すぐに使えるビジネス英語 ビジネスメールの英語2

打ち合わせの日程変更のお願いする際のビジネス英語表現は?よく使われるメールの表現を学びます。

QUIZ打ち合わせの日程変更のお願いをしなければならなくなりました。次の2つの文のうち、どちらがより丁寧な言い方でしょうか?

  • 1)I'm going to have to reschedule our meeting tomorrow.
  • 2)I'm going to reschedule our meeting tomorrow.

正解 1

「明日の打ち合わせの日程をどうしても変更しなければならなくなりました」の意味。have toを入れることで、「(大変申し訳ないのですが)どうしても」というニュアンスが加わります。急な変更のお願いをするのですから、こちらの言い回しが自然です。2のI'm going to reschedule...は「とにかく変更します」となり、強引で少々身勝手な印象を与えてしまいますので注意が必要です。

これで安心♪よく使うメールの英語

Subject:
Rescheduling of June 5 meeting ①

Dear Ms. Johnson:

I'm terribly sorry, but something has come up and Mr. Tanaka won't be able to meet with you on Friday, June 5. ②
Could we possibly change the day of our meeting? ③ Would you happen to have time on June 4 or on June 10? ④
If these dates are inconvenient, please let me know when would be convenient for you. ⑤

I hope this doesn't cause too much inconvenience. ⑥ I'll be waiting to hear from you. ⑦

Best wishes,
Miki Saito

①件名:6月5日の打ち合わせ 変更のお願い

June 5 meeting schedule changeとしてもOKです。件名(subject)の書き方についてはページ下のコラムで説明しています。そちらを参考にしてください。

②大変申し訳ないのですが、田中に急用ができまして6月5日(金)の打ち合わせに行けなくなってしまいました。

I'm terribly sorry, but…「大変申し訳ないのですが」という言い回しを覚えておきましょう。something has come upで「急用ができた」という意味になります。

③打ち合わせの日取りを変更していただくことは可能でしょうか。

I'd like to ask if we could change the day of our meeting.と言っても同じ意味になります。また、時間の変更を頼む場合には、Could we possibly change the time of our meeting?「打ち合わせの時間を変更していただくことは可能でしょうか」となります。

④6月4日か、もしくは6月10日でお時間をいただけませんか。

Would you happen to…?「~ではないでしょうか」は、相手の都合などをたずねる時によく使う丁寧な言い回しです。覚えておきましょう。

⑤もしこの日の都合が悪い場合は、ご都合のよい日をお知らせください。

都合のよい時間帯をいくつか教えてほしい時には、Could you suggest a couple of times convenient for you?「都合のよい時間をいくつか提示していただけますか」と言います。

⑥このことで多大なご迷惑をおかけしないことを祈っております。

または、I'm very sorry for the inconvenience. や、 I apologize for the trouble. と言ってもほぼ同じ意味の謝罪の一言になります。

⑦お返事をお待ちしております。

同じく締めの一言として、Thanks for your patience and understanding.「ご理解いただきありがとうございます」、I appreciate your patience.(同意)、 Please accept my apologies for this inconvenience.「ご迷惑をお詫びいたします」などがあります。

COLUMN Subject(件名)も大切なメールの一部

メールのやりとりの中で「件名」を適当に書いてしまっていることが意外と多いのではないでしょうか。「件名」も大切な手紙の一部です。メールを受け取った相手が、まっ先に読むのが「件名(subject)」ですから、読む側のことを考えて書かなければなりません。

ポイント
  • できるだけ動詞(または動名詞)を含んだ文にしましょう。
  • できるだけ具体的にし、あいまいな表現は避けましょう。
  • 短かすぎるものよりは、長めがベターです。meeting(打ち合わせ)、estimate(見積書)といった名詞だけというのはNGです。
件名の良い例、悪い例
「6月15日の打ち合わせ日程変更のお願い」
  • ◎ Request to reschedule June 15 meeting
  • × Request to reschedule tomorrow's meeting
  • × Tomorrow's meeting

tomorrow(明日)やnext week(来週)などとは書かずに、日にちを入れるようにしましょう。

「1月20日のセミナーへのお誘い」
  • ◎ Please come to the January 20 seminar
  • × Invitation
  • × January 20 seminar
「M4538に関する質問」
  • ◎ Three questions about M4538
  • × Questions
  • × M4538
「8月10日のお越しを楽しみにしています」
  • ◎ Looking forward to your August 10 visit
  • × Your visit next month
  • × August visit

Profile

監修:デイビッド・セインさん

米国出身。日米会話学院、バベル翻訳外語学院などでの豊富な教授経験を活かし数多くの英会話関連書を執筆。英語を中心テーマにさまざまな企画を実現するA to Zを主宰。エートゥーゼット英語学校(東京・根津)の校長も務める。
A to ZのHP:http://www.english-live.com

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