1on1ミーティングとは? 意味やメリット、話すことがない場合の対処法や事例など

上司と部下が1対1で話し合う「1on1ミーティング」。多くの企業が導入しているもののうまくいかず、なかなか効果を実感できないという担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、1on1ミーティングとは何なのか、あらためて整理したうえで、導入するメリットや効果を上げている企業の事例、うまくいかない原因や対処法、効果的に進めるコツや研修方法についてなど、1on1ミーティングについて幅広くご紹介していきます。

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1on1ミーティングとは

1on1ミーティングは、もともと米国のシリコンバレー企業が取り組みはじめたマネジメントの手法です。半導体メーカーの巨人、インテルがはじめたといわれていて、同社においては上司と部下の関係性構築のうえで欠かせない取り組みとなっています。

1on1ミーティングは、部下が主役となり、上司と1対1で行います。頻度は週1回から月1回ほどで定期的に開催し、部下は業務の課題や悩みを上司と共有するというスタイルです。上司は部下の話を真摯に聴き、フィードバックを行います。

今では国内でも多くの企業が採り入れ、なかでもヤフーの取り組みはメディアなどでも話題になりました。

1on1ミーティングは、1対1の面談と何が違う?

1対1の面談は、部下の評価や進捗管理などを目的とするもので、上司から部下への一方的なコミュニケーションになりがちでした。上司が主役、上司目線のミーティングだといえます。一方通行のコミュニケーションなため、信頼関係を築くことも難しくなっていました。

一方で1on1ミーティングは、部下がどのようなキャリアを目指しているのか、どういう悩みを持っているのかを把握して部下との信頼関係を構築し、部下の自主的な行動を促すためのコミュニケーションを目的としています。部下が主役、部下目線のミーティングです。そのため一方的なコミュニケーションではなく、対話型の質の高いコミュニケーションができます。

双方向のコミュニケーションでは、部下の情報を引き出すことで上司の考えに変化をもたらし、新しい方針やビジョンをフィードバックすることができるのです。また部下の視点でも、自分の意見が採用される機会が増えることで、モチベーションが上がり、意欲的に行動する動機となります。

このように、質の高いコミュニケーションが生む成功の循環によって、最終的に部下が自主的に行動できるようになることが1on1と1対1の面談の大きな違いといえるでしょう。

1on1が注目されるようになった時代背景とは

1on1ミーティングが注目されるようになった時代背景のひとつとして、労働人口の減少が考えられます。厚生労働省が公開している労働力人口の推移によると、2000(平成12)年の6,766万人から2012(平成24)年には6,565万人へと減少しました。危機感を持った政府の対策などで2019(令和元)年には6,886万人と少し持ち直したものの、労働力人口は今後も減少していくことが予想されています。

また、企業のグローバル化により競争環境も変化しており、企業としては先を見通すことが難しい時代でもあります。そのため、個々の社員の主体性や創造性を高め、変化に柔軟に対応していくことが重要になってきているのです。

1on1ミーティングはこうした時代背景にマッチしたコミュニケーションツールといわれています。労働人口が減少し、人材が流動的になっている現在でも質の高いコミュニケーションを実現することで社員の流出を抑え、モチベーションを維持することが可能な1on1は重要度が高まってきています。

1on1ミーティングを導入するメリット

注目度が高まる1on1ミーティング。導入すればどのような効果が期待できるのか、代表的な4つのメリットをご紹介します。

メリット1エンゲージメントの向上

1on1ミーティングを正しく行うことで、従業員のエンゲージメントを高められます。会社に対する愛着や思い入れが上がり、従業員と会社の絆が深くなるというメリットです。まずコミュニケーション頻度が増すことで、上司と部下との信頼関係が向上します。

上司は定期的にミーティングを行うことで、部下が抱えている現状を正確に把握できます。その解決方法のヒントや気づきを与え、一緒に考えることで、部下が自ら課題を解決できるのです。部下は自らが課題を解決することによって達成感が得られ、仕事へのモチベーションも高まります。

メリット2持続的な人材育成

1on1ミーティングを定期的に行うことで、持続的な人材育成ができるというメリットもあります。1on1ミーティングでは業務の内容を振り返ることで、気づきを再確認できます。得られた気づきを日々の業務に反映することで、さらなる成長につながるのです。それらの気づきをチーム内で共有することで、チーム全体の生産性向上も期待できます。

メリット3納得感のある人事評価

1on1ミーティングを行うことで、より公平で納得感のある人事評価がしやすくなることも大きなメリットです。1on1ミーティングによって、上司は部下の業務内容や置かれている状況を細かく把握できます。結果だけでなくそのプロセスも理解することで、評価の際に具体的なフィードバックが可能です。そのため、部下は評価に対する納得感も得られやすくなります。

メリット4離職率の低下やリテンション

1on1ミーティングによって、上司と部下との信頼関係を構築できれば、離職率低下につなげられるというメリットもあります。1on1ミーティングでは仕事以外にも、プライベートなどの悩みを聞くこともあるでしょう。部下が抱えている悩みや課題、あるいはニーズとのギャップなどを知ることで、適切な施策を考えられます。部下の現状を理解し先手でフォローできれば、「びっくり退職」のリスクも低減できます。

1on1ミーティング導入による成功循環

1on1の効果のひとつとして、職場における社員間の信頼関係の向上が挙げられます。信頼関係の向上により、部下の「成功の循環」を作ることに貢献できると考えられています。

図1 成功の循環 ①関係の質 ②思考の質 ③行動の質 ④結果の質 [プラスのサイクル] ①職場で社員間の良好な信頼関係を築く ②社員の思考が前向きになりモチベーションが高まる ③新しい行動にチャレンジする意欲が生まれる ④良い結果につながる [マイナスのサイクル] ①’職場の人間関係が悪く、不信感が募る ②’思考が萎縮して視野が狭くなる ③’前向きな行動も生まれにくくなる ④’結果も出なくなる

(参考:Power of Work「個人と組織のパフォーマンスを最大化するマネジメント ―「関係の質」「思考の質」の向上こそパフォーマンス最大化の源泉―」より)

成功の循環とは、次のようなサイクルでプラスの成果をあげていくことをいいます。

  • 社員間の良好な信頼関係を構築する
  • 社員の志向が前向きになり、仕事へのモチベーションが高まる
  • モチベーションが上がることで、新しい行動へのチャレンジや学習意欲が湧く
  • 部下の自律的な行動がよい結果を生み、上司と部下の間にさらに良好な信頼関係が築ける

1on1による信頼関係の構築からスタートし、モチベーションの向上、チャレンジ意欲を高め、そして最終的に成功体験につなげることで信頼関係が維持でき、よい結果が生まれ、成功の循環は完成します。この成功の循環を構築、維持していくことで、部下の成長を促進させることが1on1の目的といえます。

1on1に取り組む企業の事例

実際に1on1で成果をあげている企業の例をいくつかご紹介します。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は、国内ではいち早く1on1ミーティングを採り入れた企業のひとつで、2012年から実施しています。人事部の主導ではじまった1on1導入プロジェクト。はじめは「そんな時間は捻出できない」「部下の愚痴を聞くはけ口で終わりそう」といった反発もあったそうです。

1on1ミーティングを行うにあたって、ヤフーは「経験学習」のスキームを採用しています。経験学習とは、業務での成功と失敗→内省→気づきの明確化→今後の業務への適用、というサイクルによってスキルアップと経験値を積んでいく学習モデルです。この経験学習を実務の中に組み込むための仕組みとして1on1ミーティングを活用しています。

さらに、単に1対1のミーティングを行うだけでなく、その中身までこだわっているのが同社の特徴です。1on1ミーティング自体の評価も行い、その結果をもとに管理職を中心としたワークショップなども実施しています。

今では全社で約6,000人の社員が週に1度、30分間の1on1ミーティングを行っているヤフー。もともと1on1は人材育成を目的に導入されましたが、上司と部下のコミュニケーションの改善によってトラブルが減り、業務の効率化も実現したそうです。

参考:「1on1ミーティング」で強い組織をつくる 人材育成のための部下とのコミュニケーション|ヤフー株式会社

株式会社リコー

株式会社リコーは2020年2月、新型コロナ感染症拡大を受け、いち早く「原則在宅勤務」に踏み切りました。

コミュニケーションが希薄になりがちなテレワーク下において、以前から実施していた1on1ミーティングに着目しました。同社では社員の心理的安全性の向上やモチベーション向上に1on1が有効なことをすでに経験していたため、人事部では各部門にテレワーク下でも週1回の1on1を推奨、オンライン朝礼やオンラインランチなども行っています。

その結果、2020年7月に実施した従業員アンケートでは、8割が「生産性は向上または変わらない」と回答するなど、コミュニケーションに着目した施策は着実に成果をあげています。

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なぜ円滑なリモートワーク推進が可能だったのでしょうか。リコー人事本部人事部ダイバーシティ推進グループの長瀬琢也氏に話を聞きました。

楽天株式会社

楽天株式会社は2017年から、“勝てる人材、勝てるチームを作る”ための一貫として、1on1ミーティングを全社導入しています。

同社が設定する1on1の目的は、「相互理解・相互信頼の形成」「定期的なフィードバックによる成長支援」です。そのために上司であるマネージャー側のスキルを重視し、管理職研修などでマネージャー支援を行っています。

1on1ミーティングを受けている従業員の声では、

  • 「速やかなオンボーディングに役立った」
  • 「自分の弱みについてのフィードバックもあるが、信頼関係があるので、成長の機会だと前向きにとらえられる」
  • 「雑談やプライベートな相談をすることもあり、1on1ミーティングの導入後は悩みを抱え込んだまま仕事することが減った」
  • 「具体的なキャリアイメージを考えることができた」

といったさまざまな効果があげられています。1on1は今では同社のカルチャーとして組織に根付いているといいます。

参考:「1on1ミーティング」が生み出す、楽天流・コンピテンシー開発|楽天株式会社

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1on1ミーティングの成功企業の例を紹介してきましたが、一方で「活用のしかたがわからない」「導入したが、やめてしまった」という声も多いもの。どういうところに落とし穴があるのでしょうか。

1on1ミーティングを実施しても効果が感じられない原因

1on1ミーティングの効果が感じられない場合、いくつか原因があります。ここでは人事・上司・部下それぞれの視点で考えられる原因をご紹介します。

人事目線で考えられる原因

人事目線での原因としては、1on1ミーティングを導入すること自体が目的になってしまっていることが考えられるでしょう。

また目的や目標の共有以外にも、1on1ミーティングを実施するにあたって。必要な傾聴スキルやコーチングスキルの向上に関するサポートができていないことや、導入ばかりに気を取られてしまい、実施内容や状況などは現場に任せっきりにしてしまっていることも原因として考えられます。

上司目線で考えられる原因

上司目線では、そもそも定期ミーティングとの違いを理解できていないまま実施してしまっていることが考えられるでしょう。

また、部下からのアジェンダがないと何を話していいのかわからず、困っているというケースもあります。

その他にも1on1ミーティングの実施頻度が低いことや、「部下のための時間」との認識が薄いため、上司が自分の話ばかりしてしまい部下の心理的安全性を確保できず、有意義なミーティングが行えていないことも考えられるでしょう。

部下目線で考えられる原因

部下目線では、自分の業務に関する課題や進捗状況を把握できていない、上司に正確に伝えられないといった原因が考えられます。

あくまで1on1ミーティングは部下が主体となって行うミーティングですので、上司のスキルが不足していて円滑に行えていないとしても、話すべき内容はある程度自分自身でまとめておくべきと言えるでしょう。

また、1on1ミーティングの内容が不平不満ばかりになってしまい、どういった改善方法を上司に採ってもらいたいのかを伝えられなければ、その場だけの話で終わってしまう可能性もあります。

効果的な1on1ミーティングを実施するためのコツ

では、より効果的に1on1ミーティングを実施するにはどうすればよいのでしょうか。

1on1ミーティングを実施する方法

11on1ミーティングの事前準備

1on1ミーティングを実施するにあたって、現場では事前準備が必要です。まず上司と部下の両者が、1on1ミーティングの目的を理解したうえで実施することが大切です。

また、上司と部下の間では次の3つのことを決めておきましょう。

  • 部下の業務内容
  • 一定期間の達成目標
  • 目標達成度合いを測る指標

事前準備の段階で両者が目的や内容を把握しておくことで、質の高いコミュニケーションを行いやすくなります。

また業務内容を把握したうえで目標を提示し、その目標は何をもって達成とするのかをはっきりさせることが重要です。これによって「できた」「できなかった」「なぜできなかったのか」「どうすれば良かったのか」といった問題の深堀を、部下自身が納得する形で行うことが可能になります。

2上司が1on1ミーティングの際にもつべき心構え

1on1ミーティングを実施する際には、上司の心構えが必要です。

  • 1on1ミーティングは部下が主役だということを忘れない
  • 部下が自主的に行動できるようになるための手段である

1on1ミーティングは面談とは異なります。目的を理解したうえで上記の2つの内容を心構えとして認識しておきましょう。

話を聞いているように見えて、最後に持論ですべて上書きしてしまっては意味がありません。1on1ミーティングは部下が主役という点をきちんと理解し、相手が話すことについて理解を示しながらアドバイスをしていくことが重要です。

31on1ミーティングで話すアジェンダの設定

1on1ミーティングで何を話したらいいかわからず、結局雑談で終わってしまうことや、つい上司が一方的に持論を展開してしまうことがないよう、アジェンダの設定も大切です。

アジェンダの設定例

  • 業務で困っていること
  • より専門性を高める方法
  • 今後のキャリアについて
  • 体調やメンタル面の状態
  • プライベートの悩みについて

上司、部下共に1on1に対する知識が少ない場合もあるため、人事の視点では1on1ミーティングがうまくいくように誘導することが重要です。その場合、上記の例のようにアジェンダを設定しあらかじめ共有しておくことで、1on1ミーティングをサポートできます。

また、アジェンダの設定以外にも、1on1ミーティングで上司に必要な傾聴スキルやコーチングスキルを向上させるためのサポートも人事で実施すれば、さらに1on1ミーティングは効果的なものとなるでしょう。

1on1ミーティングを実施する際に押さえておきたいポイント

1on1ミーティングを実施する際には押さえておきたいポイントがあります。ここでは人事目線と現場目線それぞれの注意点を説明します。

人事目線での注意点

1on1ミーティングは、導入すること自体が目的ではありません。「部下が自主的に行動する状態を実現する」ことが目的です。

そのことを現場が理解して実施できるように、人事は導入時に目的をしっかりと現場に共有して浸透させることが大切です。導入の際は、会社で一斉に導入するのではなく、部門ごとに丁寧に導入していくことをおすすめします。

まずは1on1ミーティングを積極的に受け入れてくれそうな部門から、順に導入してくのもひとつの方法です。

現場目線での注意点

現場では1on1ミーティングの目的を理解したうえで、次の点に注意して実施しましょう。

  • 上司は部下の話に耳を傾け、先に自分の意見を言わないようにすること
  • ミーティングの場が単に雑談だけにならないようにすること
  • 次回の課題を考えてから終えること

効果を得るためにも、現場では上司も部下もこれらの注意点を押さえておきましょう。とくに、上司が先に意見を言ってしまうと、部下はそれを否定したり反対意見を述べたりすることが難しくなってしまいます。上司は傾聴する姿勢を崩さず、相手の意見を引き出せるよう努力しましょう。

1on1ミーティングで考えた課題については、次回の1on1ミーティング時に課題が解決できたのかを必ず確認する必要があります。そのうえで上司がその課題解決への取り組みに対してフィードバックを行い、PDCAサイクルを回すことによって、1on1ミーティングを有意義なものにできます。

1on1を円滑に行えるようになるための研修

1on1ミーティングの成否は上司側のスキルに追うところが大きいものです。そこで上司のスキルアップのためにどんな研修があるのか、主な3つの研修をご紹介します。

1on1研修

1on1研修とは、1on1ミーティングへの理解を深め、効果的に実践できるよう知識やスキルを獲得するための研修やセミナーです。傾聴、コーチングといったカリキュラムを設定しているところが多く、今ではさまざまな企業から提供されています。

自社でゼロからはじめることも可能ですが、コーチングスキルのある講師などにやり方を学ぶのも、早く成功確率を上げられるでしょう。

コーチング研修

1on1ミーティングを上手に行うためには、答えを教える「ティーチング」ではなく、相手の中から答えを引き出す「コーチングスキル」が重要です。そのためコーチングのスキルを学ぶための研修やセミナーを受けることで、1on1ミーティングをより効果的に行うことにつながります。

コーチング研修もさまざまな企業が提供していて、カリキュラムでは傾聴力やファシリテーション力を学ぶところが多くなっています。

アクティブリスニング研修

アクティブリスニングは「積極的傾聴」とも訳されます。相手の話を受動的に聞き流すのではなく、相手の話の中から積極的に相手の感情や事実を把握していくことで、相手が問題を自己解決できるように導くことです。

1on1ミーティングは部下が中心となりますが、全員が話し上手とは限りません。上司側でうまくファシリテートし、話を引き出す能力も必要となります。

その点、アクティブリスニング研修では相手が話しやすくなる雰囲気づくり、相手の話の中から本質を把握するスキルなどを学べます。

事前準備で1on1をスムーズに!

1on1ミーティングがうまくいかない原因はいくつか考えられますが、その根本にある大きな原因は、「何のために行うのか、その目的が理解・共有されていない」ことにあります。

1on1ミーティングの目的である「部下が自主的に行動できるようになる」という状態は、現場視点では大変重要で、かつ業務上直接的なメリットがあります。しっかりと目的を現場に共有することで、メリットがあるため現場のモチベーションも湧き、上司の心構えにも変化があり、部下も話しやすくなるため、1on1ミーティングがより効果的になるでしょう。

効果を実感できていない場合は、事前準備から見直して効果的な1on1ミーティングを行いましょう。

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