すぐに使えるビジネス英語 ビジネスメールの返信

QUIZお客様に「メールを返信しました」と伝えるなら、次のうちどちらの英文が正しいでしょうか?

  1. 1)I returned your e-mail.
  2. 2)I answered your e-mail.

正解 2

「メールを返信しました」と言うときにはanswerという単語を使って、I answered your e-mail.と言います。I returned your e-mail.と間違って言ってしまうと、「メールは(読まずに)送り返しました」という意味になってしまうので気をつけましょう。

これで安心♪ よく使うメールの英語

Dear Ms. Judy Brown

My name is Mariko Kato in the Accounting department at XYZ Trading, and I'm writing on behalf of James Smith.①

I'd like to thank you for all your help during the conference.②

I think you sent an invoice, but I'm afraid my mail server was full and I didn't receive it.③  I'm sorry to trouble you, but could I ask you to send the file again?④

Please give my regards to everyone.⑤ If anything is unclear, please don't hesitate to let me know.⑥

We look forward to doing business with you again.⑦

Kindest regards,

Mariko Kato
XYZ Trading

①XYZ貿易経理部の加藤真理子と申します。ジェイムス・スミスの代理でメールしております。

「~社~部の~と申します」は、My name is…(名前)in the…(部署) department at…(社名)です。語順を覚えておきましょう。また「~の代理で」はon behalf of…です。I'm writing on behalf of …で「~の代理でご連絡しております」の意に。

②先日のカンフェレンスではいろいろとご協力いただきまして、ありがとうございました。

「~ではいろいろとご協力いただきまして、ありがとうございました」は、I'd like to thank you for all your help during…です。I'd like to thank you for all your help.だけだと「いろいろとありがとうございました」「いろいろとお世話になりました」といった意味になります。

③請求書を送っていただいたようですが、メールサーバーが一杯になってしまい受け取れませんでした。

I'm afraidを付けることで、「申し訳ございませんが」という謝罪のニュアンスを含んだ文章になります。こちらの手違いでメールを受け取れなかったのですから、伝え方には気を遣いたいところです。

④お手数ですが、もう一度ファイルを送り直していただけますでしょうか。

「お手数ですが~」は、I'm sorry to trouble you, but…です。このtroubleは「迷惑をかける」「わずらわせる」という意味です。I'm sorry to trouble youで「お手数ですが」「ご迷惑をおかけしますが」といった意味の表現になります。

⑤皆さまによろしくお伝えください。

「~さんによろしくお伝えください」は、Please give my regards to…です。regardsは伝言の際の「よろしく」という意味です。

⑥何か不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

unclearは「不明確な」、hesitateは「躊躇する」という意味です。If anything is unclear, please don't hesitate to let me know.は、このまま決まり文句として覚えておくといいですね。

⑦今後ともよろしくお願い申し上げます。

look forward toは「~を楽しみに待つ」という意味ですが、このように言うと「今後ともよろしくお願い申し上げます」とニュアンスは近くなります。

Column ビジネスメールの起句、結句

ビジネスメールで「拝啓 ~様」「~様」にあたる起句と、「敬具」「草々」などにあたる結句の中から、代表的なものをいくつかご紹介します。

起句
担当者の性別、名前が分からない場合
Dear Sir or Madam: To whom it may concern:
「ご担当者様」。後ろにコロン(:)を打ちます。
担当者の性別は分かるが、名前が分からない場合
Dear Sir:男性 Dear Madam:女性
担当者の名前が分かる場合
Dear Mr. David Smith: Dear Mr. Smith:
Dear Ms. Judy Brown: Dear Ms. Brown:

Ms.は既婚、未婚にかかわらず女性に使う敬称です。Mr.やMs.はフルネーム、またはラストネームと共に使います。

Dear David,  Dear Judy,
ややカジュアルですが、何度かやりとりしている相手ならファーストネームで問題ないでしょう。

結句

Kindest regards,  Best regards,
Sincerely yours, Sincerely, Yours truly,
結句では、後ろにカンマを打ちます。

また、何度かやりとりしている相手なら、
Best wishes, Yours, Regards, Thanks,
などでもよいでしょう。

Profile

監修:デイビッド・セインさん

米国出身。日米会話学院、バベル翻訳外語学院などでの豊富な教授経験を活かし数多くの英会話関連書を執筆。英語を中心テーマにさまざまな企画を実現するA to Zを主宰。エートゥーゼット英語学校(東京・根津)の校長も務める。
A to ZのHP:http://www.english-live.com

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