すぐに使えるビジネス英語:英語会議の準備や運営でよく使う英語フレーズ

外資系企業などの外国人が多い職場で、外国人上司の会議サポートをするときには、どのようなことに気を付けて、どのような英語コミュニケーションをとれば良いのでしょうか。
ここでは、英語会議を成功させるためにどのようなことに気を付けたら良いかに気を付けながら、すぐに使える英語フレーズを学んでいきましょう。

英語会議を成功させるために必要な英語表現とは?

英語での英語会議を成功させるためには、参加者との英語でのコミュニケーションが欠かせません。また、準備のためにも英語コミュニケーションが必要となります。ここでは、英語会議の準備段階と会議後のアフターフォローで必要となる英語表現を学んでいきましょう。

上司とうまくコミュニケーションするための英語表現

外国人の上司とうまくコミュニケーションするために覚えておきたい英語表現をまとめました。会議を取りまとめたり進行したりする上司の立場だと、細かい準備までは気が回らないかもしれません。言われるまで待つよりも、積極的に声がけをしてみましょう。

1Can I help you write up the agenda for the next meeting?
(ミーティングのためのアジェンダ作成のお手伝いをしましょうか?)
2Can I help gather pre-reads for you?
(事前資料を集めるお手伝いをしましょうか?)
3Are there any follow-up items I should take care of?
(ほかにも必要なアイテムはありませんか?)
4Are we recording the meeting? Shall I take notes on my laptop during it?
(ミーティングは録音しますか?ノートパソコンを持ち込んで会議メモをとりましょうか?)
5I will be arriving to the meeting early to get everything set up and ready to go.
(当日は先に会場に行って確認などをしておきます)

英語会議の参加者との調整でよく使われる英語フレーズ

上司などに頼まれ、参加者や外部の人とさまざまな連絡をとり合うとき、「上司の指示を受けてご連絡しています」というような表現をする場合があります。このときによく使われるのが「on behalf of…」です。

I am writing this e-mail on behalf of Mr. … to request your participation in the meeting.
(会議に参加していただきたく、~さんの代わりにメールを差し上げています)

出席者には参加を依頼して出欠をとったり、プレゼンターなどの重要な出席者の場合、その人の日程に合わせて会議日程を調整したりすることもあります。
こういったときの英語表現には、以下のようなものがあります。

Please let us know whether you can attend the meeting by ….
(~までに会議に参加できるかお知らせください)
If the tentative meeting date does not suit, please let us know immediately. We are happy to rearrange it.
(会議の仮日程がスケジュールに合わないようでしたら、お知らせください。すぐに別日程で再調整します)

会議のアジェンダや事前資料の送付などを担当することもあります。事前に修正事項や追加事項がないか確認をとりたい相手には、以下のように書いて一足先にチェックしてもらうと良いでしょう。

If any corrections or additions to the document are required, please let me know.
(資料に修正事項や追加事項がありましたらお知らせください)

会議の場所・機材を予約するときの英語フレーズ

会議の場所や機材の予約も大切な会議準備です。予約をきちんとすることはもちろん、会議が近づいたら余裕を持って再確認をしておきましょう。

1I would like to reserve a meeting room on … from … to ….
(会議室を~月~日の~時から~時まで予約したいのですが)
2I would like to confirm if the meeting room is available on … from …to …
(会議室が~月~日の~時から~時まで予約されているか、確認したいのですが?)

ミーティング後のフォローアップでよく使われる英語フレーズ

会議後は、議事録を作成して送付をするのが一般的です。英語会議の議事録には、以下のような項目を網羅すると良いでしょう。

議事録(Meeting Minutes)

  • 会議名もしくはプロジェクト名、場所、日時(Meeting/project name, meeting location, date of meeting)
  • 会議の目的(Purpose of meeting)
  • 参加者、欠席者(Attendees and absentees)
  • 会議アジェンダ、議題(Agenda, discussion topics)
  • 決定事項、次にとるべきアクション(Decisions, Actions)
  • 次回ミーティングについて(Next meeting)
  • 参考資料(Attachments)

この議事録を参加者および欠席者に送付します。議事録送付は欠席者へのフォローアップにもなりますし、アクションプランを決定したミーティングの場合には、メンバーの備忘録にもなります。

1Shall I take the meeting minutes and then send them to everyone?
(議事録を作成して皆さんに送付しましょうか?)
2The meeting minutes will be a good follow-up for those who couldn’t attend.
(議事録は前回のミーティングに参加できなかったメンバーにも良いフォローアップになります)
3The meeting minutes will be a good reminder for those who agreed to take some action.
(議事録は次に何らかのアクションをとると決めたメンバーにとっての良いリマインダーになります)

「お疲れ様、ありがとう」の表現

ミーティングの終了後、上司に英語で「お疲れさま、ありがとう」と言われることがあります。外国人のボスなら感謝のメールをくれることもあります。スマートな返し方とセットで知っておきましょう。

1Thank you for organizing the meeting. We couldn't have done this without your help!
(会議を手配してくれてありがとう。君なしではできなかったよ!)
2I am always impressed with your willingness to help me.
(いつも進んで手伝ってくれて本当に感謝しているよ)
3It's my great pleasure!
(いつでも喜んでお手伝いしますよ!)
4I'm glad I could help.
(お手伝いできてうれしいです)
5Don't mention it.
(そんなこと、おっしゃらないでください)

外国人が多い環境での英語会議のサポートでは、日本語と英語を両方理解できるアシスタントはとても頼りにされます。じっと指示を待つよりも、文化の違いを理解したアシスタントがアイディアを出したり、主体的に動いたりすることへの評価はとても高いのです。
ここでご紹介した英語表現を覚えておいて、ぜひ使ってみてくださいね。

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