事務センター・バックオフィス

センター運営における課題を解決し、顧客へのサービスレベル向上と顧客満足向上につなげます。

Off-JTやOn-JTなど、研修に追われている 繁忙期の要員採用が間に合わない 派遣社員の定着率が悪い 業務の生産性が上がらない 社員がコア業務に集中できない 派遣社員の入れ替え時の採用費や研修対応などのコストがかかっている アデコのアウトソーシング「事務センター業務代行サービス」はこれらの課題を解決します。

事務センター業務代行サービスとは

事務センターにおける顧客サービスレベルの向上と顧客満足度の向上を実現するためには、貴社の人員リソースをコア業務に集中し配分することが必要不可欠です。アデコの事務センター業務代行サービスは、精緻な業務分析、コア業務とノンコア業務の整理、業務プロセスの標準化・最適化を行い、最適な人員配置により、業務の効率化とコスト削減を実現します。

自社の人材資源をコア業務に集中

業務分析により、コア・ノンコア業務を切り分け、適切な委託化を実現。貴社人材リソースをコア業務に集中できる体制づくりをサポートさせていただきます。

要員の生産性と品質の維持

繁閑差のある業務の適正な運営体制を構築し、業務量の増減にあわせた人員配置を行います。また、新規要員の受け入れ研修などを実施し、提供するサービスの質を均一化します。

高品質なセンター運営とコスト削減の実現

業務の品質向上のために世界的に有名な業務改善手法であるフレームワークを導入しています。そこから、もたらされる品質などの向上は事業コストを大きく左右し、ご満足いただける結果につながります。

業務内容

人事・総務 / 経理 / 受発注・営業事務 / 請求書発行 / 事務処理 / 入力

事務センター業務代行サービスの特長

独自のノウハウによる最適な業務フローの構築

徹底した業務分析を行い、コア業務とノンコア業務に整理・分類していきます。コア業務は貴社社員に集中させ、よりサービスの向上につながるような施策を講じていけるようにしていきます。ノンコア業務はアデコのノウハウや経験をもとに最適な業務フローを構築、効率的な業務を運営してまいります。

独自のノウハウによる最適な業務フロー

ルールの明確化によるサービスレベルの均一化

業務運用・職場管理上のルールを整備し、マニュアル化して展開することでサービスレベルの基準を明確にします。また、業務効率やミス率などの定量的な判断ができるもののほか、職場のマナーの順守など定性的な評価基準も明確します。これによって業務に関わるすべての要員に周知・徹底でき、業務の統一化することでサービスレベルの均一化を図っていきます。

例)事務センターで必要なマニュアル

運営
研修
組織
管理
  • 小分類業務別業務手順書
  • 中分類業務フロー
  • 業務手順遵守チェックリスト
  • 端末操作マニュアル
  • ファイリングマニュアル
  • FAQ
  • 管理者用マニュアル
  • エスカレーションマニュアル
  • クレーム対応マニュアル
  • 申請書類一覧表
  • インストラクターマニュアル
  • 応対マニュアル
  • 用語集
  • ○○業務基本知識
  • ○○基礎知識
  • ○○制度知識
  • 基本知識確認テスト
  • 各種研修カリキュラム
  • 業務開始基準と開始前テスト
  • スキルマップ
  • フォロー研修体系
  • チーム要件定義書
  • チーム別人材要件定義書
  • 管理者(SV)人材要件定義書
  • 採用基準
  • 職務分掌
  • 体制図
  • クレーム再発防止委員会運営マニュアル
  • ミス防止委員会運営マニュアル
  • 情報保護委員会運営マニュアル
  • 安全衛生委員会運営マニュアル
  • シフト管理マニュアル
  • ハウスルール
  • 作業モニタリングマニュアル
  • 情報保護マニュアル
  • 労務管理マニュアル
  • 品質管理マニュアル
  • 業務量予測年間カレンダー
  • 各種ツール・マニュアルの改訂記録簿
  • スタッフスキルチェックマニュアル
  • スタッフスキル管理簿
  • 各種報告書基本フォーム

フレームワークによる改善手法の導入

世界的にも有名な改善手法であるフレームワークを利用することで、業務の課題を解決し、品質と生産性の向上を行います。

フレームワークによる改善プロセス

Define(定義)→Measure(測定)→Analyze(分析)→Improve(改善)→Control(管理)
3つのキーワード

改善例

A社様:事務処理センター プロセス別の生産性を向上、2年間で業務委託料を24%削減 【主な改善策】 ・処理プロセスのリビルド・ベリファイシステムの導入・配置転換 等
B社様:受注センター 発注時(前工程)の不備率を改善、センター処理キャパを15%拡大(受入業務量を増加) 【主な改善策】 ・オーダー用紙の見直し・不備後プロセスのリビルド

活用事例

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