RPOとは? メリットや委託できる採用業務、委託先選びのポイントを徹底解説

採用サイトの設計・制作・運用や、募集媒体の調査・選定、説明会運営、面接、内定者フォローなど、多岐にわたる採用業務。採用担当者の負担が大きく、「人的リソースが足りない」「コア業務に取り組む時間がなかなか取れない」と悩む企業は少なくありません。こうした採用における企業の課題を解決する手立てのひとつが、RPO(Recruitment Process Outsourcing)です。

そこで今回は、RPOとはどういったサービスなのか、RPOを活用するメリット・デメリット、RPOサービスを比較する際にチェックするべきポイントなどについてわかりやすく解説します。

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RPOとは?

RPO(Recruitment Process Outsourcing)とは、採用アウトソーシングとも呼ばれる、企業の人材採用を成功させるための採用代行サービスです。企業は、計画立案から母集団形成、応募者対応、選考まで、採用における業務を一括してRPOサービスベンダーに委託できます。

採用業務は負荷が高いにもかかわらず、運用のためのマンパワーが足りていない企業は多くあります。RPOを有効活用することによって、採用業務を効率よく、かつ効果的に行うことが可能です。

RPOとその他の採用手法との違い

人材採用を行う場合、通常は求人広告や人材紹介といった手法を利用します。求人広告を出す際は、求人票の作成や求人ページの原稿作成など、広告出稿における業務も自社で行う必要があります。RPOではRPOサービスベンダーがこれらすべてを代行してくれるのです。

また、人材紹介エージェントへの依頼ややりとりなども、RPOサービスベンダーが一括して代行してくれます。そのため、採用業務に関する負荷を大きく軽減することが可能です。

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近年、社内業務の一部を外部委託するBPOが注目され、活用する企業が増加傾向にあります。こうした背景には、労働人口減少と景気回復による人手不足が挙げられますが、本来、BPO活用は経営課題の解決を目的にするものです。企業にとって、BPOの活用は具体的にどのような経営的メリットがあるのでしょうか。

アデコの採用アウトソーシング(RPO)

媒体出稿やエージェント依頼などの募集から、エントリー受付、選定、面接調整、応募者とのコミュニケーション、結果分析まで、採用の全プロセスをサポートします。海外のノウハウと国内で培ってきた総合人材サービスの強みを生かし、貴社の採用に関わるニーズにお応えします。

RPOでカバーできる業務内容

RPO運営体制

RPOでは採用計画の立案から選考まで、採用における業務全般を委託できます。では、具体的にどのような業務を依頼できるのでしょうか?

採用計画の策定

まずは、採用計画の策定です。RPOサービスベンダーは、採用計画の立案、各種媒体や採用手法の選定、採用プロセスの整理、体制構築など、採用活動の目標を達成するための各種プランニングを行います。また、採用サイト構築や改善に関する業務を行う場合もあります。

母集団形成

母集団形成に関する業務も、RPOでカバーできる範囲です。各種求人媒体への出稿手続きや、エージェントへの依頼、説明会の企画・運用など、企業に興味・関心を持つ求職者を増やすための一連のプロセスを代行してもらえます。

応募者対応

採用活動では、求める人材の採用を成功させるために、多くの求職者とやりとりを重ねなければなりません。RPOを活用することで、メールや電話による応募者の受付対応や、日程調整、書類の回収・確認、質問への対応など、応募者への対応業務を代行してもらえます。

スクリーニング、選考

応募者のスクリーニングや選考も、RPOでカバーできる業務のひとつです。RPOサービスベンダーは、依頼を受けた企業と相談の上であらかじめ定めた選考基準に従い、書類選考や適性検査、面接などを行います。

最終的な合否は依頼主である企業の担当者側で決めますが、合否連絡はRPOサービスベンダー側で行うパターンがメインです。

レポーティング、改善提案

採用における実務はRPOサービスベンダーが代行しますが、状況は常に依頼主の企業に共有されています。採用に関するKPIを設定して可視化し、レポーティングされるため、進捗状況について細かい情報を把握することが可能です。

また、レポートをもとに現状の課題を分析し、改善提案や追加施策の提案なども行われます。

RPOのメリット

RPOを活用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか?

メリット1採用業務の負荷を軽減できる

RPOの最大のメリットは、採用担当の業務負荷を大きく軽減できることです。採用業務では、書類の確認や送付、メールや電話対応など、事務的な業務で大きな時間が割かれてしまいがちです。そこでRPOを活用し、採用担当者に負荷をかけていた業務を一括で委託することで、大きな工数削減が期待できます。

メリット2採用のコア業務に集中できる

事務的な業務を委託し、採用の業務負荷を軽減することで、採用担当者が本来行うべきコア業務に集中できるようになります。

工数が削減された分、採用活動の現状分析を行って戦略を練ったり、応募者や内定者に対してきめ細かなフォローを行ったりすることで、採用活動の質的向上にもつながるでしょう。

メリット3経験に裏打ちされた採用ノウハウを採り入れられる

RPOサービスベンダーは、数多くの企業の採用業務を代行してきた「人材採用のプロフェッショナル」です。そうした企業に自社の業務をアウトソースすることで、彼らのノウハウを活用でき、効果的に採用活動を進められます。

企業によっては兼任で採用業務を行い、十分な時間が取れず、思うように採用ノウハウが蓄積していない場合もあるでしょう。RPOを活用することで、経験豊富なプロフェッショナルからアドバイスを得られ、これまでじっくり検討する時間がなかった新しい採用施策にも挑戦できます。

メリット4内定率や説明会参加率の向上が期待できる

RPOを行うことで、内定率や説明会参加率の向上というメリットも期待できます。採用業務の負荷が高まり、現状分析にまで手が回らなくなるケースは少なくありません。RPOを有効活用することで、現状の課題を可視化して、プロの視点から改善のアドバイスを得られ、採用活動のPDCAを回すことができます。

その結果、内定率の向上や辞退率の低減、説明会参加率の向上などの改善が期待できるのです。

RPOのデメリット

RPOには「業務負担を軽減できる」「コア業務に集中できる」といったメリットがある一方、デメリットも存在します。

デメリット1自社に採用ノウハウが蓄積されにくい

RPOを活用するデメリットは、自社に採用ノウハウが蓄積されにくいことです。基本的に、採用業務を遂行するのはRPOサービスベンダーであるため、業務改善などで成果が出ても、現場の細かなノウハウは採用担当者に引き継がれにくいケースもあります。

RPOを活用して効率的に採用活動を進めつつ、ノウハウを吸収するためにも、なるべくRPOサービスベンダーと定例で共有の機会を設けるとよいでしょう。

デメリット2任せっきりにするとミスマッチが生じる

「RPOはサービスベンダーが業務全般を代行してくれるから」といって、採用業務を何もかも任せっきりにすると、結果的にミスマッチが発生する可能性があります。求めている人材が集まらないなど、期待から大きく外れる結果になってしまうかもしれません。

ミスマッチを防ぐためにも、RPOサービスベンダーとの最初の打ち合わせ段階で「どこまでを依頼し、どこまでを自社が担うか」を明確にしておくことが必要です。また、最初だけではなくプロジェクトが進んでいる途中でも、コミュニケーションをしっかりと行い、認識のズレが生じないようにしましょう。

RPOを依頼する際の流れ

「自社の膨大な採用業務を、どうアウトソースしていくのかイメージがつかない」という場合もあるかもしれません。そこで、実際にRPOを依頼することが決まった際の流れを押さえておきましょう。

1ベンダーによるヒアリング

RPOを依頼する際は、採用活動における課題や目標、ニーズなどをRPOサービスベンダーとすり合わせのためのヒアリングが行われます。スムーズにアウトソースが進むように、過去の実績など、あらかじめ社内で必要な情報を収集し、整理しておきましょう。

2提案プランの検討

次は、ヒアリングの内容をもとに、RPOサービスベンダーから課題解決、目標達成のための提案が行われます。一般的に、プランの提案までは無料です。より自社にマッチしたRPOサービスベンダーを選ぶためには、一社だけに相談するのではなく、複数社のプランを比較してみるのが有効です。

3基本契約などの締結

プランに合意してアウトソースするRPOサービスベンダーが決まったら、業務委託基本契約など、必要な契約を取り交わします。契約については、自社の法務部門や顧問弁護士を通じて、リーガルチェックを行いましょう。

4体制の準備

必要な契約を締結したあとは、RPOサービスベンダー側で、必要な業務設計やリクルーターなどの人員確保といった、委託業務をスタートさせるための体制構築が行われます。

体制が構築されたら、あらかじめ合意した業務仕様書にもとづいて、アウトソースの運用がスタートします。

5モニタリングや定例会の実施

運用が始まったら、事前に設定したKPIをモニタリングし、定例会など情報共有の場を設けることで、業務の改善を図ります。

前述のとおり、RPOサービスベンダーに任せっきりにすると、ミスマッチが発生してしまうかもしれません。採用活動をより効果的に行うためにも、定期的に振り返りを行い、コミュニケーションを取りながら業務改善につなげましょう。

RPOにかかる料金

RPOにかかる料金を大まかに分けると、月額固定制・成果報酬制・オーダーメイドの3タイプです。「どこまでの業務をアウトソースするか」「スタッフは何人必要か」「スタッフは常駐か、非常駐か」など、契約内容や条件によって料金は異なります。

月額固定制の場合、業務全般ではなく最低限度の業務を代行する場合は、数万円から委託できるRPOサービスベンダーもありますが、同じ月額固定制の場合でも、よりアウトソースする業務範囲が広い場合は、数十万円程度が必要になるケースもあります。

RPOサービスを比較する際の3つのポイント

一概にRPOサービスベンダーといっても、すべての企業のサービス品質が同じわけではありません。契約を交わして運用をスタートさせてから「イメージと違うかもしれない」と後悔しないよう、ベンダーを比較する際にチェックするべき3つのポイントを紹介します。

接客品質

まず、RPOサービスベンダーを比較する際にチェックするべきポイントは、接客品質や、品質維持・向上のための体制です。

RPOの場合、採用候補者に対して、いわば会社の顔として窓口に立って対応するのは、自社の採用担当者ではなくRPOサービスベンダーのスタッフです。ちょっとしたメールや電話での行き違いによって、採用候補者が担当者に対して違和感を覚え、選考を辞退するなどの機会損失が生じるケースも起こり得ます。

そのため、RPOサービスベンダーが採用候補者に対して、どのレベルの接客品質を提供しているのかを確認しておくのは、重要な要素といえるでしょう。営業担当の対応なども、接客品質を測る参考材料になります。

実績や事例

RPOサービスベンダーの採用実績や成功事例なども、比較の際に重要なチェックポイントです。「大型プロジェクトを多く手がける」「新卒に強い」など、RPOサービスベンダーによって得意不得意があります。そのため、これまで手がけたプロジェクトの実績や、その成功事例などを確認し、ベンダーの得意分野と自社の相性の良さを確認しましょう。

マッチするかを確かめるためには、RPOを行う目的や課題について、あらかじめ自社内で整理したうえでベンダーを比較検討する必要があります。

プライバシーマーク取得などの情報管理体制

採用業務では応募者の個人情報を取り扱うため、RPOサービスベンダーを選ぶ際は、個人情報の管理体制についてもチェックしましょう。ベンダーがきっかけでトラブルが発生した場合でも、世間のイメージの低下につながるのは、採用を行っている企業です。

自社を守るためにも、プライバシーマーク取得などの情報管理体制について、事前に確認しておくのが大切です。

RPO活用事例

RPOを活用して採用業務をアウトソースしたことで、採用課題を解決した企業の成功事例を紹介しましょう。

自社採用の経験者やノウハウもなく、限られた予算で全国数十名の採用を成功

A社では急激な業務拡大により、全国を対象として数カ月のあいだに数十名を採用することになりました。そこで、採用サイト設計・制作・運営から、合否連絡まで、幅広い採用業務をアウトソースすることにしました。

課題
  • しばらく中途採用をしておらず採用経験者や、採用ノウハウがなくなってしまった
  • 採用活動を行うための人的リソースが不足していた
  • 予算が限られていたため、外部の人材紹介会社への依頼ができなかった
効果
  • 求める人材像を深く把握したスタッフが、募集媒体の調査・選定や説明会の運営を実施したことで、志望率の高い求職者母集団の形成が実現した
  • 効率的かつ効果的に母集団形成を行ったことで、募集にかかるコストを削減した
  • 全国に配置する予定の人材を短期間で採用できた

 

事例詳細
自社採用の経験者やノウハウもなく、限られた予算で全国数十名の採用を成功

「採用コストを抑え、全国で数十名の採用を行いたい」という企業さまの事例をもとに、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

B社では、新卒採用の一環で、人事部門だけではなく広報部門とも連携し、大型の自社イベントのプランを練っていました。自社だけでは実現が難しかったため、企画していたイベント運営やノンコア業務など、採用に関するさまざまな業務をアウトソースすることにしました。

課題
  • 人事部門のみでは人員リソースが足りなかった
  • 採用のコア業務に力を入れるため、ノンコア業務を切り分けたかった
効果
  • ノンコア業務をアウトソースしたことで、コア業務に集中できるようになった
  • 求職者に対する細やかなフォローにより、内定辞退率が大きく改善された
  • 採用目標人数の達成率が向上した

 

事例詳細
新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

「採用業務に関わるコア業務に集中したい」という企業さまの事例をもとに、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

本社人事部がグループ会社の採用を実施。人員構成の変更なく高い効率化を実現

C社では業務改革の結果、本社の人事部がグループ会社の採用も担当することになりました。人的リソースの課題を解決するため、採用サイトの設計・制作・運用や、紹介エージェントへの依頼、説明会運営、合否連絡など、採用における業務全般をアウトソースすることにしました。

課題
  • 現状の業務を兼任しながらの複数拠点の採用活動に不安を感じていた
  • 人事部の増員は見込めなかった
  • 業務を兼任するため募集効率を高めたかった
  • 採用担当者の業務における負担をできる限り軽減したかった
効果
  • 人材像を把握したスタッフの対応により、効率的な募集と選考が実現した
  • 2次面接の通過率が大幅に改善した
  • 年間で予定していた採用数を達成できた
  • ミスマッチが減ったことで離職率が改善した
  • 募集の受付から採用決定まで、リードタイムの平均期間を短縮した
  • 本社採用担当者の負担が減少した

 

事例詳細
本社人事部がグループ会社の採用を実施。人員構成の変更なく高い効率化を実現

「採用担当者の工数の負担軽減をしたい、募集効率を高めたい」という企業さまの事例をもとに、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

まとめ

採用のプロフェッショナルに採用業務を委託することで、「コア業務に集中できる」「経験に基づいたノウハウを取り入れられる」などのメリットを得られるRPO。業務負担が大きくてコア業務に力を入れられない企業や、求める人材をなかなか採用できていないと感じる企業は、RPOの活用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

ただし、企業の成長に大きな影響を与える人材採用を委託するRPOサービスベンダーは慎重に比較検討しなければなりません。

委託した業務のみを淡々とさばいていくベンダーではなく、採用の成功はもちろん、自社の一員として企業の成長まで視野に入れて考えられるベンダーを選びましょう。

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