【働き方改革】就業規則の変更ポイントと手順を社労士が解説

働き方改革関連法の施行に対応するためには、就業規則を見直す必要があります。就業規則の何を変更すべきなのかに加えて、変更の手順や、気をつけるべきポイントなどについても、特定社会保険労務士の竹内睦氏に伺いました。

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働き方改革では就業規則のこの項目を変更する

働き方改革関連法が2019年4月から、次々と施行されています。項目や企業の規模、業種などによって対応すべき時期は異なります。ただ、内容によっては、就業規則の変更が必要なこともありますので注意しましょう。対応すべき時期の時系列に沿って解説していきましょう。

有給休暇の取得義務化[2019年4月~]

働き方改革関連法で、すぐに就業規則を見直すべきポイントに「年5日の年次有給休暇の確実な取得」への対応があります。

(関連記事:【働き方改革】年5日の年次有給休暇取得が義務化。企業の対応は?

義務付けられた5日間の年次有給休暇は、労働者の意見を聴取し、雇用者は可能な限り労働者の希望に沿った取得時季になるように努めなければならないとされています。これらの内容が就業規則に入っていない場合、年次有給休暇の条文に新たな条項を追加します。たとえば、以下のような文面です。

第◯項 会社は社員に対し、10日以上の年次有給休暇が付与された日から1年以内に、社員の有する年次有給休暇日数のうち5日について、社員の意見を聴取し、時季を指定して取得させることができる。ただし、社員が前項の規定による年次有給休暇を取得した場合においては、当該取得した日数分を5日から控除するものとする。

また、年次有給休暇の付与日数は、勤続年数によって変わります。中途入社の社員が多い場合、年次有給休暇付与の基準日を入社日にしていると、どの社員が何日の年次有給休暇を付与されているのか、把握するのが煩雑になります。それを防ぐには、基準日を年度始めなどに統一する手があります。

そのためには、本来の付与日を前倒しする必要がありますので、付与後1年以内に、次回の付与日が到来することになります。

このように、重複期間が生じた場合には、重複が生じるそれぞれの期間を通じた期間(前の期間の始期から後の期間の終期までの期間)の長さに応じた日数(比例按分した日数)を当該期間に取得させることも認められますので、これに対応した以下のような条項も追加すると良いと思います。

第◯項 前項の規定において、前回付与された日から1年以内に次回の付与日が到来する場合は、「年次有給休暇が付与された日から1 年以内に、」を「前回の付与日から起算して、次回の付与日以降に、」と読み替える。また、「5日」についても、「前回の付与日から起算して、次回の付与日以降1年を経過するまでの期間を12で除して5日を乗じた日数」と読み替える。

同一労働同一賃金への対応[大企業は2020年4月~、中小企業は2021年4月~]

一連の働き方改革のなかで大企業には2020年4月から、中小企業には2021年4月から適用されるのが「同一労働同一賃金」です。これは、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間の不合理な待遇差の解消が目的で、就業規則の賃金規程に影響します。

(関連記事:【弁護士解説】同一労働同一賃金とは?ガイドラインを詳しく解説

賃金規程には、基本給、年齢給、職能給、また住宅手当や扶養手当といった諸手当など、賃金を構成する要素・種類を明示することになっています。これらに関して正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間に不合理な差があった場合、これから施行される「パートタイム・有期雇用労働法」違反になります。

違反に罰則規定はありませんが、過去には不合理な待遇差により最高裁が損害賠償を認めた判例もあります。そのため、「同一労働同一賃金」の導入を期に、就業規則の見直しをお勧めします。

特に問題になりやすいのが手当です。正社員には、基本給のほかに、「●●手当」といった手当を支給している企業も多く見られます。そうした企業が合理的な理由なく、非正規社員にこうした手当を付けていない場合、「同一労働同一賃金」の原則に反していると判断される場合があります。

賃金構成に多くの種類の手当を入れている企業では、支給の有無について、当該手当の待遇の性質や目的に照らして適切な説明がつかない手当を設けていることもあります。そのため、支給している手当を、その性質や目的に照らして見直し、適切な説明のつく手当に統合する、また手当を基本給に織り込むなどの対策を考えましょう。

「割増賃金率」の中小企業猶予措置廃止[中小企業は2023年4月~]

労働基準法では、「1日8時間、1週40時間」と法定労働時間が定められています。法定労働時間を超える時間外労働に関しては、25%以上の割増率で割増賃金を払わなければなりません。

そして2010年4月から、1カ月60時間を超える時間外労働については割増率が「25%以上」から「50%以上」に引き上げられました。

この措置は大企業を対象にしたものでしたが、2023年4月から中小企業もその対象に入ります。施行までにはまだ時間がありますが、2023年4月までに、就業規則の割増賃金規定の中に「1カ月60時間を超える時間外労働については割増率を50%にする」旨を記載する必要があります。

就業規則変更の手順

現在進められている働き方改革の内容に合わせて、就業規則のどの部分を変更する必要があるのかはお分かりいただけたかと思います。それでは、就業規則の変更に当たって、どのような手順を踏まなくてはならないのでしょうか。必要なのは、「労働者代表から意見を聴取して作成する」、「変更した就業規則を届け出る」、「変更した就業規則を周知する」という3つのステップです。

ステップ①「労働者代表から意見を聴取する」

就業規則を作成するときには、労働者の過半数で組織する労働組合(労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する者)の意見を聴かなければならないことが労働基準法第89条第1項で定められています。これは、就業規則を変更するときも同じです。

その際に覚えておきたいのは、「意見を聴く」というのは、「同意を得る」ということではないことです。「賛成」、「反対」を問わず、労働者代表の署名または記名押印がある意見書が添付されていれば、所轄労働基準監督署長は就業規則を受理します。つまり、基本的には、労働者代表の意見が反対であっても就業規則変更の効力には影響しないのです。

例えば、「本就業規則の内容には全面的に反対する」という意見が添付されていても、記載としては問題ありませんが、後述の通り、変更が「合理的なもの」であることが求められます。

ステップ②「変更した就業規則を届け出る」

労働基準法第89条第1項では、「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届出なければならない。」とされています。これは、就業規則を変更した場合も同じです。変更した就業規則に労働者代表の署名または記名押印がある意見書を添付し、各事業場を管轄する労働基準監督署に届け出を行います。

ステップ③「変更した就業規則を周知する」

就業規則は、労働基準監督署に届け出るだけでは足りず、労働者に周知して初めて効力を持ちます。就業規則は、労働基準法第106条1項、および労働基準法施行規則第52条の2により、次の方法により周知することとされています。

  1. 1.常時作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付ける
  2. 2.書面で交付する
  3. 3.磁気ディスク等に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する

一方、労働契約法第7条と第10条にも就業規則の効力に関して「周知」という表現が出てきますが、ここでいう「周知」は法令に列挙された方法に限定されるものではありません。たとえば作業場ではなくても、食堂や更衣室に就業規則を備え付けたり社内のイントラネットなどに掲載するなど、実質的に当該就業規則の内容を知り得る状態に置いておけば足りるものと解釈されています。

就業規則を変更する際に注意したいポイントとは?

就業規則を変更する際には、いくつか注意すべき点があります。必ず覚えておきましょう。

意見書は事業所単位で作成する

変更した就業規則は、労働者代表の意見書を添えて所轄労働基準監督署長に届け出ます。その意見書は、常時10人以上の労働者を使用する事業所が複数ある場合、その数だけ必要です。「常時10人以上の労働者を使用する」とは、常態として10人以上の労働者を使用しているという意味で、稼働人数ではなく在籍者数で判断されます。

「常時10人以上の労働者」には、パートタイム労働者、出向社員、休職中の者なども含みます。また管理監督者も労働者であることには変わりないので、常時使用される者に含めて考えます。ただし、派遣労働者は派遣元の労働者として計算されますので、10人に含める必要はありません。

管理監督者は労働者代表になれない

就業規則を変更するときには、労働者の過半数で組織する労働組合、あるいは労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、その意見を記した意見書を提出しなくてはなりません。現在、労働者数100人以下の企業では労働組合の組織率1.2%といわれていますので、実務上、多くの場合は「労働者の過半数を代表する者」の意見を聴くことになります。

就業規則は会社と労働者との約束事ですから、一般的には労働者の意見を反映することが重要です。そこで、労基法施行規則第6条の2において、「労働者の過半数を代表する者」には労基法第41条2号で定められている管理監督者は不適格だとされています。基本的には管理監督者として残業代の支給対象から除外している労働者は、労働者代表の適格性はないといえるでしょう。

問題が生じにくいやり方は、就業規則変更の意見聴取のためといった目的を明らかにして、投票や挙手などの民主的な方法によって労働者代表を公正に選出することです。労働者の話し合い、持ち回り決議、その他労働者の過半数が当該者の選任を支持していることが明確になる民主的な手続きを踏み、代表を選出するようにしましょう。

就業規則の変更には合理性が求められる

労働契約法第10条では、就業規則を変更するとき、労働者の受ける不利益の程度、変更後の就業規則の内容の相当性などが合理的であることを求めています。しかし、就業規則の変更が合理的か否かを判断することは、実際には困難です。

したがって重要な労働条件を変更する際には特に、労働者から個別に同意書を取り付けることが必要です。実際に裁判にまで発展することはまれですが、本人から同意書を取り付けていれば、同意を得て変更したと主張することができるからです。

全労働者から同意書を取り付けられなくても、多くの労働者からの同意書が取り付けられている状況であれば、その変更について合理性があると評価される要素となります。就業規則によって不利益に労働条件を変更する場合においても、合理性を高める要素のひとつとなるでしょう。

「モデル就業規則」を参考に実情に合わせる

就業規則については、厚生労働省がWEBサイトで、「モデル就業規則」を公開しています。こうしたものも参考にしながら、弁護士や社会保険労務士等の専門家の意見も聞いて、各事業場の実情に応じて変更案を作成し、就業規則を働き方改革に対応したものにしましょう。

弊社では、上記のような人事に関する法令をわかりやすくまとめ、定期的に更新しております。
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Profile

竹内 睦氏
特定社会保険労務士
竹内社労士事務所代表

大学卒業後、大手証券会社を経て独立。1996年、竹内社労士事務所を巣鴨に開業。2015年、JR山手線大塚駅前に事務所を移転し現在に至る。中心業務は、就業規則の作成と労務問題解決に向けた相談など。著書に『会社を守るユニオン対策がわかる本』(自由国民社)、『こんなにおもしろい社会保険労務士の仕事』(中央経済社)がある。

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