「読みやすいメールを書きたい」と思ってメール本文に改行を入れることはありませんか。日本人同士のメールではありがたいこのひと手間が、かえって英語でのやりとりでは「読みにくい…」と思われてしまうことをご存じでしょうか。英語のテキストを改行するときには文法的なルールがあり、それを知らないで改行や空行の挿入を繰り返すと、英語メールとしてはかえって読みにくいのです。
ここでは、英語メールの本文を書くときのルールやフォーマットを解説します。読みやすく、理解してもらいやすく、返事をもらいやすい英語メールの書き方を学びましょう。
メールとメッセージアプリの使い方の違い
英語でのメール（e-mail）は、昔でいうビジネスレター代わりです。今でもフォーマルで正しい形式であることが求められます。このため、メールではフォーマルな最初の呼びかけ（Mr.…,など）や、決まり文句で結ぶ最後の挨拶（Best Regards,など）が必要です。きちんとした依頼や長文の内容を送るのであれば、メールを使うことが一般的です。
ビジネスチャットのツールでは、メールの最初の呼びかけと最後の挨拶も飛ばして、まるで話し言葉のようにカジュアルに連絡をとり合えます。代表的なビジネスチャットのツールとしては、SlackやChatworkなどがあります。これらのメッセージアプリでは、呼びかけに「To」などをつけるだけで、文中では省略してOKです。
意外と知らない「英語テキストの改行ルール」とは？
英語テキストの改行は、段落ごとに行うのが基本的なルールです。ある1つのトピックについて書いてある段落は、見やすいからという理由だけで改行してしまうと、英語のネイティブなどは無意識に「書いてあるテーマが変わった」と感じてしまい、結果的に混乱してしまいます。
とはいえ、英語ネイティブでない私たちにとっては、長い英語メールの本文の改行が少ないと、読みにくいと感じることもありますよね。英語ネイティブのあいだでも、インターネット上の記事やメールでは、紙媒体での記事よりも改行が多くなっているという現状があります。
読みにくい英語メールをすっきりさせるテクニック
英語のルールを守りながら、すっきり読みやすくさせるテクニックをご紹介します。
ナンバリングを使う
複数のトピックについて書かなくてはならない場合や、手順や順番を説明するようなテキストの場合は、ナンバリングを使用するのが効果的です。
例えば、一通のメールで「前回のミーティング議事録と次回のミーティングの日程告知、それに関する新たな提案など」を書く場合には、以下のようにナンバリングすれば読みやすくスマートです。
例）
- 1.Minutes of the last meeting（前回のミーティング議事録）
- 2.Date of the next meeting（次回ミーティングの日程）
- 3.Proposals（提案事項）
記号を上手に使う
英語の記号を上手に使うことにより、内容がよく整理されたわかりやすい英文メールを作成することができます。
「・（ポイント）」
日本語のメールでもよく利用される「・（ポイント）」は、その名のとおり、ポイントとなる短いセンテンスを目立たせたり、並べて書いたりするために使われます。
例）
3 Top Priorities （3つの最優先事項）
- Reducing Operational Costs（オペレーションコストを削減する）
- Improving Quality（クオリティを向上させる）
- Managing Risks（リスク管理をする）
「：（コロン）」
日本人にはあまりなじみのない「：（コロン）」は、最初は使い方が難しいですが、慣れれば効果的な記号です。「これです・こういうことです」と、何かを説明したり、紹介したりするときに、いったん文章を区切って相手の意識を引き付ける効果があります。
例）
- Packing list:（持ち物表）
- Hiking Boots（ハイキングシューズ）
- Water（水）
- Sunglasses（サングラス）
「*（アスタリスク）」
「*（アスタリスク）」は脚注を意味します。なじみのない専門用語をメールで説明したりするときに、文中に（カッコ）で解説を挿入すると文が長くなり、見た目もごちゃごちゃします。そういったときに「*（アスタリスク）」が便利です。また、自分のコメントを一言付け加えたいときに使うこともできます。記載の仕方は脚注を入れたいところに「*」をつけ、文末に「*」を文頭につけた説明文を添えます。
例）
How to use an asterisk*（アスタリスク*の使い方）
文末に下記のように脚注を入れます。
*a star-shaped symbol pointing to an annotation or footnote（*注釈や脚注を示す星型の目印のこと）
込み入ったメールに早く返事をもらうコツ
最後に、込み入ったメールに早く返事をもらうコツについてご紹介します。
最初に「何を書くか」宣言しておく
メールの冒頭に、目次代わりに「何を書いたメールか」を付記しておくと、本文が長くても読む気がしなくなることを防げます。
I am writing to you today concerning…（本日は～についてメールしています）
I am writing to confirm...（～についてのご確認メールなのですが）
最後に「いつまでに返事をください」を明記しておく
返事が必要な場合は、メールの最後に返信期限をお願いして明記しておくと、相手からいつまで経ってもメールが来ないことを防げます。
I look forward to your reply by….（～までのお返事をお待ちしています）
I would appreciate your feedback on this matter by….（～までにこの件についてフィードバックを頂ければと思います。）
読み手の立場に立って読みやすいメールを書こう
英語でメールを書くときに一番大切なことは、わかりやすさです。英語のネイティブではない日本人ビジネスパーソンの場合、凝った表現や、ちょっと意味がわかりにくい表現を使ってメールを書くよりも、メール冒頭に伝えたいポイントを簡潔な英語でまとめることで、読むことを後回しにされたり、内容を誤って理解されたりすることを防ぐことができます。
