オンボーディングとは？ 概要からメリット、効果的に実施するコツなどをご紹介

オンボーディングとは

オンボーディングとは英語「on boarding」のことで、新卒・中途を問わず、新たに採用した人材がスムーズに組織になじみ、早期に成果を出せるようにするための取り組みです。航空機や船に乗っているという「on board」が語源で、新しい従業員ができるだけ早く現場に慣れるようにサポートするという意味合いから、人事用語としても使われるようになりました。

オンボーディングの取り組み対象は、新卒はもちろん、中途入社も含めた新規採用者全員です。具体的には入社時に手渡す資料やOJT、1on1ミーティング、継続的なサーベイなどさまざまな施策が含まれます。

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オンボーディングが注目される背景

オンボーディングが近年注目を集めている背景は、若手人材の早期退職に伴う採用コストの増加やROI^※の悪化です。

• ※ROI＝英語の「Return On Investment」の略で、投資回収率、投資収益率と訳されます。

厚生労働省の調査によると2018年の離職率は14.6％。およそ7人に1人が辞めている計算です^※。20～24歳に絞ってみると26.0％～27.7%と高く、およそ4人に1人が退職しています。若手社員の早期退職者が増えることで、育成や採用にかけたコストはムダになり、新たな採用コストが発生する悪循環に陥ります。

※ 参考：厚生労働省｜平成30年雇用動向調査結果の概要

またアデコグループで新卒入社3年以内の離職理由を調査した結果、トップ3は「自身の希望と業務内容のミスマッチ」（37.9％）、「待遇や福利厚生に対する不満」（33.0％）、「キャリア形成が望めないため」（31.5％）でした。若手社員の多くが自身の希望する職種でキャリア形成を重視しているにもかかわらず、継続的に働くビジョンを描けないことが離職の要因と考えられます。

※ 参考：アデコグループ｜新卒入社3年以内離職の理由に関する調査

この結果は中途採用にもあてはまり、即戦力として入社したものの組織に馴染めず、パフォーマンスを発揮できないまま退職してしまう社員は少なくないようです。さらに新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、オンライン入社やリモートワークが常態化することで、コミュニケーションの機会が減少し、エンゲージメントが高まりにくくなることも懸念されています。

オンボーディングはこれらの課題を解決するためのひとつの方法として期待され、今後ますます重要性が高まると考えられます。

オンボーディングとOJTの違い

OJTとは英語「On The Job Training」の略で、実務をとおして仕事を教える人材育成の手法をさします。オンボーディングとOJTは混同されがちですが、OJTはオンボーディングプログラムのひとつです。オンボーディングの取り組み範囲は広く、座学を中心としたOFFJTや1on1ミーティング、ランチや歓迎会なども含まれます。

OJTは現場で実際の業務を行いながら進めるため、効率的に育成ができる反面、メンターの力量に左右されることもあります。即戦力が前提の中途採用では、新しく入った社員がなかば放置されてしまい、実質的に機能しないなどのデメリットが生じることも。

オンボーディングの目的

新卒や中途を問わず、企業は新入社員に対し「早く戦力になって欲しい」「長く勤務してほしい」と期待します。この2つを実現させるのが、オンボーディングの主な目的です。

新入社員の早期戦力化

一般的に新入社員が戦力となるには半年から1年程度かかるといわれています。しかし組織にうまくなじめないなどの理由で、それ以上かかる場合も多くなっています。早く戦力化させるには、小さくてもよいので何らかの成果をあげ、手応えを感じさせることが近道です。そのためには目標設定や組織ぐるみの取り組みが重要となり、そこで効果を発揮するのがオンボーディングです。

新入社員の早期離職の抑制

先ほど紹介した調査結果でもわかるように、早期離職の主な理由は「採用時のミスマッチ」、「コミュニケーション不足などが原因で働く意義を見つけられなくなった」の2つです。オンボーディングがうまくいけば、社員が組織の中で力を発揮しやすい環境がうまれ、成果が出しやすくなります。

また成果に対して納得感のある評価がなされることで、社員は成長を実感でき、キャリア形成のイメージを持ちやすくなります。人材の流動性が高い昨今、定年を待たずして社員が退職することは珍しくありません。オンボーディングをきっちりと実施することで、少なくとも想定外の早期離職はある程度抑制できるでしょう。

オンボーディングのメリットや期待できる効果

オンボーディングが機能することで、従業員本人だけではなく、組織や企業全体へのメリットや効果が期待できます。

チームのパフォーマンス向上

オンボーディングは新入社員をスムーズにチームに溶け込ませ、パフォーマンスを高める効果が期待できます。新入社員はチームの役割やチームメンバーのことをいち早く理解し、円滑に業務を進められます。

チームメンバーはオンボーディングの取り組みをとおして、チームのミッションやビジョンを再確認できます。結果的にチームの結束力が強まり、生産性などのパフォーマンスも向上しやすくなります。

従業員エンゲージメントの向上

オンボーディングによって新入社員の早期戦力化を実現できれば、エンゲージメントの向上も期待できます。成果がきちんと評価されることで、従業員はより「働きがい」を感じられるからです。

オンボーディングの施策として1on1ミーティングや定期的なランチなどを行い対話の機会が増えれば、従業員が抱える課題や悩みを素早くキャッチアップし、人事施策などの手も打ちやすくなるでしょう。

またオンボーディングの施策のひとつとしてツールなどを用いてサーベイを実施し、従業員のコンディションを可視化する方法もあります。

採用コストの抑制

オンボーディングにより早期離職が抑制されることで、採用コストも抑えられ、投資対効果の改善も期待できます。人材の採用や育成には費用だけでなく、労力や時間など目に見えないコストも多くかかります。せっかく育てた人材が成果を十分あげる前に退職すると、新たに補充人材の採用コストが発生するなど投資対効果の悪化を招く可能性があります。

オンボーディングによって採用のミスマッチを減らし、早期に戦力化することが重要になるでしょう。オンボーディングの効果で従業員エンゲージメントが高められれば、リファラル採用^※などを活用し、さらなる採用コストの抑制にもつなげられます。

• ※リファラル採用＝リファラル（referral）とは「推薦・紹介する」という意味です。リファラル採用とは社員に人材を紹介してもらう採用方法で、企業をよく理解した社員の紹介であるため、より企業に適した人材を募集できる可能性があります。

オンボーディングの具体的な取り組み事例

オンボーディングで成果をあげている企業は具体的にどのような取り組みを行っているのでしょうか。3社の事例を取り上げます。独自の取り組みが話題を集める企業、エンジニア向けのオンボーディングに注力している企業、コロナ禍にあっていち早くリモートでのオンボーディングに取り組んでいる企業です。

Kaizen Platform

ウェブサイトの改善サービスなど、企業のDX（デジタルトランスフォメーション）やUX（顧客体験）といった領域の戦略立案と改善施策を提供する株式会社Kaizen Platform。同社は、新入社員に「最速でPerformanceを出してもらう」ため、2017年にオンボーディングプロセスを策定し、日々改善しながら運用しています。

注目すべきはオンボーディングプランを新入社員自身が作成することです。それをもとにCTO（最高技術責任者）、メンターとで定期的に振り返りを行い、齟齬が生じないよう調整しつつ取り組みを進めていきます。

オンボーディングプロセス全体はメンターが中心に実施しますが、それ以外のメンバーも積極的に参加することで、よりよいチーム作り、よいプロダクトの創出を目指します。

＜取り組みの具体策＞

新入社員自身で作成するオンボーディングプラン

新入社員は専用のフォーマットに3か月後の目標などを記入して、全社員が見える場所に投稿します。1か月おきに振り返りを行い、目標に対してどれくらい達成できているか、またはできていないのかを可視化します。

毎日違う社員（＝ランチゲスト）と違うお店へ行くランチ

メンターが日程を調整、管理し、お店はランチゲストがオススメをチョイス。一緒に働く人たちとオフィス周辺の情報を知ってもらうことが目的です。

新入社員に求める「自分を知ってもらう努力」

入社時の自己紹介だけでなく、社内勉強会やミーティングなど、人前で話す機会を増やしてアピールする場を設け、新入社員自身にも「自分を知ってもらう努力」を促します。

1on1ミーティングの実施

デイリーや隔週など、必要に応じてメンターの裁量で実施しています。

同社のオンボーディングプロセスは、ブログなどをとおして多くの企業で共有されています。次にご紹介するGMOペパボ株式会社もそのうちの一社です。

※ 参考：Kaizen Platform｜ブログ「Kaizen Platformで行っているOnboardingプロセス」

GMOペパボ

日本最大級のハンドメイドマーケット「minne（ミンネ）」や、レンタルサーバーなどのインターネット関連サービスを手がけるGMOペパボ株式会社。同社は、とくに中途入社のエンジニア向けのオンボーディングに注力しています。

核となるのは2018年から運用している「ペパボカクテル」というオンボーディングプログラム。それまでバラツキのあった事業部ごとのエンジニア支援施策を整備し、全社統一のプログラムとして運用をはじめました。

CEOの「入社したパートナー（社員）の力を引き出して、最大限の成果を出せるような支援を行っていこう」というメッセージのもと、オンボーディングを推進しています。

＜取り組みの具体策＞

ペパボカクテル

同社が行うオンボーディングプログラムの総称です。約3か月という実施期間のゴールは、新入社員が会社・事業部・エンジニア組織の「3つの帰属」を意識できるようになることです。事業部制という組織の性質上、強くなりがちな縦のつながりだけでなく、「縦横のつながり」を作る事を目指しています。プログラムはメンターの決定や懇親会の企画、1on1ミーティングなど多彩ですが、特筆すべきは「やっていきシート」と「スケジュールランチ」。

社内でよく使われる用語「やっていき」からネーミングした「やっていきシート」は自分自身が目指したい姿を表明するもので、その実現に向けてメンターや CTL（エンジニアチームのリーダー）が支援をします。「スケジュールランチ」はシステムでエンジニア全員のランチスケジュールを管理し、ランダムにランチ相手が割り振られる仕組みになっています。

チャットでの専用チャンネルの設置

入社直後の社員の不安を解消するために「気軽に何でも聞ける場」として、「Slack」上にパブリックチャンネルを用意しています。不明な社内用語から、「ゴミを捨てる場所ってどこ？」などの素朴な疑問までフランクに書込みができるため、事業部を超えたコミュニケーションの場として活用されています。

メンターの負担軽減

メンターの負担を軽減するために、スケジュールランチの相手を変えたり、新入社員が業務で感じた質問や疑問を専用チャンネルで共有し、メンター以外のメンバーも返答できるようにするなど、チームで支える仕組みにしています。メンターの負担を減らすことで、継続的にオンボーディングに取り組める環境を構築しています。

※ GMOペパボ｜ブログ「中途入社のパートナー向けにペパボカクテルを開始しました」

メルカリ

フリマアプリなどのサービスをグローバルに展開する株式会社メルカリ。同社のオンボーディングは、必要性を感じた有志のタスクフォースによって2020年1月からスタートしました。「オフラインでのやりとり」を基本に整備を進めていましたが、コロナ禍により研修スタイルや内容を変更、リモート環境でも効率よく推進できるオンボーディングに力を注いでいます。

＜取り組みの具体策＞

オンボーディングの標準化

最初に取り組んだのが、配属先やチームによってバラツキがあったオンボーディングの標準化です。すでにあるものを一から整理し、「入社オンボーディングチェックリスト」を作成しました。入社後にすべきこと、聞くべき相手を明確にすることで円滑に業務をはじめられるよう配慮しています。

定期的なサーベイによるコンディションの見える化

新入社員がリモート環境でも問題なく業務に取り組めるよう、定期的なサーベイで状態を可視化しています。見つかった課題をもとに、仕組みの改善やフォローアップなどを行っています。

オンライン同期飲み

リモートでのオンボーディングプログラムの一環として「オンライン同期飲み」を実施しています。自己紹介用のスライドを用意する、チャットを活用するなどコミュニケーションが生まれやすい工夫をし、新入社員からも好評を得ています。

※ 参考：メルカリ採用サイト｜メルカリの人を伝えるmercan

リモートワークでのオンボーディングのポイント

新型コロナウイルスの感染拡大により、導入企業が一気に増えたリモートワーク。日本労働組合総連合会が2020年に行った調査^※では、リモートワーク経験者の8割以上が継続を希望するなど、働き方としてある程度定着しそうです。

※ 日本労働組合総連合会｜テレワークに関する調査2020

リモートワークでは物理的な距離があるため、出社する場合に比べてはるかに組織や業務の状況が伝わりにくくなります。新入社員の様子にも気づきにくくなるため、さらに配慮が必要です。

どういった点に気をつければいいのか、4つのポイントを解説します。

1必要な資料、情報をまとめる

リモートワークでは自分の周りに質問や相談できる人がいないため、問題がおきた場合は、自己解決が求められます。事前にツールの使い方や、必要なドキュメントの所在、質問をするべき人などの情報をまとめておくとスムーズに対応できます。

コロナ禍ではオンライン入社も珍しくありません。企業は受け入れ対策として、人によって組織理解にバラツキが出ないよう、ドキュメントを標準化しておくとよいでしょう。

2オンラインで実施するための環境を構築する

オンラインでの業務はもちろん、オンボーディングのための設備など、環境を整備しておく必要があります。Web会議ツール、チャットツールなどのコミュニケーションツール、e-ラーニングツールや動画コンテンツなども、オンラインでのオンボーディングには有効です。

3コミュニケーションの頻度を増やす

リモートワークでのオンボーディングではコミュニケーションの絶対量を増やす必要があります。リモートワーク環境では上司や同僚とのコミュニケーションの量が減少し、とくに新入社員は身近に聞ける人が存在しないため、仕事が行き詰ることも少なくありません。

コミュニケーションは、1回あたりの量を増やすのではなく、頻度を増やして状況を把握します。事例でも紹介したように、気兼ねなく質問できる環境づくりなども効果的です。

4サーベイを実施する

社員のコンディションを可視化するために、サーベイツールなどを利用するのも有効です。積極的にコミュニケーションできるかどうかは、新入社員の個性などにもよりますし、バラツキもあるでしょう。アンケートサービスなどを利用してモチベーションの状況を定量的に把握できれば、個別フォローもしやすくなります。

オンボーディングを効果的に実施するコツ

オンボーディングをより効率的、効果的に実施できるコツをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

入社前の受け入れ準備を徹底する

新入社員が滞りなく業務を開始できるよう、入社日に伝える情報や渡す資料を整備しておくことが重要です。パソコンやプリンタの設定、経費精算や各種業務で利用するツールなど、業務以外でも入社後に覚えることは多いものです。とくにリモートワークを実施している企業では、コミュニケーション不足に備えて、より入念な準備が欠かせません。

また入社日までにやるべきことを整理し、人事側で渡す資料、現場で用意する資料などを揃えておくのはもちろん、時間があれば入社前に新入社員とチームメンバーとの面談を設定するのも効果的です。

入社後の目標やビジョンをしっかりと共有する

オンボーディングでは目標設定やビジョンの共有が重要です。目標設定の際には新入社員にどうなってほしいかという組織からの「期待値」と、新入社員自身がどうなりたいのかという「希望やビジョン」をしっかりとすり合わせて、その延長線上に目標を設定する必要があります。目標を設定し、共有することで共通言語がうまれ、自然とコミュニケーションも活性化します。

メンターだけに任せるのではなく、チームで取り組む

オンボーディングは、特定のメンターだけに任せるのではなくチームで取り組むことが重要です。特定のメンターに任せることで、負担の増加で継続的な取り組みが難しくなると同時に、ムラが生じる可能性もあります。新入社員の状況をチームで共有して取り組むことでメンターの負担も減り、チームワークの向上も期待できます。

ツールなども活用し、効率化をはかる

最近ではHRTech領域^※でさまざまなサービスが提供されています。ITツールなどを活用することでオンボーディングの取り組みも効率化できます。タレントマネジメントツールやエンゲージメントサーベイツールなどはその一例で、オンボーディングに特化したツールもあります。ツールで効率化できれば、コミュニケーションにも時間を割けるようになるでしょう。

• ※HRTech＝人材（Human Resources：HR）＋技術（Technology）を組み合わせた造語で「人事にITを活かす」という考え方です。

まとめ

近年、新しく入ったメンバーが、早期に職場になじみ、能力を発揮できるようになるまでが「採用」という考え方も広がりつつあります。企業の文化・風土や仕組み、置かれている状況などは千差万別。それぞれの企業に合ったオンボーディングの設計や実施が、人事にとって今後ますます重要になってくるといえるでしょう。

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