仕訳は経理の必須業務!簿記の基本ルールと勘定科目を覚えよう

経理は、企業の資産を管理してお金の流れを可視化する、企業にとってなくてはならない仕事のひとつです。中でも基本となるのは簿記で、その要となるのが「仕訳」です。さまざまなルールや覚えておくべき勘定科目があるため、初めて取り組む人や、ブランクのある人は混乱してしまうかもしれません。しかし、ルールと項目の名前さえ覚えれば、スムーズに業務に取りかかれるものでもあります。
今回は、経理の仕事の要となる仕訳について、ルールやポイント、よく使われる勘定科目について解説していきます。

仕訳とは?

まずは仕訳の意味を説明する前に、簡単に簿記の概要についてご説明しましょう。

企業では、「商品を販売した」「材料を仕入れた」「給与を支払った」といったように、お金や物の出入りが常に発生しています。お金や物の出入り自体のことを「取引」といい、お金や物の流れを記録するために行うのが「簿記」です。取引は資産、負債、純資産、費用、収益の5つのグループに分けられ、これらをさらに細かく分類したものを「勘定科目」と呼びます。

簿記上の取引では、すべての勘定科目が「借方」と「貸方」に分けられます。取引の要素を借方と貸方に分類し、帳簿や仕訳帳に記載することを「仕訳」といいます。資産の増加や費用の発生を記載する左側が借方、負債や純資産の増加、収益の発生を記録する右側が貸方です。
一見、ややこしく感じますが、どういった取引が行われたかを分類することが仕訳と考えてください。

もう少し具体的に説明すると、例えば業務用のパソコンを200万円で現金購入した場合、会社の資産は200万円増えたことになります。しかし、現金も200万円減ったことになります。
どのような取引にも原因と結果という側面があり、両面を正確に記録する方法を「複式簿記」といいます。複式簿記の仕訳では、1つの取引を借方と貸方に振り分けることになります。企業では基本的に複式簿記で帳簿が作成されていると考えて間違いないでしょう。

なお、最近では会計ソフトを利用して帳簿を記録するケースが多いため、手書きで対応することはほぼありません。しかし、業務にあたる際は、仕訳の意味やルールを正しく理解しておかないと、何をどうすれば良いか混乱してしまうので注意が必要です。

貸借対照表・損益計算書とは?

次に、仕訳で用いる「貸借対照表」と「損益計算書」について解説しましょう。

取引は資産、負債、純資産、費用、収益の5つのグループに分けられると説明しましたが、このうち、資産、負債、純資産を記載する表を「貸借対照表」、費用、収益を記載する表を「損益計算書」といいます。貸借対照表と損益計算書は、企業の経営状況を表す財務諸表であり、税務署に提出しなければならない重要な資料です。

貸借対照表

資産、負債、純資産で構成される貸借対照表は、ある時点で資産や権利をどの程度保有しているかを表すものです。借方は企業が持っている資産について記録し、貸方は返済しなければならない負債と、資産から負債を引いた純資産を記録します。借方は企業が事業の運営資金をどのように運用しているか、貸方で企業が事業を運営する資金をどのように集めたのかがわかります。貸借対照表を読み解けば、企業の財政状態がわかるといえるでしょう。
借方の合計と貸方の合計は、等しくなるのが貸借対照表の正しい状態です。

損益計算書

費用や収益で構成される損益計算書は、一定期間内に収益や費用をどれだけ発生させたかを表すものです。損益計算書は、商品やサービスの「売上」と、商品の仕入れや製造にかかったコストの「売上原価」を記録し、売上から売上原価を引いて、どれだけの利益が発生したかという「売上総利益」を記録します。

人件費や広告宣伝費などは「販売費及び一般管理費」という勘定科目で記録し、売上総利益から引いた額を「営業利益」とします。資産運用や不動産収入など、本業以外で得た収益や費用は「営業外収益」「営業外費用」として記録し、営業利益と営業外収益から営業外費用を引いた値を、事業全体の利益である「経常利益」とします。

臨時的に得た収益は「特別利益」、損失は「特別損失」とし、経常利益と特別利益から特別損失を引いた値が「税引前当期純利益」です。ここから、法人税などの税金を引いた額が、最終的に当期に得た利益である「当期純利益」となります。

損益計算書を見れば、企業の経営成績や収益力がわかります。

勘定科目とは?

仕訳と密接な関わりを持つのが、「勘定科目」です。勘定科目とは、誰が仕訳を行っても同じ分類になるように、性質が似た取引につける名前のことを指します。勘定科目の名前は法律などで決められているわけではないため、企業のルールや会計ソフトによって異なりますが、誰が見てもわかるような名前にしなければなりません。
また、取引の5グループである資産、負債、純資産、費用、収益それぞれで、使用する勘定科目は異なります。では、勘定科目の代表的な例を紹介していきましょう。

資産の勘定科目

現金 硬貨や紙幣、小切手、郵便為替証書、配当金受取書など、事業用のお金を記録する
預金 当座預金、普通預金、定期預金などの取引を記録する
売掛金 商品を販売した後、まだ代金を受け取っていないことを記録する
棚卸資産 販売するために購入した商品や原材料などが残っていることを記録する

負債の勘定科目

支払手形 取引の対価として手形で支払った場合に記録する
買掛金 商品を購入した後、まだ代金を支払っていないことを記録する

純資産の勘定科目

資本金 会社設立時や株式購入時に、株主によって払い込まれる資金を記録する
繰越利益剰余金 株主への配当や資金の積立などを除き、前期から繰り越された利益を当期の利益に加えた金額を記録する

費用の勘定科目

仕入 商品を仕入れる際にかかった費用を記録する
広告宣伝費 商品の広告宣伝などにかかった費用を記録する

収益の勘定科目

売上 商品の販売によって発生した収益を記録する
受取利息 発生した利息を記録する

仕訳のポイント

仕訳では押さえるべきポイントがたくさんありますが、特に以下の3つは重要です。それぞれのポイントを詳しくご紹介しましょう。

1.必ず2つ以上の勘定科目が関わる

どのような取引においても、仕訳では必ず2つ以上の勘定科目が関わります。現金100万円の入金があった場合、「現金が100万円増えた」という記録だけでは不十分です。商品の売上なのか、銀行から融資を受けたのか、貸付金の返済を受けたのかなど、どのような理由で現金が100万円増えたのかを記録しなければなりません。
例えば、現金で商品を販売した場合は、借方に「現金100万円」と記録し、貸方に「売上100万円」と記録します。

2.ルールを暗記したほうが楽

2つ以上の勘定科目を用い、取引を借方(左側)と貸方(右側)に分類することが仕訳です。初めのうちは何を借方に分類し、何を貸方に入れればいいか迷うでしょうが、以下の8つのルールを暗記してしまえば、簡単に分類できるようになります。

借方(左側)
貸方(右側)
資産の増加 資産の減少
負債の減少 負債の増加
資本の減少 資本の増加
費用の発生 収益の発生

できれば、利用する勘定科目も暗記してしまいましょう。試験勉強で単語を覚えるように、条件反射的に「売掛金は資産」などとイメージできるようになれば、業務もスムーズになるはずです。

3.自社で使われる勘定科目を確認する

勘定科目は法律によって定められているわけではないので、企業によって少しずつ名前が異なる場合があります。簿記の試験や前職の企業で覚えた勘定科目をそのまま使用すると、簿記の内容に食い違いが発生する可能性があります。
仕訳する前には、必ず自社で使われる勘定科目を確認してください。

実際に仕訳して業務に慣れよう

仕訳には複雑なルールがありますが、慣れてしまえばそう難しいことはないはずです。とにかくルールや名前を憶えて、できるだけ多くの取引例を実際に仕訳してみてください。
最初のうちはノートに書きながら覚えると、頭に入りやすいものです。たいへんではありますが、手を動かして身に付けましょう。

監修:梅澤真由美

profile 2002年公認会計士試験合格。管理会計ラボ(株)代表取締役。監査法人トーマツ(現有限責任監査法人トーマツ)、日本マクドナルド(株)およびウォルト・ディズニー・ジャパン(株)を経て、管理会計ラボを開設。
管理会計や経理実務の分野を中心に、セミナー講師、書籍や雑誌の執筆、コンサルティングに活躍中。 著書に『今から始める・見直す 管理会計の仕組みと実務がわかる本』(中央経済社)がある。

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