年末調整で使う書類とは?総務や人事労務が知っておきたい主な書類

総務や人事労務の業務にとって、年末調整は従業員が納める所得税を確定する大切なお仕事です。申告書の種類も多いうえ法改正もあり、作業は複雑です。年末調整の必要書類や流れを紹介します。

年末調整で使う書類とは?総務や人事労務が知っておきたい主な書類

総務や人事労務の業務は誤りなく行うことが重要ですが、書類の種類も多く作業は複雑なため、しっかりしくみを理解しておきたいもの。ここでは、年末調整に必要な書類や流れについて確認しておきましょう。

年末調整はどういった作業?

毎月の給与では、「源泉徴収税額表」に基づいて所得税が計算されています。しかし、年の途中で給与の額に変動があったり、扶養家族が増減したり、生命保険料など従業員が個別に受けられる各種の控除など反映がされません。そこで、1年間の給与総額が確定する年末に、本来納付すべき税額を正しく計算し、それまでに徴収した税額との過不足を精算することが必要となります。この精算の手続きを年末調整といいます。

年末調整の流れ

年末調整には期限があるため、書類の配布や従業員からの回収などスケジュールを立てて行うことが大切です。いつ何をすべきか、流れを確認しておきましょう。

・11月末頃までに行うこと
従業員に各種申告書を配布し、記載後の申告書や証明書を提出してもらう。
・12月中に行うこと
その年に支給する最後の給与または賞与において、年末調整の計算を行う。源泉徴収票を作成して、従業員に配布する。
・翌年1月中に行うこと
1月10日までに源泉徴収した所得税の過不足を調整して納付し、例年1月31日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに税務署や各市区町村に関連書類を提出。

年末調整を行う際の注意点

年末調整は毎年行う作業ですが、対象となるのはその年の「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している従業員です。例外的に、年末調整の対象とならない人もいますので、確認が必要です。

<年末調整の対象となる人>

  1. 11年を通じて勤務している人
  2. 2年の途中で就職し、年末まで勤務している人
  3. 3年の中途で退職した人のうち、次の人
    1. ・死亡により退職した人
    2. ・著しい心身の障害のために退職した人で、退職時期からみて本年中に再就職ができないと見込まれる人
    3. ・12月中に支給期の到来する給与の支払いを受けた後に退職した人
    4. ・パートタイマーなどで本年中の給与総額が103万円以下である人
  4. 4年の途中で、海外の支店へ転勤したことなどの理由により、非居住者となった人

なお、次に該当する場合は年末調整の対象外です。

<年末調整の対象にならない場合>

  1. 1本年中の主たる給与収入が2,000万円を超える人
  2. 2 災害減免法の規定で源泉所得税の徴収猶予、または還付を受けている人
  3. 3 2カ所以上から給与の支払いを受けていて、ほかの勤務先に給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出している人や年末調整を行うときまでに給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出していない人
  4. 4年の途中で退職した人で、「年末調整の対象となる人」の3に該当しない人
  5. 5非居住者
  6. 6継続して同じ雇用主に雇用されない日雇労働者など
年末調整

年末調整に関連する主な書類

年末調整には、従業員に提出してもらう書類が複数あり、従業員自身で添付する証明書類を準備してもらう必要があります。また年末調整後に、税務署や市区町村に提出するために作成する書類もあります。それぞれの内容について確認していきましょう。

従業員に提出してもらう書類

所得税は、配偶者や扶養親族の有無、各種保険料の支払額などに応じて控除額が決まります。どのような控除を受けられるかは各自で異なるため、従業員に書類を通じて申告してもらう必要があり、住宅ローン控除申告書を除き、会社が書類を配布します。
書類の提出期限をいつにするかは会社によって異なりますが、年末調整に間に合うようにスケジュールを組んでください。 なお、年の中途で入社した従業員で本年中に収入がある場合は、前職分の給与所得の源泉徴収票も忘れずに提出してもらうようにしましょう。

・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
令和2年度分については、今年最初の給与計算までに提出してもらっていると思いますが、年の途中で変更がないかあらためて確認します。このタイミングで次年度分の申告書を提出してもらう会社が多いでしょう。
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、扶養親族の氏名や生年月日、見込所得額といった情報を記入してもらうことで、扶養控除などを受けられるようにする書類です。配偶者や扶養親族がいない場合も、該当する控除がない証明として、提出してもらいます。
・給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書は、以前は「給与所得者の配偶者控除等申告書」でした。制度改正によって2020年分からは「給与所得者の基礎控除申告書」と「所得金額調整控除申告書」も兼用した様式となっています。
基礎控除、配偶者控除または配偶者特別控除、所得金額調整控除の4つの控除を、この書類1枚で申請します。基礎控除については、合計所得が2,500万円以下の人は記入が必要なため、多くの人があてはまるでしょう。そのほかの項目は、配偶者控除または配偶者特別控除を受ける人、所得金額調整控除を受ける人のみが記入します。
・給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の保険料控除申告書は、個人で加入している生命保険料や地震保険料、また実際に支払った社会保険料や小規模企業共済等掛金の控除を受けるための書類です。保険会社などが発行する控除証明書の添付が必要です。
・給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書(住宅ローン控除申告書)
給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書は、住宅ローンを利用して家の新築や住まいの増改築をした従業員が、住宅ローン控除を受けるために必要な書類です。1年目は確定申告で控除を受けますが、2年目から年末調整で対応できます。申告書は従業員で用意します。
給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書を提出してもらう際には、税務署が発行する「住宅借入金等特別控除証明書」と、ローンを組んでいる金融機関が発行する「借入金の年末残高等証明書」の添付が必要です。
  • 年末調整が完了したら、従業員へ今年分の「給与所得の源泉徴収票」を交付します。

税務署等に提出が必要な書類

従業員から回収した書類を基に年末調整の計算を行ったら、税務署に提出する書類を準備します。税務署への提出が必要な主な書類は以下のとおりです。従業員によって必要な書類が異なるため、注意しましょう。

・給与所得の源泉徴収票
給与所得の源泉徴収票は、従業員に支払った1年間の給与のほか、所得税や社会保険の額などを証明する書類です。2020年分からは、所得金額調整控除の創設、基礎控除の見直し、寡婦(寡夫)控除の見直し、ひとり親控除の新設などで一部の項目に変更がありました。2通作成し、1通は12月までに従業員へ交付し、もう1通は翌年1月31日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに提出が必要な人の分を税務署等へ提出します。税務署提出用にはマイナンバーを記載します。
・支払調書
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書をはじめ、数種類の支払調書があります。給与以外の報酬や手数料といった支払額と、そこから源泉徴収した額を証明する書類で、雇用関係にない個人または法人の報酬に対して作成します。支払った本人に交付する義務はありませんが、フリーランスなどは支払調書を基に確定申告書を作成することも多く、交付が慣例化しています。 1年間の支払額が、報酬や契約金で5万円を超えるもの、不動産使用料やあっせん手数料で15万円を超えるもの、不動産譲受けの対価で100万円を超えるものの場合は、翌年1月31日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに税務署に提出が必要です。
・給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書(納付書)
給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書(納付書)は、従業員から源泉徴収した所得税の金額を記載する書類で、事業主が所得税を納めるために使います。年末調整に限らず、給与を支払った際には翌月10日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに、源泉徴収した所得税を納めるとともに税務署へ提出が必要です(納期の特例の承認を受けている場合は年に2回)。所得税徴収高計算書(納付書)は、納める所得税が0円の場合(還付が発生した場合)でも、税務署に提出しなければなりません。
所得税徴収高計算書(納付書)は毎月提出するものですが、年末調整を行った場合は、「年末調整による不足税額」または「年末調整による超過税額」の欄への記載を忘れないようにしてください。
・給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表は、事業主が1年間に給与や賞与で従業員に支払った合計額や源泉徴収額、委託先など外部への支払額などを税務署に申告するための書類です。源泉徴収票や支払調書と合わせて、支払いが確定した年の翌年1月31日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに税務署に提出する必要があります。

市区町村に提出が必要な書類

年末調整や確定申告などの結果を基に、市区町村は住民税を決定します。そのため、年末調整関連の書類には、従業員の居住地がある市区町村に提出しなければならない書類もあります。

・給与支払報告書(総括表・個人別明細書)
給与支払報告書は、個人住民税の計算の基になる書類で、源泉徴収票の内容とほぼ同じです。事業主は、原則として給与を支払ったすべての人(支払額が30万円以下の退職者のみ、提出の免除が認められる市町村もあります)について、翌年1月31日(土日曜・祝日の場合は翌平日)までに提出しなければなりません。 給与支払報告書には、会社概要や対象の市区町村に住む従業員の人数などを記載して市区町村ごとに作成する「総括表」と、個々の1年間の所得と控除額などを記載する「個人別明細書」があります。
年末調整の準備は計画的に

年末調整の書類作成や確認は計画的に

年末調整は、従業員数が多い会社ほど書類の作成や確認が増えて、負担も大きくなります。正確性が求められる作業だけに、あらかじめスケジュールを把握して、計画的に進めることが大切です。なお、毎年のように制度改正が行われているため、最新の情報を把握しておくとスムーズに対応できるでしょう。

  • 2020年11月現在の情報に基づき記載しています。

〈監修者〉

佐佐木由美子

人事労務コンサルタント、グレース・パートナーズ株式会社代表取締役。中小・ベンチャー企業を中心に、人事労務管理・社会保険面をサポートし、親身なコンサルティングで多くのクライアントから支持を得ている。雑誌掲載、ラジオ出演など多数。著書に『採用と雇用するときの労務管理と社会保険の手続きがまるごとわかる本』(ソーテック社)など。

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