RPOとは？ 採用代行導入で成功した事例やメリット、委託可能業務、選び方を紹介

RPOとは？

RPO（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用アウトソーシングとも呼ばれる、企業の人材採用を成功させるための採用代行サービスです。企業は、計画立案から母集団形成、応募者対応、選考まで、採用における業務を一括してRPOサービスベンダーに委託できます。

採用業務は負荷が高いにもかかわらず、運用のためのマンパワーが足りていない企業は多くあります。RPOを有効活用することによって、採用業務を効率よく、かつ効果的に行うことが可能です。

アデコの採用アウトソーシング（RPO）

媒体出稿やエージェント依頼などの募集から、エントリー受付、選定、面接調整、応募者とのコミュニケーション、結果分析まで、採用の全プロセスをサポートします。海外のノウハウと国内で培ってきた総合人材サービスの強みを生かし、貴社の採用に関わるニーズにお応えします。

RPOでカバーできる業務内容

RPOでは具体的にどのような業務を依頼できるのでしょうか？

採用計画の策定

まずは、採用計画の策定です。RPOのサービスベンダーは、

• 採用計画の立案
• 各種媒体や採用手法の選定
• 採用プロセスの整理
• 体制構築

など、採用活動の目標を達成するための各種プランニングを行います。また、採用サイト構築や改善に関する業務を行う場合もあります。

母集団形成

母集団形成も、RPOでカバーできる範囲です。各種求人媒体への出稿手続きや、エージェントへの依頼、説明会の企画・運用など、企業に興味・関心がある求職者を増やすための一連のプロセスを代行してもらえます。

応募者対応

採用活動では、求める人材の採用を成功させるために、多くの求職者とやりとりを重ねなければなりません。RPOを活用することで、メールや電話による応募者の受付対応や、日程調整、書類の回収・確認、質問への対応などの業務を代行してもらえます。

スクリーニング、選考、結果の通知

応募者のスクリーニングや選考も、RPOでカバーできる業務の一つです。RPOサービスベンダーは、依頼主である企業とあらかじめ合意した選考基準に従い、書類選考や適性検査、面接などを行います。

最終的な合否は依頼主である企業の担当者側で決めますが、合否連絡はRPOサービスベンダー側で行う場合が多いです。

レポーティング、改善提案

採用における実務はRPOサービスベンダーが代行しますが、状況は常に依頼主の企業に共有されます。

採用に関するKPIを設定し可視化、レポーティングされるため、進捗状況について細かい情報を把握することが可能です。レポートをもとに現状の課題を分析し、改善提案や追加施策の提案なども行われます。

RPOが注目される背景

RPOが注目される背景にはどのようなものがあるのでしょうか？

採用難易度の高まり

近年日本でも転職が一般化し、労働市場は流動化しています。市場の流動化に伴って、キャリア感も多様化しているのが実情です。転職者のニーズが多様化していることから、採用の難易度も高まる傾向にあります。

また、少子高齢化も採用の難易度を高めている要因の一つです。競合企業との差別化を含めた、採用戦略がますます重要になってきています。

人事業務における負荷の増大

近年では、求人採用媒体のみならずSNSや自社採用サイトでの情報発信など、採用チャネルが多様化しています。

採用チャネルの多様化に伴い、関連する業務も増加しています。採用担当者の人的リソースではカバーできないことも少なくありません。このような背景からもRPOが注目されているのです。

採用のコア業務への集中

上述した通り現在の採用業務においては、関連する業務も多く人的リソースの負荷が高くなってしまいがちです。結果として、本来集中すべき採用戦略の策定や、重要面談などのようなコア業務が圧迫されてしまいます。

RPOは採用業務に関する定型業務をサービスベンダーに任せることができます。そうすることでコア業務に集中しやすくなります。

RPOのメリット

RPOのメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？

メリット1採用のコア業務に専念でき、採用力強化につながる

RPOの最大のメリットは、採用担当者の業務負荷を大きく軽減できることです。採用業務では、書類の確認や送付、メールや電話対応など、事務的な業務で大きな時間が割かれてしまいがちです。

RPOを活用し、採用担当者に負荷をかけていた業務を一括で外部委託することで、大きな工数削減が期待できるでしょう。採用担当者の業務負荷を軽減することで、採用担当者が本来行うべきコア業務に集中できるようになります。

現状分析や採用戦略の策定に時間を割け、応募者や内定者に対してきめ細かなフォローを行えます。総合的な採用力強化にもつながるでしょう。

メリット2採用活動の改善につなげやすい

RPOサービスベンダーに採用活動を外注するメリットの一つは、レポーティングや分析まで代行してもらえることです。

RPOのレポートを通じて改善点なども把握しやすくなることから、PDCAを回しやすくなる効果も見込めます。単純な作業負荷を軽減することで、施策全体への評価にも集中できるようになるでしょう。

メリット3内定率や説明会参加率の向上が期待できる

RPOによって候補者とのクイックなやり取りを実現すると同時に、独自の採用ノウハウを用いることで母集団そのものの質を向上させられます。その結果、内定率の向上や辞退率の低減、説明会参加率の向上などの改善が期待できます。

RPOのデメリット

RPOのデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？ 一つずつ確認していきましょう。

デメリット1採用ノウハウを蓄積しにくい

RPOを活用するデメリットは、自社に採用ノウハウが蓄積されにくいことです。基本的に、採用業務を遂行するのはRPOサービスベンダーであるため、業務改善などで成果が出ても、現場の細かなノウハウは採用担当者に引き継がれにくいケースもあります。

RPOを活用して効率的に採用活動を進めつつ、ノウハウを吸収するためにも、なるべくRPOサービスベンダーと定例で共有の機会を設けると良いでしょう。

デメリット2任せっきりにするとミスマッチが生じる

「RPOはサービスベンダーが業務全般を代行してくれるから」といって、採用業務を何もかも任せっきりにすると、結果的にミスマッチが発生する可能性があります。求めている人材が集まらないなど、期待から大きく外れる結果になってしまうかもしれません。

ミスマッチを防ぐためにも、RPOサービスベンダーとの最初の打ち合わせ段階で「どこまでを依頼し、どこまでを自社が担うか」を明確にしておくことが大切です。

また、最初だけではなくプロジェクトが進んでいる途中でも、コミュニケーションをしっかりと行い、認識のズレが生じないようにしましょう。

RPOを依頼する際の流れ

RPOを導入する際の流れについて理解しておくことで、効率的に導入を進められます。それぞれ具体的に見ていきましょう。

1これまでの採用活動における情報をまとめておく

依頼前には、自社におけるこれまでの採用活動の傾向や課題などをまとめておきましょう。改善点や重視して相談・依頼すべきポイントが明確になり、ヒアリングもスムーズに進みます。

2ベンダーによるヒアリング

RPOを依頼する際は、採用活動における課題や目標、ニーズなどをRPOサービスベンダーとすり合わせるためのヒアリングが行われます。上述した通り、スムーズにアウトソースが進むように、過去の実績など、あらかじめ社内で必要な情報を収集し、整理しておきましょう。

3提案プランの検討

ヒアリングの内容をもとに、RPOサービスベンダーから課題解決、目標達成のための提案が行われます。一般的に、プランの提案までは無料です。
より自社にマッチしたRPOサービスベンダーを選ぶためには、一社だけに相談するのではなく、複数社のプランを比較してみるのが有効です。

4基本契約などの締結

プランに合意してアウトソースするRPOサービスベンダーが決まったら、業務委託基本契約など、必要な契約を取り交わします。契約については、自社の法務部門や顧問弁護士を通じて、リーガルチェックを行いましょう。

5体制の準備

必要な契約を締結した後は、RPOサービスベンダー側で、必要な業務設計やリクルーターの人員確保といった、委託業務をスタートさせるための体制構築が行われます。体制が構築されたら、あらかじめ合意した業務仕様書に基づいて、RPOの運用がスタートします。

6モニタリングや定例会の実施

運用が始まったら、事前に設定したKPIをモニタリングします。さらに定例会など情報共有の場を設けることで、業務の改善を図ります。
前述のとおり、RPOサービスベンダーに任せっきりにすると、ミスマッチが発生してしまうかもしれません。採用活動をより効果的に行うためにも、定期的に振り返りを行い、コミュニケーションを取りながら業務改善につなげましょう。

サービスを比較する際のポイント

RPOサービスベンダーを比較する際のポイントを確認しておきましょう。

対応品質

まず、RPOサービスベンダーを比較する際にチェックするべきポイントは、対応品質や、品質維持・向上のための体制です。

RPOの場合、採用候補者に対して、いわば会社の顔として窓口に立って対応するのは、自社の採用担当者ではなくRPOサービスベンダーの担当者です。ちょっとしたメールや電話での行き違いによって、採用候補者が担当者に対して違和感を覚え、選考を辞退するなどの機会損失が生じるケースも起こり得ます。

RPOサービスベンダーが候補者に対して、どういった対応品質を提供しているかを確認しておくのは、重要です。営業担当の対応なども、対応品質を測る参考材料になります。

実績や事例の豊富さ

RPOサービスベンダーの採用実績や成功事例なども、比較の際の重要なチェックポイントです。「大型プロジェクトを多く手がける」「新卒に強い」など、RPOサービスベンダーによって得意不得意もあります。

そのため、これまで手掛けたプロジェクトの実績や、その成功事例などを確認し、ベンダーの得意分野と自社の相性の良さを確認しましょう。

自社に近い業種業態の実績が豊富にあるかどうかも知っておきたいポイントです。マッチするかを確かめるためには、RPOを行う目的や課題について、あらかじめ自社内において整理したうえでベンダーを比較検討する必要があります。

プライバシーマーク取得などの情報管理体制

採用業務では応募者の個人情報を取り扱います。RPOサービスベンダーを選ぶ際は、個人情報の管理体制についてもチェックしましょう。

ベンダーがきっかけでトラブルが発生した場合でも、世間のイメージの低下につながるのは、採用を行っている企業です。自社を守るためにも、プライバシーマーク取得などの情報管理体制について、事前に確認しておくのが大切です。

アデコのRPO活用事例

新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

B社では、新卒採用の一環で、人事部門だけではなく広報部門とも連携し、大型の自社イベントのプランを練っていました。自社だけでは実現が難しかったため、イベント運営など、採用に関するさまざまな業務をアウトソースすることにしました。

課題

• 人事部門のみでは人員リソースが足りなかった
• 採用のコア業務に力を入れるため、ノンコア業務を切り分けたかった

効果

• ノンコア業務をアウトソースしたことで、コア業務に集中できるようになった
• 求職者に対する細やかなフォローにより、内定辞退率が大きく改善された
• 採用目標人数の達成率が向上した

グループ会社の採用活動を本社に集約、高い効率化の実現に成功

C社では業務改革の結果、本社の人事部がグループ会社の採用も担当することになりました。人的リソースの課題を解決するため、採用サイトの設計・制作・運用や、紹介エージェントへの依頼、説明会運営、合否連絡など、採用における業務全般をアウトソースすることにしました。

課題

• 現状の業務を兼任しながらの複数拠点の採用活動に不安を感じていた
• 人事部の増員は見込めなかった
• 業務を兼任するため募集効率を高めたかった
• 採用担当者の業務における負担をできる限り軽減したかった

効果

• 人材像を把握したスタッフの対応により、効率的な募集と選考が実現した
• 2次面接の通過率が大幅に改善した
• 年間で予定していた採用数を達成できた
• ミスマッチが減ったことで離職率が改善した
• 募集の受付から採用決定まで、リードタイムの平均期間を短縮した
• 本社採用担当者の負担が減少した

アウトソースで海外店舗の採用に成功。さらに業務整理と管理工数を削減

海外で多店舗展開している企業は、販売スタッフを派遣・契約社員にて手配していました。管理が煩雑になってきたことから、スタッフの採用や管理全般のアウトソーシングを検討することに。

企業のオフィスにRPOサービスベンダーである当社の担当者が常駐することで、各店舗のスタッフに対して指示を出し安定的な運営が行える結果となりました。

課題

• 海外の販売職人材を円滑に採用したい
• 販職人材に関する管理業務が煩雑になっている
• 安定的な店舗運用を行う必要がある

効果

• 担当者が常駐することで販売職人材を安定的に採用できるようになった
• 販売職人材に関する管理工数削減を実現できた
• 売上向上施策などのコア業務に集中できるようになった

RPOを効果的に活用するために

RPOを効果的に活用するためにはどのような点に留意するべきなのでしょうか？　3つご紹介します。

自社にあったベンダー選び

RPOの活用には、自社に合ったベンダー選定が大切です。RPOベンダーによって特色があるので、採用業務のなかでも特にどの部分を依頼したいのか、明確にしておきましょう。

採用戦略をしっかりと検討する

コア業務に専念できるようになったら、「選んでもらう企業になる」という視点を持ち業務を見直しましょう。アウトソース後の採用マーケティング、HRBPといった自社が担うべき戦略的業務やその方針をあらかじめ整理しておきましょう。

ベンダーとコミュニケーション取りながらPDCAを回す

RPOサービスベンダーに依頼を行った後の運用面では、都度採用プロセスにおける進捗を可視化し、分析しつつ改善点を探っていきます。

委託先であるRPOサービスベンダーとコミュニケーションを密に行い、レビュー会などで情報共有を心掛けると、うまくPDCAを回せます。

まとめ

近年、採用難易度の高まりや人事業務における負荷の増大、コア業務に集中する必要性からRPOが注目されています。RPO（採用アウトソーシング）には、採用業務を委託することでコア業務に集中し、総合的な採用力を強化できるという大きなメリットがあります。

社内へのノウハウの蓄積は、サービスベンダーより提供される分析資料やレビュー会などでカバーできます。

RPOサービスベンダーのノウハウを生かすことで、効果的な改善サイクルを回せるでしょう。業務の効率化はもちろん、将来的な採用力強化を見据えたRPO活用を検討してみてください。

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