キーワードで紐解く管理職に求められるマネジメント力【後編】

2017.08.04 FRI

多様なバックグラウンドや価値観を持つ部下たちのケア・育成や、長時間労働対策など、管理職が対処すべき重要な課題は多い。以前よりも役割と責任が増しつつある管理職が、チームと部下のパフォーマンスを最大化するには、従来のマネジメント手法では不十分。多様な部下をまとめ、自主的に動くチームを育てるリーダーシップ理論や、生産性を向上させ部下の残業を減らすための時間管理術など、今後のマネージャーに不可欠なノウハウを、前編・後編の2回に分けてご紹介します。

(2)タイムマネジメント

「働き方改革」の流れを受けて、残業の削減、長時間労働の是正が日本企業にとって喫緊の課題になっている。すでにノー残業デーを取り入れたり、退社時刻の上限規制を課したりする例は増えているが、一方でサービス残業がむしろ増えたり、生産性が低下してしまっては意味がない。管理職として、部下の労働時間の管理を効果的に行い、生産性向上や残業削減に結びつけていく「タイムマネジメント」に、どのように取り組むべきか。
「残業が常態化してしまうのは、仕事の総量の多さよりも、長年の労働慣行や仕事の進め方に起因している面が大きい」
こう指摘するのは時間管理コンサルタントの水口和彦氏だ。
「日本企業では、遅くまで職場で働くことを評価しがちな風潮が根強く、意識改革は重要です。その意味でノー残業デーなど一律に労働時間の短縮を課す方法も、働き方を見直すきっかけとして有効です。その上で、抱えている仕事量とそれに要する時間を「見える化」して、作業の平準化や効率化を図ったり、時間をかけすぎている仕事を見直したりする『タイムマネジメント』に取り組んでいくべきです」
タイムマネジメントは、あくまで社員一人ひとりのセルフマネジメントが基本。管理職の役割は、効果的なセルフマネジメントの枠組みを提示して、それを組織に定着させることだ。
日常の仕事は、タイムマネジメントの観点からは「(1)タスク」「(2)アポイントメント」「(3)予定外の仕事」の三つに分けられる(図3参照)。(3)の要素があるため、細かくスケジュールを立てても計画通りに行かないものだ。
「タイムマネジメントは、何時何分に何をやるなどきめ細かいスケジュールを立てることではありません。予定外の仕事にも柔軟に対応できるように、1〜2週間ぐらいのスパンで仕事の流れを整理し、実行させることから始めるといいでしょう」

図3 タイムマネジメントで整理・管理する3タイプの「仕事」 @タスク(Task)時間を自分で決める仕事 期限はあっても実行する時刻は自由。自由さがある反面、計画的に進めるのが難しい仕事。 やり忘れと先送りを防ぐため、発生直後に実行日を決めておく。 タスクは時間がかかりがちで、数も多い。所要時間を長めに見積もるのがコツ。 Aアポイントメント(Appointment)時間が決まっている仕事 決まった時刻に、決まった場所で行う仕事。会議や面談、出張など。 開始時刻だけでなく、終了時刻も確認し、所要時間を明確にする。長引きそうな案件は、終了時刻より30分〜1時間長めに時間を確保する。 B予定外の仕事 問い合わせ、部下からの相談、急なトラブルへの対応など、事前に予定できない仕事。 予定外の仕事に対応するため、毎日最低でも1.5時間は確保しておくとよい。 予定外の仕事が発生しなかったら、タスクの処理にあてる。 これらを整理・管理するのがタイムマネジメント

水口氏によれば、日割りのスケジュール表にアポイントだけでなく、「A社向けプレゼン資料の作成」「B社向け企画書の作成」などのタスクを、実行予定日の欄に書き入れていくことがポイントだという。ほとんどの人は、自分がどのぐらいの量の仕事を抱えていて、どの仕事にどれぐらい時間を要するのか、把握できていない。スケジュール表にタスクを書きこむことで、自分の仕事量を見える化できる。タスクの時間を確保するためにアポイントを控える、といった工夫もしやすくなる。仕事を平準化できるので、これだけでも労働時間が抑えられる。その日やるべきことが明確なので、仕事に集中しやすく、効率性も高まる。予想より時間のかかった仕事がわかれば、次の計画も立てやすい。
「ある程度続けた段階で、部下と振り返りの面談をします。仕事量と時間について上司がチェックし、例えば単なる社内資料の作成に時間をかけすぎるような社員がいたら、業務の優先順位を説明し、見直しを促します」
いわゆる「つきあい残業」は禁止し、本人の計画性の無さに起因する「なりゆき残業」は、タイムマネジメントの実行と振り返りを続けることで減らせるだろう。タイムマネジメントの基本を徹底するだけでも、労働時間の2割程度を減らせると水口氏は語る。
厄介なのは、仕事熱心な人に多い「残業時間から本気」というケースだ。特に管理職の場合、図4のようにアポイントや予定外の仕事の割合が多すぎて、日中にほとんどタスクの仕事がとれない人が少なくない。それを残業で埋めようという発想に陥りがちだ。
「タスクをできるだけ分解し、日中のわずかな時間を活用して処理するなど、タスクの時間を確保する工夫が必要です。仕事に集中しやすいようフリーの作業スペースをもうけるなど、全社的な取り組みも求められるでしょう」
そして何より、管理職自身の意識改革が大切だ。
「残業削減といいながら、管理職は自分を例外視しがちです。むしろ率先してタイムマネジメントに取り組み、残業をしない働き方の見本を示しましょう」

図4 「タスク」「アポイントメント」「予定外の仕事」の比率の例 例1)若手社員など、タスクの時間が充分とれている状況 高い順から「タスク」、「アポイントメント」、「予定外の仕事」 時間をとりやすく、自分の担当義務を進めやすい。タスク管理次第で効率が大きく違ってくる 例2)中堅社員など、対外折衝が多くなると... 高い順から「タスク」、「アポイントメント」、「予定外の仕事」 アポイントメント・予定外の仕事が増え、タスクに使える時間が減る。タスクを効率良く行う・平準化することが必要 例3)管理職・リーダーになると... 高い順から「アポイントメント」、「予定外の仕事」、「タスク」 アポイントメント・予定外がさらに増加。タスクの時間は少ない(それを自覚することが重要)。「人に任せる」判断が重要になる。貴重なタスクの時間は有効に使うことが必要

キーワードで紐解く管理職に求められるマネジメント力

Profile

水口和彦氏
ビズアーク時間管理術研究所 取締役社長

時間管理コンサルタント。住友電気工業にて研究開発・生産技術・品質管理エンジニアとして勤務しながらタイムマネジメントを研究し、残業を大幅に削減。その経験を活かし2006 年に独立し、タイムマネジメント専門講師として、様々な企業や自治体、教育機関において研修や指導を行っている。著書に『残業ゼロ!時間管理のコツ39』(学研プラス)など。