PowerPointを使う上で覚えておきたいショートカットキー

資料作成する上で覚えておきたいショートカット

ショートカットキーの中でも、特に使用頻度の高いものをご紹介します。慣れないうちは覚えるのが大変ですが、何度も使用することで自然と身に付いていくはずです。

Ctrl＋C

テキストやオブジェクト、スライドなどを、メモリー上のクリップボードにコピーします。

Ctrl＋V

クリップボードにコピーされたデータを、任意の場所に貼り付け（ペースト）します。テキストやオブジェクト、スライドなどを貼り付けることができ、「Ctrl＋C」とセットで使用することでさらに効率的になります。「Ctrl+C」と「Ctrl+V」ですばやくコピー＆ペースト（いわゆるコピペ）ができます。

Ctrl＋X

テキストやオブジェクト、スライドなどを切り取って、メモリー上のクリップボードに保存します。「Ctrl＋C」と同様、「Ctrl＋V」で任意の場所に貼り付けることができます。オブジェクトを別のスライドに移動させたい場合などに便利です。

Ctrl＋S

ファイルを上書き保存します。定期的に「Ctrl＋S」を使って上書き保存しておけば、万が一PCの電源が落ちたり、ファイルがクラッシュしたりしてしまったときも安心です。

Ctrl＋Z

直前の操作を戻すことができます。操作ミスをしたときや、元の状態に戻したいと思ったときも、焦らず「Ctrl＋Z」を押せば元通りになります。1つ前の作業状態だけでなく、「Ctrl＋Z」を2回繰り返せば2つ前の作業状態、3回繰り返せば3つ前の作業状態と、かなり前の作業状態まで復元できる便利なキーです。

Ctrl＋A

画面上にある文章やオブジェクトなどすべてを選択します。オブジェクトをすべて選択して移動させたり、丸ごと別のスライドに移したりする際に便利です。

Ctrl＋G

図形などを1つにまとめることを「グループ化」といいます。複数のオブジェクトを選択して、「Ctrl＋G」を使うとそのオブジェクトをグループ化します。図版作成のときなどに便利です。

Ctrl＋Shift＋G

グループ化したオブジェクトを解除します。

Ctrl＋D

スライドを複製します。スライドを選択した状態で「Ctrl＋D」を押すと、同じスライドを複製できます。スライドマスターの各レイアウトにも有効です。また、オブジェクトなどの複製も可能です。

Ctrl＋Shift＋S

名前をつけて保存します。編集中のファイル名以外で保存したいときに便利です。「F12」キーでも可能です。

Ctrl＋N

新しいプレゼンテーションを作成します。

Ctrl＋B

選択したテキストを太字にします。また、太字になっているテキストを解除することができます。文字を強調したいときに活用しましょう。

タブ操作をする上で便利なAltキー

PowerPointの上部には、「ホーム」や「挿入」、「デザイン」といったタブがあります。
各タブは、マウスを使用せずに、Altキーで切り替えることができます。
また、Altキーを押すことで、それぞれコマンド（命令）を実行するキーを教えてくれるキーヒントが表示されます。キーヒントは各リボンのコマンドごとに表示されます。
手順としては、以下に記述したAltキーとアルファベットの組み合わせでタブを切り替えたあと、リボンに表示されているアルファベットを押してコマンド（命令）を実行します。

 

Alt＋F

「ファイル」タブに切り替えます。

Alt＋H

「ホーム」タブに切り替えます。

Alt＋N

「挿入」タブに切り替えます。

Alt＋G

「デザイン」タブに切り替えます。

Alt＋K

「画面切り替え」タブに切り替えます。

Alt＋A

「アニメーション」タブに切り替えます。

Alt＋S

「スライド ショー」タブに切り替えます。

Alt＋R

「校閲」タブに切り替えます。

Alt＋W

「表示」タブに切り替えます。

Alt＋Q

プレゼンテーション内を検索できる「操作アシスト」ボックスにカーソルを移動します。

スライド ショーを使う上で便利なショートカットキー

ショートカットキーはプレゼンテーションのためのスライドを作成するときだけでなく、実際にスライド ショーを使ってプレゼンテーションをする場でPowerPointの操作をするときにも使えます。せっかく作ったスライドも操作に手間取ってしまっては、スムーズにプレゼンテーションを行うことができません。

プレゼンテーション時は手元でマウス操作するスペースが狭いこともあります。キーボードをメインに操作ができるショートカットキーなら、スムーズです。上手にプレゼンテーションを行うためにも、ショートカットキーでの操作を覚えておきましょう。

なお、スライドショー実行中にF1キーを押すと、スライドショーのときに使用できるショートカットキーの一覧を表示することができます。

 

F5

一番初めのスライドからスライド ショーを開始します。スライド ショーを終える際は「Esc」を押します。

Shift＋F5

現在選択しているスライドからスライド ショーを開始します。

Alt＋F5

PCの画面上に発表者ツールを表示します。発表者ツールとは、時間の経過や表示されているスライド、次に表示されるスライド、スライドの合計数などが一目でわかる画面です。

以下は、スライドショー実行中に有効なキー操作です。

N / Enter / PageDown / → / ↓ / Space

次のアニメーションを実行します。次のアニメーションがない場合は、次のスライドに進みます。

P / PageUp / ← / ↑ / BackSpace

前のアニメーションを実行します。前のアニメーションがない場合、前のスライドに戻ります。

B / .（ピリオド）

黒い画面を表示します。再度押すと、黒い画面からスライド ショーに戻ります。スピーカーが話している内容などに注目してほしいときには、画面を黒くするとスライドではなく、スピーカーに注目が集まり効果的です。

W / ,（コンマ）

白い画面を表示します。再度押すと、白い画面からスライド ショーに戻ります。こちらも「B」と同様に、スライドではなくスピーカーに注目を集めたりする効果が期待できます。

Alt＋↑

音量を上げます。

Alt＋↓

音量を下げます。

Alt＋U

音量をミュートにします。

ショートカットキーで作業を効率化しよう

たくさんのショートカットキーをご紹介しましたが、どれも資料作成やプレゼンテーションの際に役立つものばかりです。一度のショートカットキーの使用で短縮できる操作時間はわずかではありますが、全体を通して考えると大きな作業効率化につながります。
最初は覚えるのに少し時間がかかるかもしれませんが、PowerPointを使用することが多い人は、何度も繰り返し使用しているうちに、身に付くものです。使うように心掛けてみてはいかがでしょうか。