アウトソーシングと人材派遣の違いとは? メリットやデメリットを事例も交え解説

アウトソーシングと人材派遣は混同されやすいものの、明確な違いがあります。業務内容や状況によって、それぞれの特性を生かした導入を検討したいものです。とはいえ、アウトソーシングと人材派遣はどこが違うのか、どちらを取り入れたらよいのかと悩むこともあるでしょう。

今回は、アウトソーシングのメリット・デメリットや人材派遣との違い、それぞれに向いている業務、事例などを具体的かつわかりやすく解説します。

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アウトソーシングとは?

アウトソーシングとは、外部を意味する「アウト」と、調達を意味する「ソーシング」を合わせた和製英語です。外部の企業から人などの経営資源を調達し、業務の一部またはすべてを委託することです。

もともとは、システム開発や運用などを、外部委託するときに用いられていた言葉でした。現在では、人事や経理、総務や営業などのさまざまな部署で使われており、給与計算からWeb制作まで、幅広い業務で活用されています。

BPOとアウトソーシングの違い

アウトソーシングのひとつとして、「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)」があります。BPOとは、ビジネスにおける業務プロセス全体をアウトソーシングすること。BPOとアウトソーシングの違いは、外部に委託する期間です。主にアウトソーシングは短期的に業務委託を行うのに対し、BPOは長期的に専門業務を一括して委託します。

長期的に行われるBPOは、外部専門会社にただ業務を代行してもらうだけではありません。業務設計や効果分析、業務改善など、アウトソーシングした業務で発生する一連のプロセスすべてが、委託の範囲となるのです。

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近年、社内業務の一部を外部委託するBPOが注目され、活用する企業が増加傾向にあります。こうした背景には、労働人口減少と景気回復による人手不足が挙げられますが、本来、BPO活用は経営課題の解決を目的にするものです。企業にとって、BPOの活用は具体的にどのような経営的メリットがあるのでしょうか。

アウトソーシングが注目される理由

アウトソーシングは、近年需要が高まっています。2019年に行われた矢野経済研究所の調査によると国内BPOの市場規模は右肩上がり、2023年には4兆6,000億円を超えると予測されています。

ではなぜ、国内のBPO市場規模が拡大しているのでしょうか? その背景として、労働人口の減少や働き方改革が挙げられています。人材不足をカバーしたり、残業時間を減らしたりすることを目的に、外部の専門会社に業務を委託しているのです。

最近では、リモートワークを推進し、オフィス規模を縮小させる企業もあります。アウトソーシングを活用すれば、オフィスなどのファシリティは最小限で済みます。こうした理由から、アウトソーシングへの関心が高まりつつあるのです。

アウトソーシングのメリットとデメリット

アウトソーシングには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか?

メリット

メリット1コア業務に集中できる

アウトソーシング導入におけるメリットは、まとまった業務を任せられる点です。外部に業務を任せてしまえば、業務内容の変更がない限り、その業務に関する管理をする必要がなくなるので、社員はコアな業務に集中できます。ただし、業務に必要な情報を渡すことになるため、信頼できるアウトソーシング会社を選ぶことが大切です。

また、アウトソーシングのなかには、複数拠点やグループ企業のバックオフィス業務を統合し、まとめて委託する「シェアードサービス」があります。管理部門を1箇所に集約することで、管理の手間が少なくなり、業務効率化やコスト削減といった効果も得られます。

メリット2人件費などのコストを抑制できる

業務をアウトソーシングすることで、人件費を抑制できるメリットもあります。自社で採用して、業務を遂行できるようになるまで育成する必要もありません。また、オフィスやパソコンなどのファシリティにかかるコストを抑えられるのもメリットです。

ただし、委託する業務の内容によっては、打ち合わせなどの工数が生じる場合があります。通常業務が忙しく、打ち合わせの時間が惜しいと感じるかもしれません。

メリット3専門的なスキルを活用できる

専門的なスキルを持つ企業に委託できることも、業務をアウトソーシングするメリットです。とくにIT業務については、技術が日進月歩で進化しており、社内リソースが世の中に追いついていないケースも少なくありません。

アウトソーシングをすることで、委託先の専門スキルを活用できます。プロフェッショナル人材に業務を委託することで、人材不足を解消し、業務の品質向上や効率化にもつながるでしょう。

デメリット

デメリット1情報漏えいのリスク

アウトソーシングのデメリットは、情報漏えいのリスクがあることです。業務を委託するにあたり、社内の情報を外部企業に共有しなければなりません。情報漏えいを未然に防ぐために、外部の企業が「どのように情報を取り扱っているか」を事前に確認し、信用できる会社に委託するようにしましょう。

デメリット2業務管理が十分できない

業務管理が十分できないのも、アウトソーシングのデメリットです。委託する際、社内の人間が直接指示を出して業務を管理しないので、業務管理が行き届かなくなる可能性があります。委託先の担当者と日頃からコミュニケーションを取り、業務の進捗や異変をすぐに把握できる環境を作りましょう。

デメリット3ノウハウが社内に蓄積しにくい

ノウハウが社内に蓄積しにくいのも、アウトソーシングを活用するデメリットです。委託先企業で業務を進めるため、そこで得られるノウハウや学びを知ることが難しくなります。委託先に業務の進め方やノウハウを定期的に共有してもらったり、すでに自社でもノウハウを確立している業務を委託したりするのも有効です。

アウトソーシングと人材派遣の違い

アウトソーシングと混同されやすいものに、人材派遣があります。双方の違いは「業務の管理者が社外の人間であるか、社内の人間であるか」です。アウトソーシングとは、依頼する業務全般を外部企業に委託するものです。作業スペースの確保や、実際に業務を行う人材の管理など、委託された企業がすべてを担います。

 

一方、人材派遣とは、人材派遣会社から必要な人材を手配してもらうものです。人材派遣会社から派遣されてきた人材は、自社内、あるいは指定されたスペースで業務を行い、業務については派遣先の社員が指示や指導を行うことになります。

人材派遣のメリットとデメリット

アウトソーシングと同様に、人材派遣のメリットとデメリットもみていきましょう。

メリット

メリット1必要な時期に必要なスキルをもつ人材を確保できる

人材派遣のメリットは、必要な時期に必要なスキルをもつ人材を確保できることです。人手が足りない繁忙期だけ、業務の担当者が育児休暇に入る期間だけ、と臨機応変に活用できます。

メリット2業務管理をしっかりと行える

業務管理をしっかりと行えるのも、人材派遣のメリットです。直接業務の指示ができるため、社員が業務の管理をしやすくなります。また、細かくコミュニケーションを取りながら、進捗状況などを把握できるのも利点です。

メリット3情報漏えいのリスクを抑制できる

人材派遣を活用すると、情報漏えいのリスクを抑制できます。自社のセキュリティソフトが入ったノートパソコンの貸与やUSBメモリの使用禁止など、情報の持ち出し禁止を徹底することが可能です。

デメリット

デメリット1派遣社員への指示や育成のコストがかかる

人材派遣のデメリットは、派遣社員への指示や育成のコストがかかることです。派遣社員が一定のスキルを持っていたとしても、自社のやり方を覚え、雰囲気に慣れてもらうには時間がかかるでしょう。派遣社員が入れ替わるたびに引き継ぎ業務を行う手間もかかります。

デメリット2有期雇用の場合、期間の縛りがある

有期雇用派遣の場合、法律によって、派遣労働者がひとつの派遣先に就業できる上限が3年に定められています。長期的に派遣社員の活用を検討している場合は、無期雇用派遣や紹介予定派遣を利用するとよいでしょう。

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慢性的な人材不足が叫ばれて久しいなか、人材採用のやり方を見なおす企業は少なくありません。企業が必要としているスキルのある人材を、必要に応じて活用できる人材派遣は、正社員採用に比べて短期間で人手を補充できるため、ニーズが高まっています。人材派遣の基本的な仕組みや流れ、人材紹介や業務請負との違いや、有期雇用派遣・無期雇用派遣・紹介予定派遣の3つの形態について、それぞれのメリットや注意点などについて解説します。

業務によって異なる活用法

では、実際に、アウトソーシングと人材派遣のどちらを導入すべきなのか、それぞれどのようなときに活用すればよいのかを考えてみましょう。

アウトソーシングに向いている業務

アウトソーシングが向いている業務としてあげられる主な条件は、下記の通りです。具体的にみていきましょう。

アウトソーシングに向いている業務 必ずしも社内で行う必要のない業務である 社内に業務を行うスペースがない 社内での増員が難しい 継続的に発生するルーティンワークである 業務に関するルール変更が少ない
1労務管理業務

給与計算をはじめとした、労務管理業務全般をアウトソースすることで、人事の業務負荷を軽減できます。とくに、雇用管理や入退社手続きなどの業務は、従業員が多くなればなるほど煩雑で負担が高くなります。気付いたらルーティン作業に追われ、人事施策を練る時間が十分に取れないといったこともありえます。

そこで、専門スキルをもつ人材に業務をアウトソースすることで、組織開発や戦略策定など、社員にしかできない業務に時間を割けるようになります。

2採用業務

採用業務の一部を切り出すのではなく、採用業務全般をまるごとアウトソーシングできるサービスがあります。「RPO(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)」と呼ばれる採用代行サービスです。

母集団形成や面接スケジュールの調整、内定者フォローなど、採用に関する上流から下流までを依頼できます。RPOを活用することで、的確かつ効率的に採用業務を推進できるでしょう。

アデコの採用アウトソーシング(RPO)

媒体出稿やエージェント依頼などの募集から、エントリー受付、選定、面接調整、応募者とのコミュニケーション、結果分析まで、採用の全プロセスをサポートします。海外のノウハウと国内で培ってきた総合人材サービスの強みを生かし、貴社の採用に関わるニーズにお応えします。
3経理業務

経理業務もアウトソーシングすることで、コスト削減や業務負荷の軽減につなげられます。経理業務は、月次の記帳業務や年末調整、決算書作成業務など、専門スキルが必要です。経理のプロフェッショナル人材が見つからず、採用や育成に苦戦するなど、課題を感じている企業は少なくありません。

専門スキルを要する人材に経理業務をアウトソースすることで、人手不足に左右されず安定して業務を回せ、経理担当の採用や育成の悩みも軽減されるのです。

4IT業務

システムの保守や運用、ヘルプデスクなどのIT業務も、アウトソーシングに向いています。企業によっては、人手不足のためひとりのIT担当者がいずれの業務も兼務する「ひとり情シス」状態に陥っていることもあるでしょう。対応すべき業務が集中し、対応が追いつかず、クレームにつながる場合もあります。

IT業務をアウトソースすることで「ひとり情シス」でも、システムを安定稼働させ、トラブル時の迅速な復旧が可能です。これまで対応に追われていたIT担当もコア業務に集中できます。

人材派遣に向いている業務

一方で、人材派遣を活用するのに向いている業務の条件には、以下のようなものがあります。業種もご紹介します。

 派遣に向いている業務 社員の目が届く場所で行ってほしい 社員の指示・管理のもとで行ってほしい 頻繁なルール変更、イレギュラーが発生しやすい 突発的な増員、短期間の人員確保が必要 複数業務でありながら少人数でもこなせる(ファイリングと受付事務など)
1販売や接客業務

販売や接客は、店舗のサービスやブランディングに直結するため、社員の指示・管理のもとで行うべき業務です。マニュアルにはない突発的な対応などが求められた場合、その場に社員がいることですぐに報告でき、迅速な対応が可能になります。ルールの変更が行われることも多く、直接コミュニケーションを取りやすい人材派遣が適しているでしょう。

人材派遣であれば、セールなどのイベント時だけ人員を増加するなど、臨機応変な人数増減にも対応できます。

2企画・研究開発業務

研究開発業務や商品・サービスの企画開発業務など、社員が深く関与すべき業務は人材派遣が向いています。すぐにコミュニケーションが取れる状況にあることで、意見交換がしやすく、スムーズに企画・研究開発業務が進められるでしょう。

専門スキルをもつ人材や市場に詳しい人材となるとなかなか確保が難しく、採用や育成に苦戦する企業も少なくありません。人材派遣なら、人材派遣会社が求めている人材を選定してくれるため、プロジェクトメンバーの一員としてすぐに活用できます。

3マーケティング業務

マーケティングに関する業務は、企業の意思決定に関与するため、アウトソーシングは難しいといえます。情報の流出を防ぐ意味でも、人材派遣で人材を手配し、社内で業務を進めるべきでしょう

人材派遣であれば、自社で採用活動をせずとも、マーケティングに知見のある人材を確保することが可能です。

4新規プロジェクトの立ち上げ

新規プロジェクトを立ち上げる際など、状況が常に変化する場合は、コミュニケーションが取りやすい人材派遣が向いているでしょう。社員とスタッフが意思疎通しやすく、業務がスムーズに進みやすくなります。

プロジェクトの立ち上げ時には、突発的に多くの人材が必要となることがあります。人材派遣は大量の人材採用にも対応できるため、採用が間に合わない時などは最適です。

【ケーススタディ】アウトソーシングと人材派遣、どっちを選ぶ?

アウトソーシングと人材派遣の違いはわかったし、向いている業務の方向性もなんとなく理解できた……。でも、今必要とするのはどちらかがわからない、という場合もあるかもしれません。ここで具体例を見ながら、求める条件に一致するかを考えてみましょう。

「受注した商品について発送手配をおこなう」という業務の場合

1.人材派遣で対応する場合

商品販売を担当する部署では、発送業務がつきものです。こうした業務を人材派遣の導入によって効率化する場合、まず受注・発送業務を行うスペース、商品を保管するスペース、派遣社員のロッカーや休憩スペースを用意しなければなりません。作業中は、派遣先の指揮命令者が派遣社員に指示を出し、適切な業務を進めてもらうことになるでしょう。

日によって受注量が異なるのであれば、派遣社員の出勤日や出勤時間などを考慮する必要もあるでしょう。つまり、派遣社員が出勤する日を事前に調整しておく必要もあります。とはいえ、前もって受注量が読めない場合には、調整しづらい状況も考えられます。

2.アウトソーシングで対応する場合

同じ業務をアウトソーシングで対応する場合、業務内容を詳細に打ち合わせしたあとは、委託先の企業の一任のもと、すべての業務が遂行されます。この場合、「発送手配を行う」というすべての業務が社外で行われるため、派遣社員の人数調整などに頭を悩ませる必要はありません。

また、業務は委託先の企業が用意したスペースで行われるため、社内で作業スペースを確保する負担はかかりません。ただし、発送先となる個人情報を共有することになるため、情報漏えいには注意する必要があるでしょう。

アウトソーシングで対応するメリット

以上のように、ある程度結果が明確な業務内容で、業務が一貫して遂行されるような場合には、アウトソーシングが向いています。加えて、社内で作業するには負担が大きい場合にも、アウトソーシングは有利でしょう。

そのほか、上述の通り一定のルールが存在するような業務、例えば、定期的に発生する給与計算や、お客様からの問い合わせ対応を行うコールセンターなどの業務は、アウトソーシングされる傾向にあります。

もちろん、上記の例でも、社内スペースが十分にあり、突発的な状況にも適時対応したい場合には、社内業務として対応した方が安心でしょう。そうした場合には、派遣社員を上手に活用するためのマニュアルを作成することで、課題解消につながります。

【ケーススタディ】アウトソーシングと人材派遣、どっちを選ぶ?

アウトソーシングによってビジネス課題を解決した成功事例を紹介していきましょう。

新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

ある企業では、新卒の採用活動に向け、広報部門と協力して大型自社イベント開催を企画していました。そこでRPOを活用。限られたリソースの中で、プロジェクトを成功させました。

課題
  • 大型の採用イベントを行うには、社内リソースが足りない
  • 社員は採用のコア業務に集中したい
効果
  • ノンコア業務をアウトソースすることで、コア業務に集中できた
  • 学生にきめ細かなフォローができ、内定辞退率の改善に成功した

 

事例詳細
新卒採用のノンコア業務を請負い、内定辞退率の改善に貢献

実際にサービスをご利用いただいた企業さまのケースを例に、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

総合受付業務をアウトソース。企業のブランドイメージを守り、サービス品質を維持

社内業務を見直すなか、総合受付業務の外注化を検討。ブランドイメージを左右する受付業務のサービス品質をどう維持するかに、頭を悩ませていました。そこで、業務分析やプロセス設計が行えるアウトソーシングを導入。新たな体制をスタートさせることに成功しました。

課題
  • 総合受付業務を外注化したい
  • ブランドイメージを損なわないようにしたい
  • 長期的かつ高品質なサービス提供を維持したい
効果
  • 業務プロセスを分析することで体系化、マニュアル整備等による標準化を実現
  • 研修体制も構築、長期的なサービス品質の維持に成功

 

事例詳細
総合受付業務をアウトソース。企業のブランドイメージを守り、サービス品質を維持

実際にサービスをご利用いただいた企業さまのケースを例に、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

KPIマネジメントにより効率的で低コストな事務センターを運営

とある企業では、業務効率化のため全国各地の拠点にある事務を統合し「事務センター(シェアードサービスセンター)」の構築を検討していました。そこで業務プロセスの可視化やKPI設計までをアウトソーシング。効率化によって業務委託費用の大幅削減にもつなげています。

課題
  • シェアードサービスセンターを構築し、業務を効率化したい
  • 業務の可視化によって安定的なセンターを目指したい
効果
  • 業務を可視化、標準化することで安定したセンター運営を実現
  • KPIを設計しPDCAを回し続けた結果、業務効率化を実現
  • 業務効率化により、センターの業務受託費用を大幅削減

 

事例詳細
KPIマネジメントにより効率的で低コストな事務センターを運営

実際にサービスをご利用いただいた企業さまのケースを例に、ご利用の流れや当社のサービス内容について、ご紹介します。

アウトソーシングと人材派遣の特性を知り活用しよう

アウトソーシングは「業務委託」として外部企業と契約を結ぶものであり、人材派遣は「人材の手配」を人材派遣会社と契約するものです。それぞれが有利に働く業務があり、状況によっても活用法が異なります。

アウトソーシングと人材派遣の違いを知り、社内の状況と条件を見極めながら、業務の効率化につなげていきましょう。

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