【人事必見！】RPO（採用代行）とは？サービス導入で成功した事例やメリット、注意点も紹介！

RPOとは？

RPO（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用アウトソーシングとも呼ばれる、企業の人材採用を成功させるための採用代行サービスです。企業は、計画立案から母集団形成、応募者対応、選考まで、採用業務を一括してRPOサービスベンダーに委託できます。

採用業務は負荷が高いにもかかわらず、運用のためのマンパワーが足りていない企業は多いです。RPOを有効活用すれば、採用業務を効果的かつ効率的に行えます。

RPOでカバーできる業務内容

RPOでは具体的にどういった業務を依頼できるのかを紹介します。

採用計画の策定

採用計画の策定では以下の4つの内容を策定します。

• 求人要件の策定
• 採用プロセスの整理
• 各種媒体や採用手法の選定
• 体制構築

求人要件の策定では、どういった人材の採用が望ましいのか、人数は何人採用するかなどを明確にします。続いて、採用活動の開始から入社までのスケジュールを検討し、採用プロセスの整理を行います。

求人を掲載する各種媒体を決め採用手法を選定し、最後に採用計画を関係する関連部署や人事間で採用計画を確認して認識を合わせ、採用体制を構築します。

母集団形成

母集団形成も、RPOでカバーできる範囲です。各種求人媒体への出稿手続きや、エージェントへの依頼、説明会の企画・運用など、企業に興味・関心がある求職者を増やすための一連のプロセスを代行できます。

応募者対応

採用活動では、求める人材の採用を成功させるために、多くの求職者とやりとりを重ねます。

RPOを活用すると、メールや電話による応募者の受付対応や、日程調整、書類の回収・確認、質問対応などの業務を代行できます。

スクリーニング、選考、結果の通知

応募者のスクリーニングや選考も、RPOでカバーできる業務のひとつです。RPOサービスベンダーは、依頼主である企業とあらかじめ合意した選考基準に従い、書類選考や適性検査、面接などを行います。

最終的な合否は依頼主である企業の担当者側で決めますが、合否連絡はRPOサービスベンダー側で行う場合が多いです。

レポーティング、改善提案

採用の実務はRPOサービスベンダーが代行しますが、状況は常に依頼主の企業に共有されます。

採用に関するKPIを設定し可視化、レポーティングされるため、細かく進捗状況を把握できます。また、レポートをもとに現状の課題を分析するため、改善や追加施策の提案なども行われます。

RPOが注目される背景

RPOが注目される主な背景は3つです。

１つ目は採用難易度の高まりです。転職者のニーズの多様化や少子高齢化により採用の難易度が高まっている傾向にあるため、競合企業との差別化を含めた採用戦略がより重要です。

２つ目は人事業務の負荷の増大が考えられます。採用チャネルが多様化して、採用担当者の人的リソースでカバーできないケースも少なくありません。

３つ目は採用のコア業務への集中です。採用業務の人的リソースの負荷が高まると、コア業務が圧迫しやすいです。PROでは採用に関する定型業務をサービスベンダーに任せると、コア業務に集中して取り組めるでしょう。

RPOのメリット

RPOの主なメリットを3つ紹介します。

メリット1業務の負荷を軽減できる

RPOの活用により、負荷の軽減が期待できる主な業務は以下のとおりです。

• 面接日程の調整
• 合否連絡
• エントリー者への連絡や質問対応
• 適性検査の実施
• 応募書類の受付

RPOを活用し、採用担当者に負荷のある業務を一括で外部委託すると、採用担当者が本来行うべきコア業務に集中でき、大きな工数削減が期待できます。

現状分析や採用戦略の策定に時間を割け、応募者や内定者に対してきめ細かなフォローを行えます。総合的な採用力強化にもつながるでしょう。

メリット2採用活動の改善につなげやすい

RPOサービスベンダーに採用活動を外注すると、レポーティングや分析の代行も可能です。

RPOのレポートを通じて改善点なども把握しやすくなるため、PDCAを回しやすくなる効果も見込めます。単純な作業負荷が軽減すると、施策全体への評価にも集中できるでしょう。

メリット3内定率や説明会参加率の向上が期待できる

RPOによって候補者とのクイックなやり取りを実現すると同時に、独自の採用ノウハウを用いると、母集団の質を向上させられます。

結果的に、内定率の向上や辞退率の低減、説明会参加率の向上などの改善が期待できます。

RPOのデメリット

デメリット1採用ノウハウを蓄積しにくい

RPOを活用するデメリットは、自社に採用ノウハウが蓄積されにくいことです。採用業務を遂行するのはRPOサービスベンダーのため、業務改善などで成果が出ても、現場の細かなノウハウは採用担当者に引き継がれにくいです。

RPOを活用して効率的に採用活動を進めつつ、ノウハウを吸収するためにも、可能な限りRPOサービスベンダーと定例で共有の機会を設けると良いでしょう。

デメリット2任せっきりにするとミスマッチが生じる

RPOサービスベンダーに採用業務の全てを任せると、結果的にミスマッチが発生する可能性があります。求めている人材が集まらないなど、期待から大きく外れるかもしれません。

ミスマッチを防ぐためにも、RPOサービスベンダーとの最初の打ち合わせ段階で「依頼する内容と、自社で担う業務」を明確にする姿勢が大切です。

プロジェクトが進んでいる途中でも、認識のズレが生じないようコミュニケーションを入念にとりましょう。

デメリット3情報漏洩する恐れがある

採用中には、応募者の履歴書からの個人情報、企業の経営状況を知る機会も多いでしょう。

PROを依頼する際には、情報管理がしっかりとされているか、ISMS認証やプライバシーマークの認証があるかなどの確認が必要です。

RPOの導入に向いている企業の特徴

では、PROの導入に向いている企業の特徴を3つ紹介します。

人事で人手不足が起きている企業

先述したとおり、PROでは業務負荷の軽減が期待できます。

たとえば、人事部などで人手不足が発生していて、採用コア業務に集中したいと考えている企業に導入が向いているでしょう。

望む採用活動ができていない企業

母集団形成や歩留率など何かしら採用に関する悩みがあり、望む採用活動が進んでいない場合は、PROの導入により採用活動で得た情報を元にレポート作成が可能です。

事例を踏まえた課題解決が期待できるでしょう。

人材の確保と育成が進んでいない企業

人事の人手不足により人材確保が進まなかったり、指導不足により人材育成が進んでいなかったりする場合もあります。

上記のような場合、PROを導入するとプロの知見で社内環境の整備が期待できるでしょう。

アデコのRPO活用事例

最後に、アデコのPRO活用事例を6つ紹介します。

新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

B社では、新卒採用の一環で、人事部門だけではなく広報部門とも連携し、大型の自社イベントのプランを練りました。自社だけでは実現が難しかったため、イベント運営の採用に関するさまざまな業務をアウトソースしました。

課題

• 人事部門のみでは人員リソースが足りなかった
• 採用のコア業務に力を入れるため、ノンコア業務を切りわけたかった

効果

• ノンコア業務のアウトソースにより、コア業務に集中して取り組めるようになった
• 求職者に対する細やかなフォローにより、内定辞退率が大きく改善された
• 採用目標人数の達成率が向上した

グループ会社の採用活動を本社に集約、高い効率化の実現に成功

C社では業務改革の結果、本社の人事部がグループ会社の採用も担当します。人的リソースの課題を解決するため、採用サイトの設計・制作・運用や、紹介エージェントへの依頼、説明会運営、合否連絡など、採用業務全般のアウトソースを決定しました。

課題

• 現状の業務を兼任しながら複数拠点の採用活動を行うことに不安を感じる
• 人事部の増員は見込めなかった
• 業務を兼任するため募集効率を高めたかった
• 採用担当者の業務負担を可能な限り軽減したかった

効果

• 人材像を把握したスタッフの対応により、効率的な募集と選考が実現した
• ２次面接の通過率が大幅に改善した
• 予定した採用数を達成できた
• ミスマッチが減り離職率が改善した
• 募集の受付から採用決定まで、リードタイムの平均期間を短縮した
• 本社採用担当者の負担が減少した

アウトソースで海外店舗の採用に成功。さらに業務整理と管理工数を削減

海外で多店舗展開している企業では、販売スタッフを派遣・契約社員で手配したものの、管理が煩雑になってきたため、スタッフの採用や管理全般のアウトソーシングの検討をはじめました。

企業のオフィスにRPOサービスベンダーである当社の担当者が常駐し、各店舗のスタッフに対して指示を出し安定的な運営が行える結果となりました。

課題

• 海外の販売職人材を円滑に採用したい
• 販職人材に関する管理業務が煩雑
• 安定的な店舗運用を行う必要がある

効果

• 担当者の常駐により販売職人材の安定的な採用が可能になった
• 販売職人材に関する管理工数削減を実現できた
• 売上向上施策などのコア業務に集中して取り組めた

まとめ

昨今、採用難易度の高まりや人事業務の負荷増大、コア業務に集中する必要性からRPOが注目されています。RPO（採用アウトソーシング）では、採用業務を委託してコア業務に集中し、総合的な採用力を強化できる大きなメリットがあります。

社内へのノウハウの蓄積は、サービスベンダーより提供される分析資料やレビュー会などでカバーできます。

RPOサービスベンダーのノウハウを生かすと、効果的な改善サイクルを回せるでしょう。業務の効率化や、将来的な採用力強化を見据えたRPO活用を検討してみてください。

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