大学事務のお仕事内容とは?平均年収や魅力、向いている人の特徴

大学事務とは、大学運営に必要な幅広い業務を行う職種のことです。大学は規模が大きく事務処理の量が膨大になるため、部門や課ごとで業務がすみ分けされています。未経験から挑戦可能なことも多く、ワークライフバランスを大切にしながら働ける点や学生の成長を身近で実感できる点、大学事務の大きな魅力です。このページでは、大学事務のお仕事内容や魅力、向いている人の特徴などを解説します。

大学事務のお仕事内容とは?

大学事務とは、大学を運営するうえで必要な事務作業を幅広く担当するお仕事です。高等学校までと異なり、大学は規模が大きく生徒も全国から集まってくるため、事務作業の量が膨大になります。また、教授の研究をサポートする業務があることも大学事務ならではといえるでしょう。

具体的な大学事務のお仕事内容としては、以下が挙げられます。

  • 一般的な事務作業
  • 学生や保護者対応
  • 大学の研究支援
  • 国際交流の推進
  • 学校行事の運営
  • 広報活動

一般的な事務作業

大学事務では、一般的な企業と同じような事務作業を行います。例えば以下のような業務です。

  • 書類や資料作成
  • 備品管理
  • ファイリング
  • データ入力
  • 給与計算
  • 経費精算
  • 郵送物対応
  • 来客対応

上記のような事務処理は、大学や企業などに関わらず、多くの組織を運営するうえで必要になります。

学生や保護者対応

  • レポートの受理
  • 大学の施設に関する質問への回答
  • 留学の手続き
  • 就職活動のサポート
  • 履修相談
  • 学内イベントの案内
  • 卒業見込み証明書や在学証明書などの発行

大学では、留学や履修登録、就職活動、レポート作成など、学生が取り組むべきことやイベントが盛り沢山です。また施設の規模が大きいため、教室の場所や機器の使い方などに関する質問に対応するケースもあるでしょう。

一方、保護者対応のケースとしては以下が考えられます。

  • 入学書類の手続き
  • 奨学金の手続き
  • 学費の振り込み
  • 大学に対する各種問い合わせ

主に学費の振り込みや重要書類に関する手続きについて対応する機会が多いです。

大学の研究支援

大学には多くの研究室が設置されています。各研究室が専門ジャンルの研究に集中できるよう、大学事務は以下のような面でサポートを行います。

  • 研究費の申請
  • 教授の授業サポート
  • 学会運営
  • 共同研究者との連携サポート

国際交流の推進

国際交流を推進している大学も多く、大学では「国際交流センター」などの名称で専門室を設置していることがあります。専門室では以下のような支援やイベントを実施することで、生徒の国際交流を推進しています。

  • 留学生の受け入れ支援
  • 海外の大学へ留学する生徒の支援
  • 留学説明会
  • 語学研修に関する情報提供
  • 留学生との交流

平日の日中に開放されていることが多く、国際交流に関するさまざまな質問や手続きに対応しています。

学校行事の運営

学校行事の運営も大学事務のお仕事のひとつです。例えば、以下のような学校行事を運営します。

  • 入学式
  • 卒業式
  • 文化祭
  • 定期テスト
  • 入試
  • シンポジウム

上記のような学校行事をスムーズに進行できるよう、会場設営や当日の進行スケジュール、備品管理、ゲストがいる場合の控え室の準備など、幅広い業務が発生します。

広報活動

大学事務では広報活動も担当します。広報活動では、主に入学者数の増加を目的として、以下のように幅広い手段を駆使して大学の魅力を発信します。

  • 広報誌の発行
  • 大学のWebサイト作成
  • 地域機関との協力によるイベント開催
  • 公式SNSの更新
  • プレスリリースの作成

広報活動では紙面とインターネットの両方を活用します。プレスリリースの文面を作成したり公式サイトのデザインを決めたりするなど、クリエイティブな作業を任されるともあるでしょう。また、報道機関からの取材申し込みがあれば、広報の部門・課が対応します。

大学事務の仕事内容は配属される”部門・課”で大きく異なる

実際の大学事務のお仕事内容については、「部門」や「課」で異なるケースがほとんどです。配属される部門や課によって、上記で解説した6種類の中からどのお仕事を担当するか決まります。

具体的な部門や課の名称は大学ごとで異なりますが、例えば以下のような課が設置されていることが多いです。

部門や課の名称
お仕事の担当領域
総務課 スムーズに大学を運営できるよう、施設や備品管理、学内行事の運営、奨学金の書類作成など、幅広い業務を担当する
人事課 教職員の採用や昇任の手続き、採用者への研修など、大学で働く人材に関わる業務を担当する
経理・財務・会計課 学費の管理や後援会からの寄付金集め、学術研究に関する助成金申請、奨学金の申請など、大学に関わるお金周りの業務を担当する
入試課 入試要項の作成や問題の作成依頼、当日の会場設営、入学手続きなど、受験生が入試を申し込んでから実際に入学するまでの業務を担当する
学生支援課(教務課) 学業の相談やアルバイト紹介、各種証明書発行、奨学金に関する説明会開催、課外活動支援など、学生の活動を幅広くサポートする
広報課 広報誌の発行やSNSアカウント運用、取材対応など、大学の魅力を外部へ発信する業務を行う

大学事務の魅力

  • ワークライフバランスを大切にしながら勤務できる
  • 未経験でも挑戦しやすい
  • 学生の成長を間近で実感できる

ワークライフバランスを大切にしながら勤務できる

大学事務はワークライフバランスを大切にしながら働ける点が魅力です。

基本的に大学の授業時間帯に合わせて勤務するため、無理な残業は発生しにくい傾向にあります。また、大学の夏季休暇や年末年始休暇などに合わせて、まとまった休みを確保しやすいでしょう。

ただし、新学期や入試、卒業シーズンになると、入学や卒業手続きなどで立て込むため、残業が発生する可能性はあります。ただし年間を通してみると、一般的には定時で帰宅できる機会は多いでしょう。

未経験でも挑戦しやすい

大学事務の求人には、未経験OKのお仕事も多数存在します。また教育分野への専門性というより「基本的なPC操作」や「書類作成やデータ入力といった事務処理」などを求められます。さらに大学事務で働くための必須となる資格や要件もないため、未経験から挑戦しやすい点が魅力です。

また、大学事務では雇用形態も多様化しており、非常勤職員や派遣社員、アルバイト、パートなどの採用も増えています。このような雇用形態の多様化もあり、大学事務は未経験から挑戦できる機会が増えています。

学生の成長を間近で実感できる

学生の成長を間近で実感できる点も魅力です。大学事務として働くと、生徒の入学から卒業までを見届ける機会が増えます。履修手続きや証明書の発行などで学生と触れ合う機会もあるため、自分と関わりのあった生徒が成長した姿を見られることに魅力を感じる人もいるでしょう。

大学事務をご希望ならアデコへ!

アデコへの派遣登録をご希望の方

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大学事務が向いている人

大学事務が向いている人の特徴は以下の通りです。

  • 臨機応変なコミュニケーションが取れる人
  • 今後のステップアップを狙っている人
  • 教育に興味や関心がある人
  • 正確で細やかに事務作業に取り組める人

臨機応変なコミュニケーションが取れる人

大学事務では臨機応変なコミュニケーションを取ることが求められます。先ほども解説したように、大学事務では生徒や保護者、教授とコミュニケーションを取る機会が多いです。とくに生徒とは、履修相談や就職支援、留学サポートなどで多くの接点を持つでしょう。

上記のようにたくさんの人とやり取りするため、積極的にコミュニケーションを取れることが大切です。生徒や保護者の悩みや要望をていねいにヒアリングし、相手の求める回答や解決策を提示できるとよいでしょう。

今後のステップアップを狙っている人

事務系職種でのステップアップを狙っている人にも大学事務はおすすめです。お仕事にもよりますが、大学事務の業務は、総務課や人事課、経理課など部門ごとで分けられていることが多く、特定分野のスキルを身に付けられます。

特定分野のスキルを身につけられれば、民間企業を含めて同じ事務系職種へのキャリアを広げやすいでしょう。とくに大学事務は未経験から挑戦できるため、ステップアップの一歩目として活用できます。

教育に興味や関心がある人

教育に興味や関心がある人も大学事務に向いています。課によっては生徒と直接コミュニケーションを取ることもあります。少しでも自分と関わっていた生徒が成長して卒業する姿を見られるのは大学事務ならではの魅力です。生徒との関係性によっては、卒業の際に個別で挨拶をしてもらえることもあります。とくに「教職員を目指していたが叶わなかった」という人からすれば、少なからず教育に携われることに喜びを感じるはずです。

単なる事務処理に留まらず、「少しでも教育に関わりながら働きたい」という人は、大学事務のお仕事をぜひ検討してみてください。

正確で細やかに事務作業に取り組める人

正確で細やかな事務作業に取り組める人も適性があります。大学事務では、入学や留学の手続き、奨学金の申請など生徒にとって重要な書類を多く扱います。万が一、書類にミスがあったり期日までに手続きできなかったりすれば、生徒の学生生活に大きな影響を与えてしまうかもしれません。

また時期を問わず常に一定レベルの事務作業を行えることが求められます。例えば「入試シーズンは繁忙期で余裕がないため書類のミスが増える」というようなことがあってはなりません。生徒にとって重要な書類を、いつでもミスなく正確に処理できる力が必須です。

大学事務で働いて安定したキャリアを目指そう

大学事務は未経験OKの求人も多く、実務経験がない中でも挑戦しやすい職種です。業務自体も細かくすみわけられているため、特定分野のスキルを身に付けてキャリアのステップアップにつなげられます。また、雇用形態が多様化しており、自分の希望に合った働き方をしながら実務経験を身に付けたい人にはぴったりでしょう。

大学事務で働くのであれば、派遣会社を活用することもひとつの手です。派遣会社を活用すれば、専任のキャリアコーチから大学事務で働くうえでのアドバイスをもらったり疑問点を解消したりできます。

アデコでも、大学事務を含めて幅広い事務系職種の求人を紹介しています。事務系のお仕事をお探しなら、ぜひ一度アデコのお仕事をチェックしてみてください。

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