採用活動にオンライン面接を取り入れる企業が増えています。双方の居場所を問わず面接ができ、かつ業務負担や採用コストまで抑えられる点が魅力です。
新型コロナウイルスの感染が拡大するなか、混雑する場所や移動に対する懸念や抵抗感が増しました。この事態を機に各社がテレワーク導入に踏みきり、どうにか通常業務をおこなっています。企業の採用業務も例外ではなく、選考もオンライン面接の活用が進んでいる状況です。オンライン面接は今や人事のリスク管理のうえでも必要性の高いツールといえるかもしれません。
今回は、オンライン面接の基礎知識、メリットとデメリット、導入方法やその注意点を解説します。
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オンライン面接とは
オンライン面接とは、インターネットを介して、パソコンやスマートフォンの専用ツールでおこなう面接のことです。面接官と応募者が、場所にとらわれることなく面接をおこなえます。
現在は、一次、二次面接などをオンライン面接でおこない、最終面接だけ直接会って面接をするというパターンで利用されることが多いようです。
注目される、オンライン面接。普及しはじめたその背景
近年、急速にオンライン面接が普及しはじめている背景には、文化、テクノロジー、そして少子高齢化の3つが挙げられます。
- スマートフォンでコミュニケーションをとる文化の浸透
- スマートフォンが普及し、その技術は個人の生活にまで浸透しています。通話やメールでのコミュニケーションだけでなく、画像や動画の受発信、やり取りも人々の生活の一部となりました。そのため、人々はスマートフォンを通してコミュニケーションをとることに抵抗が無くなってきています。
- テクノロジーの進化
- また、テクノロジーの進化によって、インターネット回線の速度や安定性が高まったこともオンライン面接が検討されだした要因のひとつでしょう。数年前と比較して、音声や映像の不具合の発生は減っており、オンライン上のコミュニケーションの質は格段に上がりました。
- 少子高齢化による人材不足
- 少子高齢化の影響で人材不足が深刻化。優秀な人材の獲得競争は年々激化しています。そのなかで、地理的条件の範囲を広げ、より多くの人材と「直接会っての面接」に近い状況を生み出せるオンライン面接の需要が増しています。
このような背景から、日本でもオンライン面接を受け入れる土壌ができてきたと考えられます。
オンライン面接のメリットとデメリット
では、オンライン面接のメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。
メリット
- 採用業務の効率化、コスト削減
- オンライン面接では双方で移動コストが発生しません。応募者は面接時間のみを確保すれば良いため、担当者のスケジュール調整も簡単になります。負担が軽減されれば面接の質も向上されやすいでしょう。
- より多くの応募者との面接が可能
- オンライン面接を導入すると、選考活動全体の時間効率が上がるため、面接官はより多くの面接を実施できるでしょう。
- 応募者の間口の拡大
- 直接面接のみの選考の場合、面接に出向くのが地理的・経済的に難しい人材は応募を躊躇してしまいます。オンライン面接では、それらの制約をなくし応募できる人材を増やすことができます。遠方の地域や海外に居住する優秀な人材にもアプローチしやすくなります。
- 採用ミスマッチの防止
- 場所や時間、コストの面で面接の負荷が下がることで、初期段階の簡易なオンライン面接でスクリーニングをしたり、頻度を増やしてマッチング精度を高めたりといったことも可能です。
- 面接官のスキル向上
- システムに録画・共有機能が搭載されていれば、面接後に見直すことも可能です。個々の振り返りだけでなく、採用チーム内で共有し、指摘やアドバイスをうけることで担当者の面接スキルの向上も図っていけるでしょう。採用のブラックボックス化を防止することにもつながります。
- ただし、個人情報の取り扱いには十分に注意する必要があります。面接動画を録画するということは、社内に個人情報を蓄積するということです。セキュリティを万全にして外部に個人情報が漏れないよう徹底した管理が求められます。
- 現場を巻き込んだ面接も組めるように？
- オンライン面接は日程調整も容易になります。応募者や面接官、会議室以外に、採用を行っているオフィスへの移動や、業務の都合などで、通常では調整が難しい場合もある現場メンバーのスケジュールを、オンライン面接のために抑えられる可能性が出てきます。そのため、オンライン面接を導入することで、現場メンバーを交えた面接が可能になり、面接の質が向上する場合もあります。
デメリット
- 通信トラブルが起こりやすく対応に時間をとられる
- インフラ環境がよくなったとはいえ、機器や通信トラブルが発生するリスクはあります。面接開始時や途中の機器トラブルや誤操作、Wi-Fi接続の不具合は面接を中断させてしまいます。面接以前の問題への対応に時間がかかることもあるようです。
- 相手の反応、表情が掴みにくい一面も
- 画面というフィルターを通すため、面接する相手のリアルな反応や細かい表情の変化は掴みにくい部分があります。上半身だけの映像で仕草なども見えにくいため、対面での面接と比較すると判断材料は少なくなるかもしれません。
- ミスコミュニケーションが起こりやすい
- オンライン面接中は、聞き間違いや相手の発言が聞き取りにくいこともあります。即時に反応が得られないことで話しにくいと感じることもあるようです。それらがミスコミュニケーションにつながり、面接や選考に悪影響が及ぶことも考えられるでしょう。
オンライン面接を導入するフローとおさえるべきポイント
実際のオンライン面接の導入から面接当日までを6つのフローに分けて解説します。
- 1採用課題の洗い出し
- オンライン面接を導入する前に、自社の採用活動全体を見直して解決すべき課題を明確にしておきましょう。
- 2利用システムの検討
- 機能や使い勝手を踏まえ、自社の課題を解決する最適なシステムを選定しましょう。オンライン面接をおこなうためのシステムは多種多様にあり、それぞれ安定性や機能、セキュリティ、ユーザー登録の要／不要、料金プランなどが異なります。
- 3通信環境の整備
- システム利用に際しては、事前に特定のアプリケーションのインストールが必要な場合もあるでしょう。面接中に不具合があると、応募者の低評価や辞退につながることもあります。安定した通信環境を整備することが大切です。万が一、トラブルが生じたときの対応フローも検討しておきましょう。
- 4面接場所の確保
- 面接にふさわしい場所を確保します。周りの音や声が入り込まない静かな場所（部屋）、書類や壁に貼られたものなど機密情報が映らない場所を選びましょう。
- 5応募者に事前連絡
- 自社側の準備が万全になったら、応募者にオンライン面接を実施する連絡を入れます。予定どおりに滞りなく実施するためには、応募者側にも通信環境の整備が必要です。
- 面接スケジュールのほか、専用ツールのインストールなど事前準備の方法や開始までの流れ、注意事項を伝えておくとトラブルのリスクを低減することができるでしょう。不明点があればフォローする旨も伝え、面接開始前に対応できるようにしておきます。
- 6約束の日時にオンライン面接実施
- 面接官は実施の前に、開始から途中の操作方法までしっかり理解しておくことが大切です。録画、資料の画面表示、画面の切り替え方法などの機能を有効に活用しながら面接を進めましょう。
オンライン面接を実施する前にチェックしたい注意点
ここでは、オンライン面接を実施する前の注意点についてまとめます。
- 面接を実施する場所
- 場所を問わず実施できる点がオンライン面接の利点ですが、対面での面接と同じようにお互いに集中して対話できる環境が必要です。マイクは思いのほか感度が高く、小さな音や話し声も拾います。会議室などの静かな場所を押さえましょう。
- 面接時の服装、態度
- 気をつけたいのが服装や面接時の態度です。直接会わないからと気を緩めず、対面の面接と同じようにビジネスマナーを守って臨みましょう。
- 通信機器、使用システムの操作方法を習得しておく
- 面接官は、オンライン面接で活用する機器やシステムの操作方法をしっかりマスターしておくことが大切です。使う段階になって戸惑うようなことがあると応募者に不安な思いをさせてしまうでしょう。
- つながらなかった時のために、複数のツールを準備しておく
- トラブルが発生したときに備えて、予備のオンライン面接ツールを用意しておくとよいでしょう。無料サービスで操作が容易なツールも増えています。臨時でもすぐに活用できるように設定等を整えておけば、大きく予定を変更する事態も防げて安心です。
人事がオンライン面接を成功させるためにできることとは
最後に、人事としてオンライン面接の導入前に考えておきたいポイントを解説します。
導入するタイミング
採用選考のどの段階までオンライン面接を適用するのかを考えておく必要があります。一次面接など応募者が多い段階では、オンライン面接を取り入れることで採用効率が大幅にアップするでしょう。自社の課題や採用フローに合わせた検討が必要です。
どの職種で導入するのか
画面を通したやり取りでは応募者のコミュニケーション能力を正確に測るのは難しいものです。高度なコミュニケーション能力を要する職種ではオンライン面接が不向きな場合もあります。使い分けを前提に、どの職種の採用選考で利用するかも決めておいたほうがいいでしょう。
人事がオンライン面接を成功させるためにできることとは
オンライン面接を導入することで、効率よく多くの人材との接点を生み出すことが可能になります。しかし、メリットを引き出し採用成功に結びつけていくには、考えられるリスクやデメリットへの対策が不可欠で、特にセキュリティについては十分検討しておく必要があります。
オンライン面接はすでに珍しいものではなくなっています。リスクやデメリットを把握した上で適切な形でオンライン面接を導入し、自社の採用を強化していきましょう。
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