【仕事のやり方がわからない方必見】効率よく仕事をする方法とは

仕事をスムーズに進めるためには、毎日の心掛けが大切です。効率良く仕事を行うことができれば、日々の問題やストレスも軽減されるはず。
今回は、より効率的に仕事を進めるために覚えておきたいテクニックをご紹介します。

まずは働きやすい環境づくりから

仕事をスムーズに進めるためには、働きやすい環境づくりが欠かせません。デスクや書類だけでなく、パソコンのデータを整理整頓しておくことで、必要な物がすぐに取り出せるため、探す手間もかかりません。より良い仕事をするためにも、働きやすい環境になっているか考えてみましょう。優先順位を考えたり、分類の方法を変えたり、少しカスタマイズするだけでも仕事のスピードアップにつながりますよ。

デスクトップの整理

デスクトップにアイコンがたくさん並んでいる人は多いのではないでしょうか。とりあえずデスクトップに保存する習慣がある人は要注意です。まずはデータの断捨離から始めましょう。
もう使わないファイルやクラウド上に保存済みのファイルなどは削除して、必要なデータだけをパソコン内に保存するようにするだけでスッキリするはず。ファイルはカテゴリーごとにフォルダー分けして、利用頻度の高いデータはショートカットを作成するなど、使いたいときにすぐ使えるようにすることが大切です。

メールの振り分け設定

仕事上でメールを使用するときは、自動振り分け設定をすることで効率良くメールをチェックできます。優先順位の高いメールが見つけやすい状態になっていることで、返信作業もスムーズになります。
大量のメールを受信していると重要なメールを見逃してしまう可能性もありますので、メーリングリストで送られてきたメールなど、すぐに読む必要はないが削除してはいけないものは、別のフォルダーへ移しておくといいかもしれません。開封したメールは、重要度や緊急性を基にマークをつけて手作業で振り分けると、後で確認したいときにも手間がかかりません。

書類整理

何から手をつければいいのかわからないほど、書類がデスクに山積みになっていませんか?手がつけられない状態になる前に、書類整理をしてデスクはきれいな状態にしておきましょう。
100円ショップで販売されているようなボックスや収納ケースを使用すれば、手軽に整理整頓が可能です。本当に必要な物だけをデスクに置き、一目でわかる状態が理想です。同じサイズのケースやファイルを使用したり、カテゴリー別に色分けしたりするなど、ルールを決めておくと使いやすさもアップします。

スケジュール管理を徹底する

真面目に取り組んでいるのになかなか仕事が終わらないという人は、スケジュール管理ができていないことが原因かもしれません。
今日何をするべきなのか、1ヵ月、1週間と区切りをつけて締め切りやタスクを管理し、整理しておきましょう。タスクに優先順位をつけて見通しを立てておくことで、余裕を持って日々の業務を進めることができます。

時間配分をする

一日の業務において時間配分を決めておくと、段取りに迷うことなく、メリハリを持って仕事に取り掛かることができます。あらかじめ時間配分をしておくことにより、遅延があった場合にも調整がしやすく、残業時間を減らすこともできます。

ルールを決めておく

資料づくりといったクリエイティブな仕事は頭が冴えている午前中に行うなど、ルールを決めておくのもいいかもしれません。ルーティンワークやメールチェックなどは、会議などの隙間時間を利用することで全体の効率がアップします。

ウェブサービスを使う

インターネット上のサービスを使用することで、仕事効率をアップさせる方法もあります。必要なデータをどこからでもチェックできたり状況を把握できたりしますので、時間のロスを減らすこともできます。 ここでは、パソコンだけでなくスマホアプリからも利用できるサービスをいくつかご紹介します。

  • 勤務先によっては使用が禁止されている場合があります。
  • Chatwork(チャットワーク)
    ChatWorkは、メッセージのやりとりをはじめ、タスク管理やファイル共有ができるビジネスコミュニケーションツールです。アプリからも簡単にメッセージのやりとりができ、メッセージの内容をそのままタスク化できるので、返信や対応漏れを防ぐこともできます。期日の設定や担当者の指定なども可能です。
  • Dropbox(ドロップボックス)
    Dropboxは、画像やファイルなどのデータを保存できるクラウドストレージサービスです。メールでは送受信しづらい大きいサイズのファイルも共有が可能。バックアップツールとしても使えるため、出先からチェックしたいデータを保存するのもおすすめです。
  • Google ドライブ
    Google ドライブは、Google アカウントを持っていれば使用可能なオンラインサービスです。表計算シートができる「スプレッドシート」や文書作成ができる「ドキュメント」などがあり、複数人でデータを更新する場合やステータス管理に便利。ほかにも、ドライブやスライド、カレンダーなど、便利な機能が豊富なのがポイントです。

コミュニケーションは円滑に

コミュニケーションは、仕事において最も重要といっても過言ではありません。伝えたいことを正確に伝え共通の理解を持つことは、物事を円滑に進めるために必要不可欠です。その中でも、報連相や伝え方を意識していきましょう。

報連相が基本

仕事をするうえで基本とされる報連相(ほうれんそう)とは、報告・連絡・相談の略称です。
報告は、部下が上司に進捗状況や共有事項、結果を知らせること。連絡とは、簡単な情報を関係者に伝えることで、上司や部下など、誰もが発信者となります。相談とは、判断に困ったときに改善点などについてアドバイスをもらうことを指します。
業務を円滑に進めるだけでなく、ミスを防ぐ効果もあるため、個人で判断しないことも仕事をしていく上では大切です。

伝え方と伝える順番

伝えるときに心掛けたいのは、結果・理由・現状報告の順番を意識して伝えること。特に忙しい上司に報告する場合には、短い時間で伝える必要があります。丁寧に説明することは大切ですが、長々と経緯を説明して何の話か伝わらなくては意味がありません。
まずは結果を伝え、理由を説明し、今後の展開などを伝えるのがいいでしょう。これは交渉のテクニックとしても使われており、論理的な印象を与えることができます。

メール返信は迅速に

忙しい人や仕事ができる人ほど、メールの返信が早いとよくいわれます。確認のメールや重要度が高いメールは、すぐに返信することで送信側の業務もスムーズに進みます。結果的にスケジュールが組みやすくなり、仕事の渋滞を防ぐことができますので、相手の状況を考慮し、重要度を設定して返信することが大切です。
返信のためにいったん手を止める必要はありますが、もう一度メールを確認する手間がかかりません。返信の早さで、相手に内容への関心度を示すこともできるため、信頼関係を作ることにもつながります。

やる気のコントロールも重要

せっかく環境やツールが整っていても、やる気が伴っていなければ仕事をスムーズに進めることはできません。日々のパフォーマンスを均一に保てるような努力をすることも重要です。ファッションが好きな人は、自分に自信が持てるようなファッションや好きな洋服でモチベーションアップを図るのもおすすめです。
目標達成に向けてパワーが必要なときには、ご褒美を設定したり楽しみな予定を用意したりしておくと、モチベーションも保ち続けられるはず。目標や目的を明確にすることはやる気アップにもつながりますので、自分の目標について考えてみてはいかがでしょうか。

自分に合ったテクニックを身に付けよう

仕事をするうえで大切なことや、仕事をスムーズに進めるテクニックをご紹介しました。
慣れている業務こそ、やり方を見直して改善できるところを探してみましょう。きっと、これまでの仕事がより効率的に進むはずです。

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