【新様式対応】人事なら知っておきたい!36協定のポイント

人事が「知らなかった」では済まされないのが36協定です。36協定の内容は多岐にわたるので、人事担当者がすべて覚えておくのは、負担が重いかもしれません。とはいえ、おさえるべき要所さえ理解できていれば、あとは疑問が生じた時に法令を確認すれば済むはずです。今回は、人事担当者が覚えておきたい36協定のポイントをお伝えしましょう。

36協定とは

36協定とは、社員に法定労働時間(1日8時間1週40時間)を超えて労働させる場合や休日労働させる場合の労使協定のことです。

この協定は労働基準法36条に規定された法的拘束力を有していることから「36協定(さぶろくきょうてい)」と呼ばれています。またこの協定内容は所轄の労働基準監督署に届け出ることが義務付けられており、その名称は「時間外・休日労働に関する協定届」となっています。

36協定の締結・届出が必要な要件と適用企業

36協定の締結が必要となる要件と、36協定が適用される企業は下記の通りです。

  • 社員に残業をさせる場合
    社員に、労働基準法が定めている「1日8時間・1週40時間」の法定労働時間を超える勤務をさせる場合は、36協定を締結しなければなりません。1日7時間週5日勤務の場合は週35時間労働なので、1日1時間、週5時間までの残業であれば法定労働時間を超えないため36協定の締結は不要です。
  • 社員に休日出勤をさせる場合
    新製品発表会の開催や納期合わせなど、なんらかの事情で法定休日に社員を出勤させる場合も、36協定の締結が必要になります。労働基準法35条では「使用者は、労働者に対して、毎週少なくとも一回の休日を与えなければならない」と定めています。週休2日の場合は1日が法定休日、もう1日が法定外休日(所定休日)になります。法定休日に出勤させる場合や所定休日でも週40時間を超える場合は36協定の締結が必要になります。
  • 36協定締結・届出の義務がある企業
    法定労働時間を超えて残業・休日出勤をさせる社員が一人でもいる企業は、36協定締結・届出の義務が課せられます。この36協定における社員は正社員、非正社員(パートタイマー・アルバイト・契約社員等)の区別をしていません。したがって、法定労働時間を超える可能性がある社員がパートタイマー1人だとしても、36協定締結・届出の義務が生じます。

また、36協定締結・届出は企業単位ではなく、本社・支社・工場・店舗など事業所単位で手続きすることになるため、注意が必要です。

36協定は罰則付きの労使協定

36協定は単なる労働慣行ではなく、罰則付きの労使協定です。下記に該当した場合は労働基準法違反となり、関係者が処罰される可能性があるので、しっかり理解しておきましょう。

  • 36協定を締結しなかった場合
    36協定を締結せず、社員に残業・休日出勤をさせると、労働基準法32条または35条違反が問われ、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
  • 36協定書を労働基準監督署へ届け出なかった場合
    36協定を締結しても、その協定書を労働基準監督署へ届け出ず、社員に残業・休日出勤をさせると、同じく労働基準法32条または35条違反に問われ、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
  • 36協定で定めた延長限度時間を超過する残業をさせた場合
    36協定を締結しても、36協定で定めた延長限度時間を超える残業を社員にさせた場合も、労働基準法32条または35条違反に問われ、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
  • 残業代を支払わなかった場合
    36協定を締結すれば残業代や割増賃金を支払わなくてもよいというわけではありません。36協定で定めた残業・休日出勤を社員にさせ、残業代や割増賃金を支払わなかった場合は、労働基準法24条または37条違反を問われ、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

上記のような理由から、人事担当者は社員1人ひとりの残業時間管理を徹底することが大切です。

36協定の必須記載事項

36協定の締結においては事業の種類、社名・事業所名・住所、使用者の職名・氏名、法人番号、残業させる事由などを、細かい必須記載事項があります。これらの事項をもれなく記載しないと、労働基準監督署へ届け出ても差し戻されるのが通例です。

また、36協定の届出を受理されたら、その協定内容を直ちに社員に周知することも義務付けられています。

さらに36協定締結・届出は一度手続きすれば終わりというものではなく、当該事業所ごとの事業状況の変化に合わせた残業時間・休日出勤の変動が予想されるため、定期的な更新が必要です。厚生労働省の記載例では1年ごとの更新が望ましいとされています。

36協定の「上限規制」と「特別条項付き36協定」とは

36協定の締結・届出をすれば、社員に無制限の残業を命じられる訳ではありません。残業時間には原則「1カ月45時間、1年360時間」の上限規制がかけられています。

(関連記事:何が変わった? 働き方改革で残業時間の上限規制が厳格に

ただし、特別な事情がある場合は36協定に「特別条項」を記載すれば、上限規制を超えて社員に残業させることができます。

特別条項とは、決算業務や、ひっぱくした納期対応など「業務量の大幅な増加等に伴い、臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合」とされており、特別条項の記載には具体的な事由明記が求められます。

特別条項を記載した36協定は一般に「特別条項付き36協定」と呼ばれており、特別条項記載のない36協定と区別して扱われます。

特別条項の記載事項と例外事項

特別条項の記載事項と例外事項は、2019年4月1日施行の改正労働基準法(中小企業は2020年4月1日から施行)により、次のように定められています。

  • 労働時間の範囲(記載事項)
  • 1
    1カ月の法定労働時間を超える時間外労働時間数と法定休日労働における労働時間数の合計が100時間未満
  • 2
    時間外労働と休日労働の合計が、2カ月平均~6カ月平均のすべてで1カ月当たり80時間以内
  • 3
    1年の法定労働時間を超える時間外労働時間数は720時間以下
  • 4
    対象期間の1年間に法定労働時間を超える時間外労働時間数が1カ月45時間
    (対象期間が3カ月を超える1年単位の変形労働時間制の場合には1カ月42時間)を超えることができる月数は6カ月以内
  • 上限規制適用除外業務(例外事項)
    新技術、新商品、新役務の研究開発にかかる業務については、特別条項付き36協定における上限規制の規定は適用除外
  • 適用猶予事業・業務(例外事項)
    次の事業・業務には2024年3月31日までの間、上限規制の適用が猶予されます。
  • 1
    土木、建築、工作物据付けなど建設関連事業ならびに大規模な機械・設備据付工事
  • 2
    自動車運転業務
  • 3
    医業に従事する医師
  • 4
    鹿児島県・沖縄県における砂糖製造事業

なお、18歳未満の社員と妊産婦社員は、原則的に残業・休日出勤禁止。「坑内労働」を始めとする「危険有害業務」に従事する社員の残業時間は「1日2時間以内」と定められていることも覚えておきましょう。

人事担当者が押さえておくべき36協定のポイント

改正労働基準法施行により、36協定の規定も大きく変わりました。そのため、人事・労務関係者の間では改正労働基準法施行前の36協定を「旧36協定」、同施行後の36協定を「新36協定」と呼んで区別しているほどです。

こうした変化のなかで、人事担当者が特に留意すべきなのは次の3点といえるでしょう。

新36協定の書式を確認する

改正労働基準法施行により、36協定の書式自体が大幅に変更されています。

特に特別条項付き36協定の記載事項は、「旧特別条項付き36協定」と比べて記載事項が増えています。できるだけ早い段階で新36協定の書式を確認し、新旧の違いをクリアにしておくようにしましょう。

「臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合」の記載に注意

旧36協定での特別条項では、協定書の特別条項記載欄における残業時間延長の事由を「業務多忙の場合」といった抽象的な表現で記載すれば了とされていました。

しかし新36協定の書式では、残業時間延長の事由を具体的に記載するように指示されています。「記入心得」でも「抽象的な事由は不可」と釘を刺しています。

このため、新36協定に特別条項を盛り込む可能性がある場合は、残業時間延長が発生した過去の状況や原因を精査し、「どの業務で、どんな原因で残業時間延長が必要になったのか」を洗い出し、具体的な事由記載ができるように準備しておく必要があるでしょう。

「健康確保措置に」に注意

新36協定では「健康確保措置」が求められており、新36協定が定めている10項目の措置の中から1項目以上を選択しなければなりません。

この措置を「過去に実施したことがないので、新たに実施しなければならない」企業の場合、新たな予算措置が必要になります。人事担当者は関連部門と早急に検討し、どの措置を実施するかを決め、新36協定締結前に予算措置の社内手続きを済ませておいた方がよいでしょう。

新36協定対応は働き方改革の視点で

新36協定の書式は、従来のあいまいさを許さない厳格なものとなっています。特別条項も同様です。新36協定の届出に対する労働基準監督署のチェックも、記載訂正を求めるといった厳しい措置がおこなわれるとされています。

改正によって、人事労務担当者の負担は一時的に増大することが考えられるでしょう。しかし、これを機に残業に関する社内慣行の見直し、問題点の整理などをすることで、無駄な残業削減や社員の健康向上が図れ、働きやすく、モチベーションが高まる職場環境に改善できることが期待できます。

人事担当者は、働き方改革の視点から新36協定に取り組むのが何よりも重要といえるでしょう。

Profile

須田 美貴氏 【監修】
特定社会保険労務士
労働相談須田事務所所長、NPO法人労働者を守る会代表

パワハラや解雇など労働トラブルの相談、解決をメイン業務にしている。
労働者からの相談は年間200件を超える。
かつしかエフエムにて労働問題をわかりやすく解説する番組「スダとクロダのクロストーク」放送中。情報番組のコメンテーターとしても活躍。

最新のセミナー情報、コラム等を受け取りたい方は、下記からメールマガジンを登録してください。

ご案内

無料セミナーのご案内
アデコの人材サービスラインナップ

関連記事

人材に関するお悩みがございましたらお気軽にご連絡ください