コツを押さえて転職成功率アップ!職歴入力のポイント【バックオフィス職 編】

MyPageの「職歴」は、アデコからお仕事を紹介するにあたって、最も参考にする項目です。しかし、どのように書いていいかわからず、所属していた会社名や部署だけを記入している方もいます。職歴は、経歴やスキルを確認したり、背景にある働き方を想像したりする項目のため、できるだけ詳細に入力することが望ましいでしょう。
何をどう入力していいかわからない場合は、「やってきたこと」と「できること」を、できるだけ具体的に記載するようにしてください。

ここでは、アデコの派遣社員Aさんとキャリアコーチのアデ子さんの会話とともに、バックオフィス職の職歴を入力する際のポイントを中心に、複数の職種にまたがる場合の注意点もご紹介します。

バックオフィス職の職歴を入力する際の4つのポイント

販売や営業など、顧客対応をメインに行う職種をサポートするバックオフィス職は、企業活動の円滑な運営に欠かすことのできない重要な職種です。一般事務・OA事務、営業事務、経理・財務、人事総務などがバックオフィス職に含まれます。いずれも人気の高い職種なだけに、ポイントを押さえて詳しく入力することが、他者との差別化につながるでしょう。

バックオフィス職の職歴を入力する際に、どのように入力すればいいのか、4つのポイントをご紹介します。記載例も参考に、MyPage「登録情報の確認・変更」ページの職歴項目より入力してください。

ポイント①所属した部署の役割、部署内の人数なども記載する

所属した部署が社内でどのような役割を担っていたのか、また業務の規模が伝わるように、部署内にどれだけの人数がいたのかを記載しましょう。

・東海地方を統括する支社(従業員数:50名)での総務部門所属の一般事務
・契約事務センター(従業員数:5名)での事務処理

何をする、どれくらいの規模の部署だったのかを具体的に書くのですね。

派遣社員Aさん

同じ職種でも、1つの部署に多くのメンバーが所属する大企業なのか、少数精鋭の企業なのかによって、担当する仕事内容やその規模感は異なります。どのような職種でも、企業規模は記載いただきたい項目です。

キャリアコーチアデ子さん

ポイント②自分の役割(その仕事の目的)を記載する

所属部署で担当していた役割について、その仕事の目的を含めて記載します。

・営業メンバーのサポート業務(電話中心)、実績管理を主に担当
・サービス申込書類をチェックし、システムに登録するまでの一連の作業を担当

経理・財務や人事総務など、役割が多岐にわたる職種はどうしたらいいですか?

派遣社員Aさん

経理財務は、『仕訳から総勘定元帳』『試算表から決算補助』『専任』のうち、どの部分を担当したかを記載しましょう。一通りの経験がある場合はその旨を、ある部分に特化していた場合は、強みとしてさらに詳しく記載するといいですね。
人事総務も業務の幅が広いため、『人事専任』『総務専任』『人事・総務・経理』など、複数の管理系事務職を兼任のいずれかから、該当するものを記載してください。

キャリアコーチアデ子さん

ポイント③担当した仕事内容を、メイン業務から箇条書きで記載する

担当した業務を、箇条書きで端的に記載します。メインで担当していた業務から順に、依頼者や誰向けの仕事なのかもわかるように記載していくと、特徴や強みが伝わりやすいでしょう。
また、「キャリアマップ」のページで、おもな職種の業務内容が調べられますので、こちらも参考にしてください。

「キャリアマップ」ページを見る

・支社売上実績データ、日報管理
・本社への提出書類取りまとめ、管理(週次)
・名刺発注手配、オフィス備品管理(発注、オフィス備品リスト管理など)
・支社代表電話応対(クレーム対応を含む)
・支社長の指示を受けて出張予約手配、会議室予約、会議出席者の出欠確認など
・支社内の事務メンバーが不在の際のサポート、業務連携

箇条書きでいいのですね。

派遣社員Aさん

同じ職種名でも、企業によって担当する仕事内容はさまざまです。
例えば、営業アシスタントでも、簡単な資料作成やコピー、電話対応など、庶務的なサポートがメインのこともあれば、提案資料作成や戦略的な判断に用いる基礎データ収集、クレーム対応や取引先との納期調整といった、営業や企画に近い仕事をする場合もありますよね?
ご自身が関わった業務が何か伝えることがポイントですから、箇条書きで構いませんので、具体的に書いてください。

キャリアコーチアデ子さん

使用したソフトなども記載するべきでしょうか?

派遣社員Aさん

使用したOAソフトや機能、業務用システムなども、ぜひ記載してください。ExcelやWordを業務で使用していたのなら、『データ集計・加工(Excel:VLOOKUP、ピボット、マクロ組み込みなどに対応)』といったように、レベルが伝わるように書くのがポイント。経理・財務の場合、使用した経理ソフトやシステム名のほか、連結決算、税務申告、原価計算等の経験も記載してください。
業界特有の特殊なルールに精通していたり、財務企画や経営企画へ関与した経験があったりする場合は、そのことも書いたほうがベターです。専門用語は、第三者にも理解できるように工夫することを忘れずに!

キャリアコーチアデ子さん

人事総務はどうでしょう?

派遣社員Aさん

人事総務専任の場合は、専門性を求められることが多いため、人事の採用・教育・労務、および総務のファシリティ・規程管理・株主総会運営など、担当した分野別に詳しく経験を記載しましょう。
人事の中でも採用の場合は、新卒・中途のどちらがメインかといったことや、採用の規模感などのほか、関わった採用プロセス、採用・選考システムについて、専門性の深さが伝わるように意識してください。
施設や設備の管理を行っていた場合、事務所移転やリニューアルなどに関わった経験があればそのことを、またPCのセッティング経験などもあれば、書いておきたいですね。
単純に、『採用業務』や『備品管理』などではなく、その中で何を行っていたのか、経験が伝わるようにまとめましょう。

キャリアコーチアデ子さん

営業事務の場合、追記することはありますか?

派遣社員Aさん

営業事務は、顧客や取引先と関わる社外業務と、営業担当者のサポートをする社内業務に分かれるので、そのどちらを担当していたのかわかるように書くのがポイントですね。
受発注業務を担当していた方は、取り扱った商材やおおよそのアイテム数、発注先が自社工場か複数の取引先かも記載すると、よりわかりやすいです。

キャリアコーチアデ子さん

ポイント④特に力を入れたことがあれば、簡潔に記載する

携わった業務のうち、特に力を入れたことがあれば簡潔に記載しましょう。

・支社長や総務部長のニーズに応えるため、気配り・目配りを意識しながら率先して業務を行った
・業務の効率化に関して、新しい機能を率先して学習・習得するよう心掛けている
・営業の売上向上のために、顧客のニーズを把握し、すみやかに対応することを意識した

どういう気持ちで仕事に取り組んでいたのかを書くと、前向きさが伝わりますね!

派遣社員Aさん

そうですね。
1つの業務をピックアップするのが難しい場合も、幅広く携われることにやりがいを感じて、誠実に業務を遂行するようにしていたと書くだけで印象がアップします。

キャリアコーチアデ子さん

複数職種にまたがる場合の注意点

1つの企業に在籍しているあいだに、複数の職種を兼務したり、役割が変更になったりした場合は、職種ごとにまとめて記載するとごちゃごちゃした印象になりません。また、役割変更で仕事内容が変わった際は、それぞれの経験年数も記載するようにしてください。

精密機器製造業の本社勤務
少人数の事務所で、2年間経理と人事・総務を1人で担当した
●経理事務
・経理データ入力(勘定奉行)
・預金管理
・試算表・貸借対照表・損益計算書
・経費支払い
・売上チェック
●人事・総務事務
・アルバイト採用サポート(応募書類管理・面接調整・合否連絡・採用進捗管理)
・入退社手続き、社会保険取得・喪失手続き
・給与計算業務(給与奉行)
・社員年末調整(3名)
幅広い業務を任され、事務所の縁の下の力持ち的な役割にやりがいを感じ、誠実な業務遂行に努めた。
精密機器製造業の本社勤務
当初、人事・総務だったが、その後、経理事務に役割変更となった
●人事・総務事務(3年1ヵ月)
・アルバイト採用サポート(応募書類管理・面接調整・合否連絡・採用進捗管理)
・入退社手続き、社会保険取得・喪失手続き
・給与計算業務(給与奉行)
・社員年末調整(3名)
※経理に欠員が生じたため異動打診があり、資格が活かせると考え快諾
●経理事務(2年10ヵ月)
・経理データ入力(勘定奉行)
・預金管理
・試算表・貸借対照表・損益計算書
・経費支払い
・売上チェック
経理事務におもしろみを感じ、業務を通じてもっとスキルアップしたいと考えています。

こうすればもっと良くなる!職歴入力のポイント

職歴は、下記の点に注意し入力すると、より活用しやすくなります。

3カ月以上の勤務期間がある職歴はすべて書き出す

雇用形態にかかわらず、3カ月以上の職歴がある場合はすべて記入しましょう。「短期間だから」「大した仕事内容ではなかったから」などと思う必要はありません。経験したことは何らかの力になっています。
1つの派遣会社から複数の企業に派遣された場合も、派遣元の社名と合わせて派遣先の企業名、部署名、業務内容、就業期間を入力してください。

テンプレートに縛られず、アレンジする

職歴を入力する際に、入力をスムーズに進めていただくために、アデコでは職種別のテンプレート(職歴の記入例)を用意しています。
ただし、テンプレートをそのまま使うと、経験した仕事内容とずれてしまう可能性があります。これまでの経験と重なる場合は部分的に活用していただき、基本的には必要な項目や書き方を確かめる記入例として活用しましょう。
テンプレートを活用した際は、必要ない部分を削除し、足りない部分は追記して、「自分の職歴」になるようアレンジすることが大切です。

随時アップデートする

職歴が増えたり、仕事内容が変わったりしたら、随時職歴を更新しましょう。
特に変化がないように思われる場合も、定期的に見直すことによってさまざまな気付きがあり、より魅力的な職歴にアップデートできる可能性があります。新たに挑戦したい仕事が出てきたときや、契約更新が近づいたタイミングなどで、職歴をチェックする習慣をつけるといいでしょう。

職歴を充実させて、希望どおりの職種へ

職歴欄を入力する際には、どれだけ詳細に書くべきか迷う方もいるかと思います。職歴欄に、必要事項がわかりやすく、かつ漏れなく記載されていると、アデコのスタッフがお仕事をご紹介しやすくなります。箇条書きで構いませんから、しっかりとご入力ください。
ポイントを押さえた職歴で、希望どおりの職種に就けるようにしましょう。

監修者Profile

田中 あすか
キャリア開発本部キャンディデート・キャリアマネジメント部コリーグキャリア支援課に所属

Adecco キャリアコンサルティングスキル認定 2020年度 Platinum認定取得。
現在、プランニングキャリアコーチとして、新規登録および契約終了後の求職者の方を対象に、キャリアコンサルティングやお仕事紹介などキャリアビジョンの実現に向けた”次”へのサポートを担当している。また、派遣領域に留まらず、プライベートでも、パラレルキャリアで若年層を中心とした多角的なキャリア支援を精力的に行っている。

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