派遣社員を在宅勤務に切り替えるには? 必要な手続きと注意点を解説

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐねらいから、在宅勤務が広がっています。政府も自社の社員だけではなく、派遣社員も在宅勤務ができるよう対応を求めています。派遣社員を在宅勤務に切り替える場合の、必要となる契約などの手続きや環境面での気をつけるべき点について解説します。

派遣社員も在宅勤務は可能

新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、政府は在宅勤務の活用を強く呼びかけています。しかし派遣社員の在宅勤務が可能なのか、疑問に思われる人事担当者の方も多いでしょう。結論から言えば十分に可能です。厚生労働省は、派遣社員や派遣先の企業に対し、自社の社員と同様に在宅勤務に切り替えるよう、働き方の柔軟な対応を求める見解を公表しました。

(参考:厚生労働省:新型コロナウイルス感染症の拡大防止に向けた派遣労働者に係るテレワーク等の実施に関する要請

企業の新型コロナウイルス対策では、事業継続計画(BCP)という観点とともに、「大切な従業員の命をいかに守るか」も優先しないとなりません。製造業やお客様と対面で接する必要がある業務、紙の書類を扱わなければならない事務作業など、物理的に活用が難しいケースもありますが、在宅勤務導入のために「何をすべきか、何ができるか」を真剣に考え、早急に実現することが求められています。

派遣社員の在宅勤務に向けクリアにしておくべき課題

とはいえ、自社の社員に比べ、派遣先が雇用主ではない派遣社員は自宅住所や直接の連絡先を把握していないなどの理由から在宅勤務導入にあたってはハードルが高いのも事実。業務内容が在宅勤務を想定していなかったり、情報漏えいの面や派遣社員側の自宅の環境面などでもさまざまな課題が浮き彫りになっています。これらへの対応も急務です。

セキュリティ対策

派遣先が懸念する問題の一つが「情報漏えい」です。セキュリティの問題から、派遣社員に貸与パソコンの社外利用を認めていない場合や、貸与できるパソコンの台数に限りがある場合があります。その場合、派遣社員の方のパソコンを使用することを求めることがあります。一方で、派遣社員の方が自分のパソコンを業務に使用したくないという場合もあり、契約面での柔軟な対応が求められるところかもしれません。また何らかのトラブルがあった場合、その責任の所在を取り決めておくことも重要です。

派遣先の企業自体のセキュリティ対策が十分でない場合は、そもそも派遣社員の在宅勤務は困難です。セキュリティ環境の整備においてコスト面がネックになっている場合は、政府による補助金などのテレワーク導入支援を活用することも検討してみましょう。厚生労働省や経済産業省、東京都などでは、在宅勤務(テレワーク)に関する補助金の拡充や相談体制の強化を進めており、さまざまな支援策を用意しています。

(参考:一般社団法人日本テレワーク協会 テレワークに関する助成、補助

在宅勤務に向かない業務への対応

「紙」と「印鑑」が必要な事務処理など、在宅勤務では難しい業務を派遣社員が担う場合には、出勤せざるを得ないケースがあります。しかし、オフィスワークをめぐる状況は一昔前に比べると大きく様変わりしてきています。現在ではPDFでスタンプ押印(電子印鑑)ができたり、電子署名関連サービスも登場したりしています。新型コロナウイルス対策の長期化を見据え、電子押印に切り替えたり、ペーパーレス化を推進することにより、在宅勤務が可能となります。

派遣契約

派遣先が派遣元と結ぶ派遣契約のなかで、派遣社員の就業場所や業務内容、勤務時間などを取り決めます。ここで、「就業場所」として当初予定していない「在宅」で就業する場合は、派遣契約を変更する必要が出てきます。また、在宅勤務となることで業務内容が変わった場合は、契約書に業務内容を追加する必要があります。しかし、契約の変更については、緊急の必要がある場合についてまで変更を行うことを要するものではありません。その場合は、派遣先と派遣元の間で十分話し合い、合意しておくことが必要です。

(契約変更の例)
令和○年○月○日付け労働者派遣契約と同内容で、○○株式会社は、□□株式会社に対し、労働者派遣を行うものとする。ただし、就業の場所は、□□株式会社の△△事業所(テレワークを実施する場合には派遣労働者の自宅)とする。

(参考:厚生労働省:新型コロナウイルス感染症に関するQ&A(労働者派遣について)

労務管理と評価

労務管理ツールを導入していない、導入していたとしても自社の社員と同じ労務管理を派遣社員にも適用すべきか悩む企業は少なくありません。在宅勤務時の仕事についてどのように評価するかという課題もあります。これらについての仕組みをきちんと整える必要があります。

派遣社員側の環境問題

派遣先側で在宅勤務利用の準備が十分にできていたとしても、派遣社員側が在宅勤務できる環境にあるか、在宅勤務を利用する意志があるのかという問題もあります。「自宅にWi₋Fi環境がない」「家族がいて在宅では仕事がしづらい」などの理由で、派遣社員の方が在宅勤務に積極的でないというケースもあります。

派遣元の就業規則

派遣元の人材派遣会社の就業規則に、派遣社員の在宅勤務を規定していないこともあります。その場合は、派遣先が在宅勤務に切り替えられる環境にあっても、派遣元で断られることもあります。

派遣社員の在宅勤務でよくある声

派遣社員の在宅勤務導入にあたり、よくある声をまとめました。

Q.派遣社員に在宅勤務をさせたいけれど、個人パソコンでの業務は可能?
A.
派遣社員が自分のパソコンを業務に使用することは、セキュリティ上の問題が多いので、会社のノートパソコンを貸与することをおすすめします。パソコン貸与にあたり、セキュリティ面、また紛失や破損した場合の対応などは、覚書に記載しましょう。
Q.労働時間をどう管理すればよいでしょう?
A.
在宅勤務における労務管理のなかでも、始業・終業時刻、休憩時間をどう管理すればいいのかの問い合わせも多く寄せられています。派遣社員の労務管理ツールがない場合は、メールやビジネスチャットなどでの報告で記録を残すことが一般的です。
Q.コミュニケーションが難しい在宅勤務を円滑にする方法は?
A.
従業員同士が対面で会えない在宅勤務では、どうしても組織としての一体感を保つのが難しいもの。同じ場所で一緒に働く以上に、密なコミュニケーションが重要になります。メールやビジネスチャットだけではなく、電話でのコミュニケーションも取り入れて、問題が起きていないか心配事などを聞いてみましょう。また、派遣社員のなかには在宅勤務になることで、ますます疎外感を抱く人もいます。ビデオ会議などでのチームの話し合いに参加してもらうなどすると、チームの一体感も生まれやすくなります。

時間を優先して柔軟な対応を

新型コロナウイルス感染症の拡大防止が喫緊の課題となっている今、派遣社員の在宅勤務のために既存の契約内容のすべてを細かく見直し、改めて契約を結び直すのは時間と手間がかかります。すでにお伝えした通り、厚生労働省では「緊急の必要がある場合は、事前に書面による契約の変更を行うことを要するものではない」としています。

まず派遣先は、さしあたっての懸念点のみを取り決めた「覚書」や「申請書」をつくり、派遣元との間で合意したうえで対応を急ぐのが有効です。情報セキュリティの取り扱いに対する書面も用意しましょう。

在宅勤務の導入ありきで進めたうえで、後から派遣元と派遣先の間で改めて詳細項目を取り決めるといった柔軟な対応も可能となります。

テレワーク関連 お役立ち情報

アデコグループは、雇用や労働市場の動向にあわせて、企業の事業活動をサポートする情報・サービス提供を行っています。

近来導入する企業が増えているテレワークについて、「人材」について考え抜いてきた私たちだからこそ出来る独自の視点で、まず最初に必要となる情報を中心にまとめました。

派遣社員の在宅勤務を求める動きはますます加速

政府による緊急事態宣言が発令され、出勤者を7割減とする要請が出された今、大手企業を中心に派遣社員の在宅勤務への切り替えが進んでいます。さらに、2020年4月に改正された派遣法においても、「同一労働同一賃金」では、通常労働者と派遣社員の非合理な待遇差をつけることを禁止しています。今後はこの観点からも、派遣社員の在宅勤務を求める動きはますます加速することでしょう。

派遣社員の在宅勤務では、「できること」と「できないこと」の整理、そして導入する場合に考えられる懸念点を洗い出すことが重要です。

アデコでは、すでに派遣社員の在宅勤務切り替えのご相談が多く入っており、実際に切り替えた派遣社員からも「通勤時間がなくなった分、自分の時間が増えた」「満員電車に揺られるストレスから解放された」「新型コロナウイルスに感染する心配が軽減されて安心して働ける」といった歓迎の声も多く聞かれます。

企業の在宅勤務導入に関するさまざまな知見の蓄積もあります。お困りの場合はぜひお気軽にご相談ください。

Column請負社員の在宅勤務の可否は業務内容が左右

業務を外部企業に委託した場合の、請負社員についても解説します。請負社員の在宅勤務が可能かどうかは、契約内容や業務内容に左右され、ケースバイケースといえます。例えば請負先の企業内での郵便物の仕分け作業を一括で請け負っている場合には在宅勤務は不可能です。

請負では請負先の企業と物理的に離れた場所での作業を受託するケースも少なくありません。新型コロナウイルス対応という観点から現状の業務体制に懸念がある場合は、請負元と請負先との間で相談する必要が出てくるでしょう。

また最近では、在宅勤務を前提に業務を請け負うというケースもあります。この場合、請負社員の労務管理や仕事の評価などが請負元の課題となるのは派遣社員の場合と同様です。

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