーマツ)、日本マクドナルド(株)およびウォルト・ディズニー・ジャパン(株)を経て、管理会計ラボを開設。 管理会計や経理実務の分野を中心に、セミナー講師、書籍や雑誌の執筆、コンサルティングに活躍中。 著書に『今から始める・見直す 管理会計の仕組みと実務がわかる本』(中央経済社)がある。

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