OJTとは? メリット、デメリットや人材育成施策の具体例もわかりやすく解説

OJT(On-The-Job Training)は実務を通して業務を学ぶ研修方法です。すでに一般的化しており、多くの職場で行われています。しかしながら、OJTを実施しているものの、うまく機能していない、現場の負荷が高すぎるなど、課題を抱えている企業も少なくありません。

そこで今回はOJTの具体的なやり方やコツなどについて成功事例をまじえてわかりやすく解説していきます。

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OJTとは

OJT(英語:On-The-Job Training)は現場の実務を通して仕事を教える研修方法です。
新入社員のことをトレーニーといい、OJTを行う先輩社員についてはOJT担当やトレーナーといいます。一般的な座学研修などはOff-JTと呼ばれ、OJTとは区別され使われています。

平成28年に発表された厚生労働省の資料によると、従業員1,000人以上の企業で約8割がOJTを導入しており、OJTとOff-JTのどちらを重視するかについては、約7割がOJTを重視すると回答していることから、企業の関心度合いも高い研修方法とわかります。

OJTとOff-JTの違い

OJTが現場主体の人材育成方法なのに対し、Off-JTは集合研修やセミナーなど座学が中心です。現場を離れて行われる研修という意味で「Off」という言葉が使われています。一般的にはビジネスマナー研修など体系化された知識について、複数名参加の集合型研修で学びます。

講師は社内の人事担当や各担当部署が行うこともあれば、社外講師あるいは社外セミナーなどを受講させる場合も多いようです。社外講師などに依頼する場合は、自社の業種業態に応じて講師のキャリアなどを加味し選定するとよいでしょう。

OJTとメンター制度の違い

メンター制度は、新入社員を比較的年齢の近い先輩社員などがサポートするマネジメント手法です。サポートする側を「メンター」、される側を「メンティー」と呼びますが、OJTにおいても指導担当をメンターと呼ぶこともあります。

OJTが知識や技術の習得を主目的とするのに対し、メンター制度は悩みやキャリア形成など業務よりも広い範囲での支援となるのが特徴です。ときには人間関係の相談にも乗ることで心理的安全性を提供し、少しでも早く職場になじむことを支援する場合もあります。

OJTのケーススタディ

OJTはOff-JTと組み合わせて行われることが一般的です。コールセンターの場合を例にあげ、みていきましょう。

コールセンターにおける研修の流れ

一般的なコールセンターでの研修の流れは以下のようなものです。

1座学(Off-jt)

コールセンター業務を行うためには、電話の基礎的なマナーや商品の知識が必要不可欠です。そもそもコールセンターの役割や目的は何なのか、「仕事に取り組む姿勢」などを座学形式で学んでいきます。

受電を行う場合も架電を行う場合も、扱うサービスや製品についてなど学ぶ知識は多岐にわたるため、1週間程度の期間をかけて行われることもあります。

2ロールプレイング(Off-jt)

ロールプレイングは顧客との電話を疑似体験し、オペレーター業務になれていくためのステップです。講師と受講者がそれぞれ顧客とオペレーターの役割を演じ、実際の電話の流れ(コールフロー)を学んでいきます。

ロールプレイングを体験することにより、上手い切り替えしやよりよい対応を自然にできるようになります。

3OJT

OJTを行う場合、いきなり一人で業務を任されることはありません。指導担当が隣に座り、新入社員の電話対応をモニタリングしつつ、必要に応じて指導担当が対応することで徐々に業務になれていきます。

これらOff-JTとOJTの組み合わせ研修を1カ月から長い場合は数カ月実施し、オペレーターとしてひとり立ちしていくことになります。

企業のOJT事例

企業のOJT事例にはどのようなものがあるのでしょうか? 積極的に取り組んでいる企業をみていきましょう。

Kaizen Platform

企業の顧客体験(DX/UX)の改善を支援する株式会社Kaizen Platform。新人の育成計画は所属する部署やチームで作成されることも多いですが、同社の新入社員は自身で「Onboarding Plan」と呼ばれ、るいわば育成計画にあたるものを作成することが大きな特徴です。

「Onboarding Plan」には3カ月後の目標や目標に向けての施策などを記載。実現に向けメンターがサポートしていきます。達成状況を1カ月おきにメンターと振り返り、レポートで可視化しながら、達成に向け伴走します。メンター(本記事でいうトレーナー)だけでなく、チーム全体でオンボーディングを行う点も特徴的な仕組みといえるでしょう。

参考:Kaizen Platformで行っているOnboardingプロセス|株式会社Kaizen Platform

GMOペパボ

ハンドメイドマーケットやレンタルサーバー事業を手がけるGMOペパボ株式会社。同社もKaizen Platform同様、オンボーディングに力を入れている企業のひとつです。「やっていきシート」と呼ばれる、いわゆる「育成計画」を作成し、メンター、CTL(技術部門のリーダー)が支援します。この「やっていきシート」のなかで育成対象となる社員は「ペパボで私がやっていきたいこと」を明文化します。

「スケジュールランチ」と呼ばれるランチでは、さまざまな人とランチすることでコミュニケーションを図り、組織に打ち解けやすくしています。同社も、メンターだけにOJTを任せるのではなく、チームで支援できるような体制を整えている点が特徴的です。

参考:中途入社のパートナー向けにペパボカクテルを開始しました|GMOペパボ株式会社
関連リンク:オンボーディングとは? 概要からメリット、効果的に実施するコツなどをご紹介

マルハニチロ

加工食品など、食品事業をグローバルに手がけるマルハニチロ株式会社。同社ではOJT制度を新人育成に活用しています。

1年間はOJTリーダーと呼ばれる先輩社員が新入社員をサポートし、業務指導だけではなく悩み相談なども行っています。OJTリーダーはあくまでアドバイスを行うサポート役であり、新人育成はチームや社員全体で取り組むというのが同社の人材育成の考え方です。

OJT制度を円滑にするため、OJTリーダーの養成研修やフォローアップ研修なども積極的に実施しています。OJTだけでなく集合研修などをはじめとしたOff-JTにも力を入れており、一人ひとりの成長段階に合わせ用意しています。

参考:キャリアについて|マルハニチロ株式会社

サントリーホールディングス

飲料事業を手がけるサントリーホールディングス株式会社。「サントリーは人が命。一人ひとりが持てる力を最大限発揮し、活躍することが会社の成長につながる」という考えのもと、きめ細かい人材育成施策を展開しています。

同社の「コーチャー制度」は1年間、専任のコーチャー(本記事でいうトレーナー )が新入社員をサポートする制度です。コーチャーは個別の育成計画を作成、3カ月ごとの面談で振り返りを行い、PDCAをまわします。

9カ月経った段階で、新入社員・コーチャーとマネージャーが成果発表会でOJTの振り返りや課題・自己啓発などについて発表。新入社員への激励や、コーチャーの頑張りを社員に伝える機会にもなっています。

同社はコーチャー制度を「コーチャー自身の成長の場」とも捉え、若手社員の人材育成の一環として活用している点も大きな特徴です。

参考:サントリーホールディングス株式会社

OJTのメリット

OJTのメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?具体的に確認していきましょう。

メリット1コストを抑えられる

OJTは通常業務のなかで人材育成・研修が行われるため、余計な費用が発生しません。Off-JTで外部企業に研修を依頼する場合などは、一定の費用が必要となるため、経費がかからないことは大きなメリットのひとつだといえるでしょう。

残業代や出張などの手当や追加の交通費なども必要としないため、コストを抑えつつ人材育成ができます。

メリット2実践的な知識を学べる

OJTでは現場での実務を中心に学べるため、より実践的な技術や知識を学べます。座学で学んだ知識だけでは、現場で起こるイレギュラーな事象には対応できないこともあります。

第一線で働く先輩社員の考え方や仕事のやり方を直接見て学ぶことで、座学で学んだことをより深く理解できるでしょう。

業務理解を深め、経験を積むことによりイレギュラーな事態やトラブル対応もできるようになります。

メリット3個人のスキルやレベルに合わせられる

OJTの場合、個人のスキルや習熟状況に合わせて、担当させる業務の難易度も柔軟に調整できることが利点のひとつです。集合研修の場合には、あらかじめ決められた一定のペースで研修が進むため、習熟度にバラツキが生じる場合もあります。

集合研修とOJTをうまく組み合わせることで、習熟度のバラツキを吸収することも利点としてあげられます。

メリット4新入社員のことをよく理解できる

チームが新入社員を積極的に理解しようとし受け入れていくことは重要です。OJTは現場で行われるため、新入社員とのコミュニケーションも活発になり、チームメンバーが新入社員の人となりを理解するよいきっかけにもなります。

チーム全体でOJTに取り組めば、新入社員の特性やニーズ、課題をメンバー間で共有できます。新入社員もチームのことを理解し、相互に信頼関係を構築しやすくなるでしょう。

メリット5教える側も学びを深められる

OJTは教える側のOJT担当(トレーナー)にとっても貴重な学びの場となります。新入社員のOJT担当には、年が離れすぎていない3~5年目の若手社員をアサインすることも多く、OJT担当としての経験がないか、浅い場合が一般的です。

業務内容を新入社員・メンティーにわかりやすく伝えるためには、仕事の本質をより深く理解していなければなりません。またティーチングやコーチングといった、効果的に伝えるためのスキルも磨く必要があります。

こうした「教えるプロセス」によってOJT担当自身もこれまでの知識や経験の整理や、新たな気付きが得られ、成長につながります。

OJTのデメリットや注意点

OJTにデメリットはあるのでしょうか? 注意点を含めてみていきます。

デメリット1OJT担当の業務負荷が高くなることもある

OJTは場合によっては、OJT担当の業務負荷が高くなる場合があります。とくに、指導に慣れていないOJT担当の場合は、伝え方や教え方に悩むケースは少なくありません。

そういった過程も成長のプロセスという捉え方もありますが、教えるのに時間がかかり、自分自身の業務を圧迫してしまうことも考えられます。マネージャーはOJT担当の業務負荷など、状況を把握しておく必要があるでしょう。

デメリット2OJT担当によって指導内容にムラが生じる

OJTを行う粒度や伝え方など、OJT担当によってその内容にムラが生じることもあります。とくに、定型化されていない業務については勘や経験で行っていることも多く、教えている内容そのものが、人によって異なるといったケースもあります。

指導内容にムラがあると、実際に業務を行う際に混乱を招く恐れもあるので、できるだけ業務を標準化し、教える前に業務マニュアルなどを整備しておくことが望ましいでしょう。

デメリット3一時的に業務効率が落ちる場合もある

OJTはOJT担当と新入社員、両方の時間を使って行われるものです。新入社員がトラブルを起こすこともあり、その場合は一時的にOJT担当の業務が停止することには留意しておくべきでしょう。

業務効率が落ちることを防ぐためには、一度にまとまった時間を取るのではなく、業務を理解しやすい範囲に分解して、細かい範囲を丁寧に教えていくことがポイントです。業務で何が重要なのかを明確にして教えることで、受け手も理解しやすくなります。

デメリット4OJTといいながら実際には放置になる

OJTでありがちなのが、OJTを行っているはずが実際には放置状態となってしまうこと。とくに年末や年度末などの繁忙期には、OJT担当も通常業務に追われ、新入社員の業務をみている余裕がなくなります。

放置されてしまうことで、新入社員のモチベーションが下がり、早期離職につながってしまうこともあります。どうしても忙しいときは事前にその旨を伝えておくなど、フォローするようにしましょう。

OJTを実施する際のポイントやコツ

OJTを上手く機能させるにはいくつか押さえておくべきポイントがあります。

チームで取り組む

OJTを行う際には、OJT担当任せにせず、チームで行うとよりよい効果が得られます。
OJTはコミュニケーションにかかる時間や気遣いなど、目に見えない業務負荷がかかってしまう仕組みです。

チームでフォローアップする意識を持ち、負荷を分散することで、担当者負荷の軽減につなげられるでしょう。チームで行うことで、OJT担当によるムラや偏りも抑制できます。

Off-JTをうまく活用する

OJTだけを行うのではなくOff-JTも行うことが望ましいでしょう。Off-JTはOJTを行うまでの心構えや基礎知識を学ぶための大切な期間です。集合研修で「聞く姿勢」や「仕事への姿勢」などをしっかり伝えることで、OJTの効果も高めやすくなります。 また、OJT担当者向けにOJT研修やフォローアップ研修を行うのも有効です。

オンラインツールの活用

新型コロナウイルス感染症拡大によってテレワークが普及し、従来のOJTがしにくくなっています。WEB会議システムやチャットツールなどを活用したオンラインOJTも、注目されています。

WEB会議システムでは画面共有ができるため、セキュリティ面などのアクセス環境さえ整えば業務システムなどソフトの操作を教えることも可能です。

テレワーク下でもなるべく積極的なコミュニケーションを図り、新入社員のモチベーションも維持しやすい状況を整えていきましょう。

人事と現場の連携

OJTは現場中心に行われることが多いですが、効果を最大化するためには人事部門との連携も欠かせません。新入社員研修などのOff-JTは人事部門が設計、運用することが一般的です。そのため設計の際に、現場の具体的なニーズが伝わっていないこともあり得ます。

ヒアリングの場などを設け、人材育成の課題やニーズを人事部門と現場で共有することで、教育カリキュラムなどに反映していくことが望ましいでしょう。

人事部門と連携し、Off-JTとOJTの足並みをそろえることで、新入社員育成の相乗効果を高められます。

OJTの具体的なやり方

OJTを具体的に進めていくにはどのようなステップが必要なのでしょうか? ひとつずつ見ていきましょう。

1計画書を作成する

OJTをやるにあたって、まずはOJTシートや育成計画書と呼ばれる計画書の作成が最初のステップです。OJTシートには目的や目標、目標の達成基準、期間、達成のための具体的な対策や手段・方法などを記入します。

これらを記入するためには、事前に研修へ参加する社員に習得させるべきスキルや作業を選定しておく必要があるでしょう。

導入事例にある「Onboarding Plan」や「やっていきシート」などはこの計画書に該当します。

2チームの役割を決める

OJTは、育成担当者一人にだけ頼りすぎるとうまくいきません。チームで新人育成を行うという意識を醸成し、OJTあるいは人材育成におけるチーム内での役割をあらかじめ決めておくとよいでしょう。

OJT担当となるトレーニーや育成計画のリーダーであるOJTリーダー、またOJT担当とは別にサポートするメンターをつけるケースもあります。

3OJT対象の情報を共有し、OJT担当を決める

OJT対象となる新入社員の情報を人事部門から受け、それらの情報をチームにおいて共有した上でOJTのメイン担当者を決めていきます。OJT担当の選定にあたっては、スキルや特性などを把握した上で、対象者との相性やスキルレベルなどを加味して行います。

人柄も重要です。励ましや応援がうまかったり、問いかけをして思考や具体的な行動を促せたりできる担当が望ましいでしょう。

OJTはOJT担当の育成にもつながるため、あえて社会人3~5年目の経験の浅い若手を選ぶケースも少なくありません。

4OJTを実施する

OJTを実施する際の基本的なフレームワークとしてよく知られるものに「4段階職業指導法」があります。

・ Show(やってみせる)
実際の業務を見せて、業務の目的や作業のイメージを持ってもらう段階です。
・ Tell(教える)
行うべき作業の手順などを教える段階です。この段階で質問などを含めたやり取りも行います。
・Do(やらせてみる)
実際に新入社員に教えた業務や作業を行ってもらう段階です。
・Check(振り返り評価する)
やってもらった業務や作業の内容を振り返り、改善点についてフィードバックを行う段階です。ここに至るまでに伝えきれていなかったことなどを再度確認します。
5OJTの内容を評価する

OJTを行った際には、OJTシートの内容に沿って、その進捗状況などを評価していきます。期間終了後だけに行うのではなく、期間中にも週次や月次などで定期的に振り返り、チェックするとよいでしょう。

業務のフィードバックは、簡単に見えて意外と難しく、場合によっては相手を傷つけてしまって信頼関係を損なうこともあります。慣れないうちは、受け手の納得感が得られるかという点も意識し、伝える順番や伝え方をあらかじめ考えておくとよいでしょう。1on1ミーティングと組み合わせて行うのもオススメです。

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派遣社員へのOJTはどうすればいいの?

2020年4月の労働者派遣法の改正によって、派遣先にも業務遂行に必要な教育訓練が義務化されました。業務遂行に必要な研修については、派遣元からの求めがあれば派遣社員に対しても正社員と同じように行う必要があります。派遣元が実施できる場合や、派遣社員がすでに必要な能力を持っている場合などは省略してもかまいません。

研修やOJTを行う場合は、派遣社員だからといって特別な方法を用意する必要はなく、基本的には通常のOJTと同じように実施すればよいでしょう。派遣社員のオンボーディングが円滑に進めば、モチベーションもあがり、生産性も高めやすくなります。

OJT導入におけるお役立ち情報

人材育成に使えるお役立ち情報や助成金の情報をまとめたので、参考にしてみてください。

人材育成に役立つ助成金

人材開発支援助成金(特定訓練コース/一般訓練コース)

主に正社員に対する能力開発や研修のために利用できる助成金です。Off-JTとOJTを組み合わせたカリキュラムと、Off-JTのみのカリキュラムがあり、選択したカリキュラムに応じて助成が受けられます。

人材開発支援助成金(特別育成訓練コース)

派遣社員などのいわゆる非正規労働者に対する教育や能力開発のために利用できる助成金です。1年間、どのように従業員の能力開発を行うか計画書を作成した上で申請します。申請の過程でキャリアコンサルタントによるアドバイスを受けられる場合もあります。

まとめ

本記事では、OJTの基本から、OJTを行う際に気をつけるべき注意点などを細かくお伝えしてきました。OJTは一般的な研修の方法であるにも関わらず、上手く機能しなかったり、やり方がよくわからなかったりといったケースも少なからずあります。

新入社員の即戦力化だけでなく、既存の若手人材の育成にも活用できるよう、チーム全体でOJTに取り組む必要があるでしょう。今回の内容をぜひ日々のOJTや新人育成にお役立てください。

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