雇用契約書とは?記載の必須事項、作成方法について

雇用の際、労働者に必要事項をきちんと伝えられていますか。雇用契約を締結する場合、労働条件の詳細を明記した書面を交付することが法律で義務付けられています。規定項目があり、漏れなく伝えなければなりません。

ここでは、雇用契約書とは何か、雇用契約時に雇用主が伝えるべき必須項目を記載した労働条件通知書の作成方法を解説します。

雇用契約書とは

はじめに、「雇用契約書の概要」と「労働条件通知書との違い」を確認しましょう。

そもそも雇用契約とは?

雇用契約とは、雇用主(企業/経営者)と雇用される労働者の間で結ぶ契約のことです。労働者が、従業員として会社に労務を提供することを約束すると同時に、雇用主がその労働に対する賃金を支払うことを約束する契約です。

雇用契約書とはどのようなものか

民法第623条に基づいて雇用主と労働者の間で交わされる書面が雇用契約書です。雇用契約に双方が合意したことの証明として取り交わされるもので、それぞれの署名・記名捺印がされます。雇用契約書は法律上、書面での交付が義務付けられていないため発行されなくても契約そのものは成立します。しかしながら、雇用後の労働条件に関するトラブルを避けるため、多くの企業が労働条件などを明確に記載した雇用契約書を締結しています。

労働条件通知書との違い

労働者を雇用する際に交付する書面として労働条件通知書も必要です。民法では雇用主と労働者の合意があれば書面がなくても雇用契約は成立しますが、労働基準法においては労働者に対して一定の労働条件を明示した書面を交付することが求められています。したがって、雇用時には労働条件通知書の交付が必須です。なお、労働条件通知書に記載すべき項目を、雇用契約書の中に記載する形も認められています。

  • 通知方法については2019年4月より、本人の希望があり、かつ、書面で印刷できる形式であればFAX、電子メール、SNSでの通知も認められています。

労働条件通知書の中で明示しなければならない項目には、労働基準法第15条に規定されている「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2つがあります。「絶対的明示事項」は、口頭説明だけでは認められず、必ず書面で交付しなければなりません。一方「相対的明示事項」は、該当する項目があれば明示する必要のある項目です。口頭でも構わないとされていますが、トラブル防止の観点から書面化しておくのが望ましいでしょう。

雇用契約書兼労働条件通知書の作成方法

労働条件通知書に記載すべき内容まで含めて、雇用契約書を締結することも可能です。ここでは雇用契約書兼労働条件通知書の作成の際に記載するべき項目を一覧でご紹介します。

必要な記載事項

書面での交付によって明示しなければならない事項です。

絶対的明示事項

  • 労働契約期間
  • 就業場所
  • 従事する業務の内容
  • 始業/終業時間
  • 交代制のルール
  • 所定労働時間を超える労働の有無
  • 休憩時間、休日、休暇
  • 賃金の決定、計算、支払方法、締切日、支払日
  • 昇給に関する事項
  • 退職に関する規定

パートタイム労働者に対しては、上記事項に加え、次の4つの事項についても文章等で明示しなくてはなりません。

  • 昇給の有無
  • 退職手当の有無
  • 賞与の有無
  • 相談窓口の担当者の部署、役職、氏名

トラブル防止のためあるとよいとされる記載事項

該当するのであれば必ず明示、書面化が必要な事項です。

相対的明示事項

  • 賞与や各種手当
  • 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払日
  • 労働者の費用負担が発生するもの(食費、作業用品など)
  • 安全衛生に関するもの
  • 職業訓練に関するもの
  • 災害補償及び業務外の傷病扶助
  • 表彰及び制裁
  • 休職に関する事項

雇用契約書兼労働条件通知書のサンプル

ここまで雇用契約書兼労働条件通知書についてみてきましたが、実際のサンプルが厚生労働省で公開されておりますので、そちらも併せて紹介します。

労働条件通知書見本1

労働条件通知書見本2

決まった書式があるわけではありませんが、項目が多岐にわたるため文章ではなく、表や箇条書きなどで各項目が確認しやすいように記載しておくとよいでしょう。相対的明示事項については、まずは該当項目の有無を記載し、「有」となるものについてはその内容を追記します。書面の下部に、日付、双方の署名または記名捺印をする欄も設けておきましょう。

雇用形態別に記入時の注意点を紹介

労働条件については、正社員、契約社員、パート・アルバイトなど雇用形態によって違いがあるはずです。それぞれの雇用契約において労働条件を記入する際の注意点を解説します。

正社員
正社員の場合、転勤は従業員の生活が大きく変わる要素となるため就業場所の欄でその可能性を明示する必要があります。また、人事異動や携わる業務内容が変更される可能性についても明記しなければなりません。
ただ、これらの点については、状況によって変化しやすい事柄だと考えられます。無期契約となる正社員の10年後、20年後の事業状況や本人のポジションや業務の可能性までは予測できません。そのため、契約時点で「無」と確定するより、あり得ることを明示しておいたほうがよいでしょう。
契約社員
契約社員の場合は、契約期間とともに契約更新の有無まで記載しましょう。更新予定がない場合もその旨を明示しておく必要があります。労働契約法についても理解を深めておくことが大切です。
契約更新の可能性がある場合には、どのように更新が決まるのか、その基準まで記載します。さらに、更新によって労働条件が変化するのであればその旨も追記しておくとよいでしょう。実際の契約更新の際には、あらためて雇用契約書を作成します。
1年を超えて継続して雇用している場合や3回以上更新されている契約で、更新せず雇い止めとなる場合は、使用者は契約満了日の30日前までに労働者に雇い止めの予告をしなければなりません。なお、あらかじめ当該契約を更新しない旨明示されている場合は、予告の必要ありません。また、当該社員から証明書などを求められた場合は、契約期間の満了ではなく他の理由(具体的に更新しない理由)を提示する必要があります。
パート、アルバイト
パートやアルバイトとの雇用契約書には、パートタイム労働法第6条に基づき、昇給、退職金、賞与の有無も書面で必ず明示しなければなりません。また、短期労働者向けの相談窓口に関する事項も記載する必要があります。

雇用契約書を交わしていない場合はどうなるのか

雇用契約書を交わさない場合はどうなるのか、罰則やリスクについて解説します。

罰則について

雇用契約の合意について書面化することは義務ではありません。したがって、雇用契約の合意を証明する書類がなくても違反ではなく、罰せられることもありません。

労働条件通知書がない場合

雇用契約に双方が合意し、締結に至った場合、雇用主には労働条件通知書を交付する義務が発生します。交付されていない場合は30万円以下の罰金が課されることがあります。また、交付される契約書の労働条件の内容が労働基準法に違反している場合も罰則の対象です。

雇用契約を結んでいても、後になって認識の不一致が発覚することがあります。そのような場合にも具体的な労働条件を書面に残しておけば確認や解決がスムーズになります。

仮に書面に残していない場合、たとえ雇用前や入社前にその内容を実際に口頭で伝えていたとしても、法的に証明する効力がありません。企業は上記の罰則を課されるとともに、労働条件の相違を理由に訴訟などに発展するケースも少なくないようです。

雇用契約書・労働条件通知書は書面化してトラブル防止

雇用契約書と労働条件通知書は、その意味も法的根拠も異なります。雇用時に労働条件として明示すべき項目の書面化は義務です。この点を怠ると、罰則が課されることもありますので、不安な場合は一度、雇用契約書・労働条件通知書の内容について確認されてみてはいかがでしょうか。労働条件については別途、労働条件通知書を作成する方法のほか、雇用契約書に含める形での明示も可能です。認識違いからのトラブルを避けるためにも、きちんと書面化して伝えておきましょう。

Profile

社会保険労務士加治氏写真
加治 直樹氏
社会保険労務士

銀行に20年以上勤務し、融資及び営業の責任者として不動産融資から住宅ローンの審査、資産運用や年金相談まで幅広く相談業務の経験あり。在籍中に1級ファイナンシャル・プランニング技能士及び特定社会保険労務士を取得し、退職後、かじ社会保険労務士事務所として独立。現在は労働基準監督署で企業の労務相談や個人の労働相談を受けつつ、セミナー講師など幅広く活動中。中小企業の決算書の財務内容のアドバイス、資金調達における銀行対応までできるコンサルタントを目指す。法人個人を問わず対応可能で、会社と従業員双方にとって良い職場をつくり、ともに成長したいと考える。

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