近年、労働人口減少と景気回復による人手不足を背景に、社内業務の一部を外部委託するBPOを活用する企業が増加傾向にあります。しかし、本来、BPO活用は経営課題の解決を目的とするものです。
企業にとって、BPO活用はどのような経営的メリットがあるのでしょうか。本記事では、「そもそもBPOとはどのようなものか」「対象業務」「BPOを進める際のポイント」などをわかりやすく解説します。
人事用語に関するお役立ち情報をお送りいたします。
BPOサービスとは？
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、企業における業務プロセスの一部を外部委託することです。
社内でのシステム業務や人事、経理業務などを外部委託することで経費節減に繋がるなど、BPOの導入でさまざまなメリットを受けられることから、多くの企業で導入されています。
BPOとアウトソーシングの違い
BPO自社業務の一部や単純な業務を一時的に外部委託するサービスをアウトソーシングといい、これまでも多くの企業で活用されてきました。
BPOはアウトソーシングよりも対象とする業務範囲を拡大し、業務の企画や設計、分析、実行などを一括して委託するサービスです。
BPOが必要とされる背景
現在の経営環境においてBPOが必要とされているのは、環境変化への迅速な対応と人材活用の柔軟化が期待されているからです。
グローバル化などにより、ビジネス環境は日増しに変化が激しくなっています。 必要な人材をすべて自社で採用・育成するにはコストと時間がかかり、市場環境が急激に変化した際、迅速に対応できない可能性が高くなります。
現在の経営においては、市場環境の変化に合わせた事業拡大・縮小や新規事業の創出など、「切れ目のない経営革新」が欠かせません。
とくに新規事業創出のような「持たざる人材資源」を必要とする場合、人材をどうやって確保するのかが最大の課題になるでしょう。
このような経営課題を解決する手段の一つとして、BPOが注目されるようになりました。
BPOを活用することで効果が見込める業務領域
BPOの効果が見込める業務領域にはどのようなものがあるのでしょうか。一つずつ見ていきましょう。
人材採用業務
BPOの対象となる業務領域として、人材採用業務があります。人事業務のなかでも、特に採用 業務は負荷が高い業務の一つです。人材採用計画の策定、人材の募集、書類選考、面接選考、採用決定、内定通知など、採用における一連の業務をBPO化できます。
上記のような採用業務をトータルでアウトソーシングできる「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」というサービスも存在します。
人事担当者は、定型業務などをアウトソースすることで、選考や内定者のフォローなど、コア業務（直接業務）に集中できるでしょう。
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BPO活用のメリット
BPO活用のメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
メリット 1 人的リソースの有効活用
業務プロセスの外部委託は、貴重な人的リソースの浪費防止とコア業務（直接業務）への人的リソースの集中を実現し、迅速な事業展開を可能にします。またコストリーダーシップ戦略、差別化戦略などによる自社の競争優位性を高める経営も、BPOを活用すれば人材確保面で容易になります。
メリット 2 業務品質の向上
社員では対応できない専門的な業務知識・スキルを活用できるので、高品質な業務処理が可能になります。また法改正時や最新技術への対応を迅速化することも期待できるでしょう。
メリット 3 コスト削減
業務プロセスの外部委託は業務の効率化を可能とし、それは当該業務のコスト削減を意味します。加えて、当該業務に必要だった人員・設備等の固定費を外部委託費として計上することにより、固定費の変動費化が図れます。
BPO活用のデメリット
BPO活用のデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
デメリット 1 業務ノウハウの社内蓄積が困難
業務プロセスを一括して外部委託すると、当該業務ノウハウの社内蓄積が困難になります。また、業務プロセスを外部委託から社内処理へ戻す際は、組織の再編成や人材育成など多くの時間と経営資源が必要となるほか、業務品質が低下する可能性もあります。
デメリット 2機密情報などの情報漏えい
BPOを行う際には、財務諸表や顧客情報などの機密情報を提供するケースもあります。万が一、委託先から情報漏えいが発覚した場合は、損害賠償など大きなトラブルに発展する恐れがあります。
トラブルを未然に防ぐためにも、委託先の企業を検討するときは、プライバシーマークや ISMSの取得など、情報管理体制をしっかりと評価することが重要です。
BPOの主な契約形態
BPOを利用する場合、委託先の企業との間で業務委託契約を締結します。業務委託契約には「請負契約」と「委任契約、準委任契約」の契約形態があります。請負や委任、準委任については民法に規定があり、責任の範囲などに違いがあります。
請負契約
請負契約は、受注者が業務を完成させることを約束し、発注者が成果物に対して報酬を支払う契約のことです。請負契約の場合、全ての業務を委託することとなり、委託した業務の達成に対して報酬が支払われます。そのため、成果物に欠陥があるとその責任は受託者が負うこととなります。
委任契約、準委任契約
委任契約は、法律行為を委任する際に利用される契約のことで、準委任契約は、法律行為を伴わない場合に利用される契約形態です。委任契約は BPOでは利用されることが少なく、準委任契約は事務処理やデータ入力などの業務を委託する際に利用されます。委任契約や準委任契約の場合、請負契約と異なり受注者に業務達成の義務がなく、成果物に期待した効果得られなかった場合でも、業務処理の対価として報酬が支払われます。
BPOの進め方や導入時のポイント
BPO導入時のポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。
BPO活用目的の明確化
BPO導入に際しては、最初に活用目的を明確化します。目的が曖昧になると BPO活用のメリットは薄れ、デメリットが目立つ可能性が高まるので注意が必要です。
BPO対象業務領域の明確化
BPO活用のメリットを最大化するためには、自社業務のどの領域を外部委託するのかを明確化する必要があります。
そのためには上述した手順 1 の「現状の業務分析と可視化」において対象業務領域、活用効果、業務プロセスの統一の 3 点を念頭に、自社の全業務の棚卸を行ってみましょう。具体的には以下のとおりです。
- 対象業務領域
- 活用効果
- 業務プロセスの統一
BPOの対象業務領域は、一般にノンコア業務（間接業務）です。したがって自社の全業務を棚卸し、自社の社員が担当するコア業務（直接業務）と外部委託するノンコア業務（間接業務）の分別をしなければなりません。
一般に定型業務は業務プロセスの見直しや最適化が容易なので、BPOを活用すれば大幅な コスト削減効果が期待できます。非定型業務の場合も、BPOを活用すれば BPOサービスベ ンダが有する専門的な業務知識・スキルを利用できるので、業務品質が高まる可能性があります。
BPOの活用においては人材採用業務、経理業務など単一業務の外部委託ではメリットが薄く、複数業務を組み合わせた外部委託により業務の全体最適化が可能になります。この全体最適化を図るためには、業務プロセスの統一が不可欠です。
BPO・アウトソーシングサービス
Adeccoではアウトソーシングサービスを提供しています。25年以上の経験と800名のプロフェッショナルが、お客様の課題発見や解決を図り、業務の最適化を行います。
事務や営業、採用など、幅広い業務に対応しているため、アウトソーシングを導入する際は、ぜひご検討ください。
BPOサービス企業を選定する際の注意事項
BPOサービスベンダの選定においては、次の事項の確認が重要です。
- BPOサービスの提供実績
- 外部委託対象業務に対する専門性
- 情報セキュリティに対するリスク意識のレベルと情報セキュリティ管理体制のレベル
- 業務受託のキャパシティ
- 業務受託料の適正さ
- BCP（事業継続計画）対策の有無
AdeccoのデジタルBPOソリューション
Adeccoが提供するデジタルBPOソリューションについてご紹介していきます。
BPOデジタルBPOとは
デジタルBPOは、ITツールやシステムを活用したBPOでコストや残業の削減や業務の効率化などが期待できるDX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みの一つとして注目されています。
AdeccoのデジタルBPOサービスでは、RPAやAI-OCRといった各種ITツールを駆使した支援が可能です。
たとえば、以下のような目標を達成できます。- 業務の視える化 AI活用で業務を可視化し、RPAなどのデジタル技術で対応可能な業務を判定
- 紙、書類のテキスト化 学習能力のあるAI-OCRで帳票や書類に書かれている内容を自動でデータ化
- 入力を自動化 RPAを活用し業務品質を保ちながら生産性を向上
- マネジメント、コンサルティング ツールを活用したレポーティングやコンサルティングまで実施
これまでの企業支援により蓄積されたノウハウを活用し、それぞれの業務に合った提案を行います。また、業務の調査からBPO化の提案、業務フロー構築まで半年程度を目安に体制を構築します。PDCAサイクル化や結果を踏まえた改善提案も可能なため業務の効率化が期待できるでしょう。
デジタルBPO（ITツール×アウトソーシング）
Adeccoでは、AIを搭載したデジタルBPOサービスを提供しています。業務の「見える化」「効率化」「自動化」を図り、生産性向上が期待できます。
AIなどITツールを活用したBPOの導入の流れ
デジタルBPOの流れとしては、AIを使って従業員の業務を可視化し、定型業務の内容や量を分析しています。そのうえで、定型業務をRPAに置き換えたり、OCRを導入したりといったコンサルティングを行います。
AIで業務を可視化することで、人力で一つずつ業務の詳細を洗い出すよりも、効率的かつ正確に業務を仕分けられることがポイントです。
まとめ
BPOは、激しく変化するビジネス環境により素早く対応するための優れた手段です。事業リスクを極小化するとともに、成長事業やコア事業へ経営資源を集中する経営手法としてさらに重要性が増しています。
コア業務（直接業務）とノンコア業務（間接業務）を正しく切り分けたうえで専門家に一任するというのは理にかなっています。ただし、効果が見込める業務領域をきちんと見極めて実施しましょう。
BPOは生産性向上を図る経営資源の再配分という経営的側面も持っています。単なる外注ではなく、経営改革の一環としての活用が「BPOの賢い使い方」であるといえるでしょう。
Adeccoでは、上記のような人事関連のキーワードを分かりやすくまとめ、定期的に更新しております。
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